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15 sistemas de gestión de tareas para facilitar la vida de su equipo
Miscelánea / / December 02, 2021
Para facilitar la elección, llamamos la atención sobre sus características interesantes y capacidades únicas.
Ekaterina Severnaya
Escritor y comercializador de contenido.
Eres ágil
Un sistema de gestión de proyectos con énfasis en las comunicaciones. Más adecuado para la gestión operativa de empresas del ámbito de la construcción y la producción.
- Charle en cada tarea. Cuando un usuario hace clic en una tarjeta, lo primero que hace no es la descripción, sino el mini-messenger. Allí podrás comunicarte con tus compañeros mediante emoticonos y menciones.
- Resúmenes. Ayudan a monitorear todo lo que sucede en la empresa. Para ello, se establecen los filtros adecuados y las tarjetas necesarias se muestran en una columna separada. Por ejemplo, puede recopilar tareas marcadas como "Importantes" de esta manera para monitorear su ejecución.
- Columnas espejadas. Puede hacer un "espejo" exacto de cualquier columna y colocarlo en diferentes proyectos. Todas las acciones de la opción principal se repetirán en tiempo real en las nuevas. Es una forma conveniente de comunicación entre departamentos.
- Planificador personal. La función no es única, pero está bien pensada. Además de lo habitual tableros ágiles para el equipo, hay bloques "Mis tareas" y "Tareas ajenas". Con su ayuda, es fácil averiguar qué se le confía y qué se le confía. También puede crear tareas privadas, marcar favoritos y ordenar todo de diferentes formas.
- Tablas disponibles aquí. Puede invitar a un número ilimitado de usuarios a cualquiera sin registrarse en el sistema y configurar sus derechos. Por ejemplo, le permitirá crear tareas y comunicarse en sus chats. Esto crea espacio para nuevas ideas. Por lo tanto, para b2b es fácil organizar una colección de opiniones o incluso una mesa de ayuda compacta.
- Sistema de derechos basado en roles. Por lo general, se establecen a nivel de equipo, pero aquí puede crear de forma independiente absolutamente cualquier rol y permitir o denegar más de 30 acciones. Conveniente para las grandes empresas: es fácil crear roles únicos para diferentes empleados y puestos.
YouGile →
Móvil yougile
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Trello
Un planificador y rastreador de tareas muy popular que es más adecuado para equipos creativos y equipos pequeños.
- Espacios de trabajo. Los usuarios han estado pidiendo durante mucho tiempo agregar esta función, y finalmente lo hicieron. Ahora los tableros se pueden agrupar y distribuir en las áreas de trabajo. Esto significa que es más fácil poner las cosas en orden.
- Automatización. Puede configurar acciones automáticas con tarjetas en determinadas condiciones. Por ejemplo, ordena las tareas por prioridad los lunes. O, cada vez que la tarea se arrastra a la columna Completada, etiquétela como Completada. La función es un gran ahorro de tiempo.
- Plantillas. Hay opciones listas para usar para diferentes departamentos y propósitos: para asuntos personales, para el equipo de marketing, para diseñadores, soporte técnico, ventas, administración de personal y más. Ayudar póngase en fila Procesos al inicio del trabajo.
- Integración con correo. Cada tarjeta tiene una dirección de correo electrónico y puede dejar comentarios directamente desde su correo electrónico sin iniciar sesión en el sistema.
- Cronología. La línea de tiempo muestra todas las relaciones entre los miembros del equipo. Puede dividir el trabajo de un proyecto en etapas y controlar cada una de ellas para distribuir uniformemente la carga de trabajo en el equipo.
- Visualización de datos en el "Panel". Los indicadores clave se presentan en forma de gráficos y cuadros de mando. Esto permite a los gerentes evaluar rápidamente cómo están progresando las tareas y qué tan ocupado está el equipo.
Trello →
Trello
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Bitrix24
Es más bien un portal corporativo para grandes equipos. El sistema está diseñado para los departamentos de ventas y marketing, y se utiliza más a menudo como CRM.
- Sistema CRM. Hay tarjetas, historial, control de transacciones, telefonía, grabaciones de llamadas, configuración de etapas de clientes potenciales, procesamiento de clientes potenciales desde el sitio, etc. Esto hace que sea mucho más conveniente para los clientes principales.
- Creador de páginas de destino con su propio CMS y creador de boletines por correo electrónico. Le permite trabajar en un solo lugar y rechazar herramientas de terceros.
- Analíticos de punta a punta. Gracias a ella, los especialistas en marketing directamente en Bitrix24 pueden calcular ROMI, la efectividad de la publicidad en diferentes plataformas: desde Yandex. Direct "y Google Ads a varios redes sociales.
- Llamadas y comunicación. Hay llamadas de audio y video, chats grupales y personales, seguimiento de llamadas, mensajería SMS. Todo funciona a la perfección, no peor que en la mensajería instantánea.
- Almacenamiento en la nube. Los archivos y documentos son fáciles de editar directamente en el sistema.
- Grupos. Se pueden crear sobre diferentes temas y áreas de trabajo, hacer carpetas en su interior, almacenar archivos en ellas y comunicarse.
- Centro de contacto. Bitrix24 está integrado con correo, mensajería y redes sociales. Hay telefonía, chat en línea, así como estadísticas de diálogos y llamadas, con el número de llamadas y el porcentaje de clientes satisfechos.
Bitrix-24 →
Bitrix24: oficina móvil en línea para empresas
Bitrix
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Bitrix24
Bitrix Inc.
