6 consejos sobre cómo gestionar eficazmente un equipo remoto
Miscelánea / / October 19, 2023
Planifica tareas, comunícate con tu equipo y supervisa el trabajo.
Nuestro equipo de startups trabaja de forma remota y los empleados están repartidos por todo el mundo, desde Vietnam hasta Turquía. Parece imposible organizar a todos: no se puede ver qué están haciendo todos y cuál es su estado de ánimo. Pero lo logramos.
Basándome en mi experiencia, escribí una guía sobre cómo ordenar todo, organizar y motivar a los empleados de forma remota. Lo estoy compartiendo contigo.
1. Negociar acuerdos y asegurarlos
“En la orilla”, discuta las reglas con cada empleado:
- ¿Desde qué hora y hasta qué hora trabaja?
- Cuando necesitas estar en contacto.
- ¿Es posible abordar cuestiones laborales fuera del horario laboral?
Durante el proceso, discuta temas controvertidos y registre acuerdos en la base de conocimientos. De lo contrario, si callas los problemas, el empleado comenzará a quemarse.
De la práctica: para nosotros es importante que las personas aprendan y se desarrollen constantemente. Y le recordamos esto al equipo una y otra vez, pero enfrentamos resistencia.
Resultó que los muchachos no sabían que podían hacer esto durante las horas de trabajo y que nosotros pagamos la capacitación. Ahora todo el mundo está aprendiendo: están tomando cursos de diseño e incluso de escritura.
2. Plan
Determine junto con sus empleados objetivos para el futuro próximo y directrices para el futuro. Para ello, realice lluvia de ideas y elegir ideas prioritarias.
Por ejemplo, al principio de cada mes llamamos al editor y juntos elaboramos un plan de contenidos para el mes siguiente. El empleado ofrece una lista de temas para los materiales y yo, como gerente, aconsejo qué vale la pena tener en cuenta y qué es mejor ampliar.
Para una planificación de calidad, es importante que una persona comprenda el alcance de las tareas y sus recursos. Si no existe tal comprensión, debería controlar su productividad. Un cartel ayudará: en una columna está escrita la tarea y en la otra, el tiempo aproximado que tardó en resolverla. De esta forma, el empleado podrá basarse en su experiencia y establecer expectativas realistas a la hora de planificar. plazos.
Es importante que las tareas tengan significado y objetivos: qué estás haciendo y por qué. Sólo en este caso los empleados tendrán una comprensión clara de su trabajo y el proyecto tendrá un vector de desarrollo.
3. Organiza tus tareas
A menudo, las nuevas empresas funcionan sólo dentro del mensajero. Nosotros también comenzamos de esta manera, pero rápidamente nos dimos cuenta de que Telegram no es suficiente y que esa comunicación genera caos y malentendidos sobre quién hizo qué.
Por lo tanto, es mejor utilizar un rastreador de tareas y visualizar las tareas en tablero kanban. He aquí cómo hacerlo:
- Agregue tareas al tablero virtual.
- Distribuirlos en varias columnas, por ejemplo “Por hacer”, “En curso”, “En revisión”, “Acordado”.
- Asigna un responsable para cada tarea y establece un plazo.
- Mueve las tarjetas a través de las columnas a medida que las completas.
Es importante anotar las tareas en detalle y en un lenguaje claro, para que usted y su colega entiendan cuando vuelva a hacerlo.
Para organizar un tablero Kanban, puede utilizar cualquier servicio conveniente. Por ejemplo, trabajamos en Noción. El servicio está disponible en Rusia, es gratuito para un equipo pequeño (hasta 10 empleados) y es fácil de usar.
En el servicio, hemos configurado un sistema de filtrado para que pueda cambiar fácilmente entre empleados y ver qué tareas están en progreso, cuáles están listas y cuáles están estancadas.
Todo el equipo debe mantener el tablero. Cada uno es responsable de sus tareas y las actualiza constantemente. Sí, requiere tiempo de trabajo, pero todo está bajo control. Al principio, es posible que los empleados no estén familiarizados con el uso de la herramienta. Siga recordándoles que esto es importante hasta que el equipo se adapte.
4. No conviertas los chats en un basurero
Para mantenerse en contacto con pequeño equipo, un mensajero normal es suficiente. Por ejemplo, hemos recopilado todos los chats de trabajo en una carpeta en Telegram.
Organizar la comunicación en una gran empresa es más complicado: el número de chats aumentará y será necesario agruparlos más finamente. Y aquí es donde resultan útiles soluciones corporativas como Hangouts, Pachki, VK Teams o Myteam.
Asegúrese de que la comunicación sea sólo sobre negocios. Y para discutir planes para Viernes o fotografías de gatos, puede crear un chat separado; estas inundaciones son buenas para formar equipos.
5. Disipar ilusiones
Cuando todos trabajan en la oficina, el estado de ánimo del equipo parece claro. Pero esto es una ilusión. Aún más ilusiones nacen a distancia, porque en este formato hay pocos contactos personales. No sabemos cómo transcurre la jornada de un empleado, qué dificultades tiene o cuánto tiempo le lleva tal o cual tarea.
Por tanto, la tarea del líder no es sólo solicitar informes sobre el trabajo realizado, sino reflexionar junto al equipo, disipar puntos ciegos y buscar puntos de crecimiento para el negocio.
Para ello, realizamos periódicamente:
- Reunión del equipo al final de la semana. Discutimos quién hizo qué, qué pasó y qué problemas hay.
- Retrospectiva con parte del equipo a final de mes. Observamos los resultados y discutimos qué podemos mejorar. Si tiene estadísticas mensuales, esto le ayudará.
- Reuniones 1+1 bajo petición. Los chicos pueden llamar a sus jefes cualquier día y pedirles consejo. Creemos que en lugar de intentar solucionar algo en lo que no tienes suficiente experiencia, siempre es mejor consultar a un compañero. No deje a sus empleados abandonados a su suerte: manténgase en contacto y apóyelos.
La duración ideal de una llamada es: hasta una hora. Durante este tiempo, el equipo no tendrá tiempo de cansarse y seguirá trabajando tranquilamente.
6. Mantener una base de conocimientos
No guardes toda la información en tu cabeza: te quita fuerzas y te vuelve indispensable en el mal sentido de la palabra. A menos que sepas cómo funciona algo, no puedes transferir la tarea y vete de vacaciones.
Escriba plantillas, instrucciones, listas de verificación, registre contactos útiles y experiencia empírica. Mantenga todo en un solo lugar para que sea fácil encontrar los datos.
Esto simplifica la comunicación, acelera el trabajo y permite evitar repetir errores. Los empleados no tendrán que estar constantemente presionándose unos a otros porque todo ya está organizado en carpetas, por ejemplo en Notion.
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