Cómo crear el sistema de gestión de tareas perfecta
Productividad / / December 23, 2019
Dedicado a todos los que sienten pasión por la vida, que tiene un plan ambicioso, y una considerable participación de un gran número de tareas diarias.
Hubo un tiempo en el tema de gestión de tareas me fascinó con la cabeza. Empecé a coleccionar técnicas y consejos. Cada Tomé algo que funciona exclusivamente para mí. Traté de poner en práctica todo el exceso se cortó. El resultado fue un sistema que ahora quiero presente para su revisión. Pero recuerde - el sistema sólo es ideal, sólo puede ser el que es conveniente para usted.
- Debe ser fácil.
- No debe tomar mucho tiempo para trabajar con él.
- No interfiera, y mejor ayudar en la planificación, tanto en el día y el año. tareas de planificación y gestión en curso deben estar unidos.
- Debería ayudar a los recordatorios, siempre esté a su alcance y permite tomar notas.
- Debe cubrir todas las áreas de mi vida.
- Se espera que ayude a "mirar alrededor" todos los retos actuales y futuros. En esta estructura debería establecer a mí mismo.
- Debido al sistema, debo saber exactamente qué y cuando lo haga, el sistema debería ser lo suficientemente flexible.
sistema de gestión de tareas se compone de 3 elementos principales: la estructura de los grupos de tareas (carpetas, árbol de carpetas, contexto), las normas de gestión de tareas y herramientas que todo esto ayuda.
Puedo decir con seguridad - Lo he intentado todo en el tema del programa. En Windows exactamente todo de responsable de la tarea y PIM esencial, a los poco conocidos, como Cronos. En Mac que tienen todos la capacidad de sincronizar entre dispositivos. El residuo seco - 1 programa. se llama Mi vida organizada. Desarrolladores becarios y umnichki. Hay un programa por un largo tiempo, y cada nueva versión satisface más. Para mí una gran ventaja en este software es la posibilidad de configurar el sistema para satisfacer sus necesidades por completo. En este caso, nada complicado sobre él. En otras palabras, esta plataforma le permite crear cualquier problema de la estructura y de cumplir con las reglas de gestión. Bueno, por supuesto sincronización con todos sus dispositivos y plataformas. La única lástima es ninguna versión para Mac (IOS es). Una introducción más detallada a Mi vida organizada Os dejo. De mí mismo tal recomendar.
Además, utilizo Evernote para almacenar notas y materiales a granel. gestor de cuenta para la planificación. Calendario - un nativo de la Mac. Microsoft Project - para la planificación y la gestión de grandes proyectos, sobre todo para el trabajo.
En muchas técnicas, tales como GTD y ágil Resultados, oferta para tareas divididas en carpetas de acuerdo con las esferas de la vida. Me gustaba la idea, pero para mí determinado que no voy a tener más de 5 carpetas de nivel superior en una carpeta hora de notas + + Bandeja de entrada. Antes, yo era sólo 2 carpeta - trabajo y privado.
Mi actual estructura de nivel superior:
- Bandeja de entrada.
- trabajo
- desarrollo
- casa
- Ironman
- sitio web
En mi opinión, la ingeniosa introducción mayoría de GTD se ha convertido en la carpeta Bandeja de entrada y regla - no mantenga la tarea en mente. Empecé a seguir esta regla estricta. Tareas, incluso las pequeñas, ideas, notas, sólo un pensamiento que puede venir muy bien - todo queda registrado. Inicialmente, todo se interponen en su bandeja de entrada. Al final del día he podido averiguar el bloqueo y distribuye todas las carpetas.
Carpeta de "trabajo", "desarrollo" y "House" se encuentran en la estructura del tiempo. Además, un máximo de 2, reservada a aquellas áreas o proyectos que ocupan la mayor parte del tiempo o que tienen un alto valor en el momento. Hasta la fecha, esta es la carpeta asociada con la preparación para el Ironman y la carpeta del proyecto de mi página web. Bandeja de entrada no creo en los cinco primeros.
De hecho, hay otra carpeta. Se llama «cosas normales». Esta carpeta contiene todas las tareas regulares. Hay todas las cosas que hay que hacer diario, semanal y mensual. Tales casos incluyen: análisis de las carpetas Bandeja de entrada, vista de carpetas Algún día, la definición de objetivos para el período y etcétera En ese momento, la organización de las tareas habituales en una carpeta separada me ayudó a acostumbrarse a la nueva orden. Esta es una buena herramienta para organizarse y desarrollar hábitos de trabajo con el sistema. Pero no se olvide de poner recordatorios para las tareas. Como una opción - para hacer un problema de este tipo en el calendario.
El resto de los proyectos y las tareas se encuentran en la carpeta raíz.
Es muy sencillo y claro, sin explicación.
En toda la estructura de lo más importante - la simplicidad. Debe haber un gran número de carpetas y subcarpetas. No más de 3 niveles. De lo contrario, el sistema se vuelve muy complicada innecesariamente, y por lo tanto deja de realizar su función más importante - para ayudar en el trabajo. Además, la estructura voluminosa muy fácil trabajar con dispositivos móviles.
Los contextos son una cosa muy conveniente. Esencialmente, el contexto indica una indicación o condición específica en la que se ejecuta la tarea. Una tarea puede tener múltiples contextos. Así como la estructura de carpetas, es importante aquí es la simplicidad. Evitar contextos anidados. Utilice estos contextos se utilizan muy a menudo y tienen un gran número de tareas.
- Todas las tareas se introducen en el sistema en el momento de la ocurrencia. Su cabeza no guardó. Introducción de tareas sólo a la carpeta Bandeja de entrada.
- La formulación del problema, en la etapa de entrada, debe ser inequívoco. Si el nombre no es suficiente, es necesario explicar - lo que quería decir. Esto es necesario, por lo que no recuerde lo que tengo que hacer en el problema, por ejemplo, "Igor, el informe".
- Bandeja de entrada se analiza una vez al día. Lo hago por la noche.
- Para reto ha sido movido de la carpeta Bandeja de entrada, que debe ser:
Asegúrese de:
- título claro
- Determinado el tiempo de espera aproximado.
- La hora de inicio de la tarea - cuando la tarea aparece en mi lista de tareas.
Si es necesario:
- Notas y explicaciones.
- Subtareas para realizar el procedimiento.
- Fecha límite.
- Contexto.
- Si el problema es la meta - para designar como objetivo.
- Fecha y hora de la cita.
- La dependencia de otras tareas.
- Yo no uso de una matriz de Eisenhower "Es importante - con urgencia." Si la tarea está escrito que quiero decir es importante. Si se trata de una emergencia - I o inmediatamente proceder a su aplicación y asigna un cierto tiempo.
- Por regla general, no estoy limitado a la hora del problema. Estoy señalando cuánto tiempo va a tomar, sólo para estimar el tiempo para la planificación. Pero no de manera rígida. Si el tiempo está claramente definida, es sólo si quiero recordar a la rigidez del problema de las fronteras o la duración de las tareas asociadas con otros recursos - por ejemplo, una reunión tiene una duración limitada.
- Problemas con una cierta duración y el tiempo colocado en el calendario.
- Regla 3. Una de las reglas más valiosos resultados ágiles técnicas. 3 objetivos principales se elige cada mes. Para cada semana los mismos 3 goles. metas semanales deben dar lugar a la aplicación de las metas mensuales. Cada día hay 3 objetivos principales. Estos objetivos son coherentes con los objetivos semanales y conducen a su aplicación. Todas las demás tareas que día - son secundarios.
- Una vez más. Todos los días 3 objetivos primarios.
- En primer lugar realizar pequeñas tareas. Esto es totalmente contrario a los principios de gestión de proyectos, pero funciona perfectamente para mí. En este caso, la cabeza está libre de la pequeña tarea cuando el principal.
- Las tareas para el día determinados por la noche, el día siguiente.
- Las tareas se definen por una semana el domingo.
- Desafíos para el mes se determinan por el segundo número.
- Revisión y análisis de rendimiento y no se realizan una vez por semana los viernes.
- Algún día carpeta visto los domingos.
- Desafíos en el contexto del "control" se ven todos los días.
- Si el mensaje recibido requiere una respuesta o acción de mí, pero después estaba su puesto como un problema en el MLO.
- Si la carta enviada por mí requiere una respuesta del destinatario, puse una copia de la dirección de MLO. Por lo tanto, la carta también se mete en el sistema y recibe contexto "control".
- En la mañana de la próxima revisión de la jornada.
Eso es probablemente todo. Un sistema simple. Las reglas simples. ¿Cómo organizar sus tareas?
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