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Asana
Sistema de planificación, gestión operativa y gestión de tareas. Ideal para equipos pequeños como estudios web, agencias y departamentos de marketing.
- Configuración de tareas flexible. Puede marcarlos con cualquier etiqueta, resaltarlos en diferentes colores, agregar imágenes a la cubierta de la tarjeta y hacer una lista de subtareas. Lo que está ahí. Personalizar animaciones, por ejemplo, unicornios voladores, como recompensa por completar tareas también funcionará.
- Hitos. Indican el logro de un resultado intermedio, que se puede utilizar para juzgar el éxito del proyecto en su conjunto. La función ayuda a marcar visualmente los puntos de control clave para seguir mejor lo que está sucediendo.
- Trabajar a nivel de proyecto. Se pueden copiar, exportar, convertir en plantillas y sincronizar tareas.
- Tablero. Todos los datos importantes del proyecto se pueden ver en él en tiempo real. Un conjunto de gráficos listos para usar es fácil de personalizar.
- Metas. Se pueden predefinir y vincular a un flujo de trabajo para realizar un seguimiento del progreso más adelante. Los objetivos deben ser específicos y medibles, por ejemplo, "aumentar la facturación de la empresa a 10 millones". Ayudan a atar estrategia de negocios con las tareas diarias y mostrar a los empleados que su trabajo afecta a toda la empresa.
- Archivos. En una pestaña separada, puede ver todos los documentos adjuntos al proyecto. Es muy conveniente, porque todos los archivos importantes tienen una propiedad mágica de perderse.
Asana →
Asana: trabajo en equipo en un solo lugar
Asana, Inc.
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Asana
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Todoist
El sistema está diseñado para compilar listas personales de tareas pendientes. Sin embargo, los equipos pequeños también pueden usar Todoist como un rastreador de tareas.
- Niveles de prioridad. Las tareas con las más altas se mueven automáticamente a la parte superior de la lista de tareas pendientes del día.
- Karma. Por cada tarea completada a tiempo, el empleado recibe puntos de karma. Cuantos más puntos, mayor es el nivel y el estado. Elemento de juego motiva y aumenta la eficiencia.
- Visualización del progreso. Puede establecer objetivos diarios o semanales y luego realizar un seguimiento de su progreso utilizando gráficos. Le mostrarán cuántas tareas se han completado y en qué proyectos se ha dedicado más tiempo.
- Adición rápida. Esta función reconoce automáticamente lo que la persona quiere y ofrece los datos correctos. Por ejemplo, puede ingresar la fecha límite de la tarea "mañana a las 15:00" o "todos los lunes a partir del 1 de septiembre", y el sistema establecerá las fechas requeridas por sí mismo.
- Filtros flexibles. La aplicación recuerda el historial de búsqueda y le permite encontrar tareas instantáneamente según los parámetros especificados. Por ejemplo, muestra todos los casos de hoy con la etiqueta @email.
Todoist →
Todoist: Lista de tareas y tareas
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Todoist: Lista de tareas y tareas
Doist Inc.
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Wrike
Un sistema de gestión que le permite crear y mantener proyectos a gran escala con una jerarquía multinivel. Ideal para equipos grandes.
- Elementos de inteligencia artificial. Las redes neuronales pueden predecir posibles retrasos en los proyectos y advertir a los usuarios si existe riesgo de retraso. fecha límite por tarea. Para hacer esto, AI estima la complejidad del proyecto, la cantidad de tareas completadas y atrasadas, la cantidad de ejecutantes e incluso la actividad previa de los empleados.
- Plantillas de proyecto listas para usar. Hay más de 15 de ellos, están afinados para diferentes objetivos, equipos y procesos.
- Edición masiva. Le permite realizar cambios en varias tareas y subtareas a la vez. Es muy conveniente cuando hay muchas tareas.
- Edición paralela de documentos. Puede realizar ediciones y tomar notas en archivos de Word y Excel al mismo tiempo con sus colegas directamente en las interfaces del sistema en tiempo real.
- Constructor de informes. Ayuda a mostrar visualmente el estado de los proyectos y todos los datos sobre ellos. Hay plantillas personalizables.
- Gráficos de carga de trabajo. Muestra horas, prioridades y empleo de cada empleado. Inmediatamente queda claro quién es más libre en un momento determinado.
- Acceso de invitados. Esto es útil cuando se trata de contratistas y clientes. Por ejemplo, es posible configurar la aprobación de invitados de tareas y proyectos de un cliente.
Wrike →
Wrike - gestión de proyectos
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lunes
Un sistema popular para los departamentos de ventas y marketing, que a menudo se utiliza como herramienta de creación de embudos de ventas y CRM.
- Plantillas de tablero y tareas. Hay más de 200 de ellos, cada uno diseñado para un propósito específico.
- Acceso de invitados. Se puede emitir a contratistas. autónomos y clientes.
- Cuadros de información. Es conveniente almacenar archivos importantes en tarjetas, dejar notas y tener todo lo que necesita a mano.
- Automatización. Para cualquier proceso persistente, puede configurar acciones que se realizarán de forma regular. Por ejemplo, enviar correos electrónicos instantáneamente cuando llega la fecha límite o transferir automáticamente las tareas completadas a otra columna del tablero.
- Cuadros de mando sofisticados. Pueden ser públicos o privados, los enlaces a ellos se pueden compartir con colegas e invitados. En un tablero, será posible recopilar y visualizar datos de varios tableros a la vez, de 5 a 50.
- Trabajo conjunto con documentos. Pueden modificarse o corregirse colectivamente mediante Workdocs. Este formato especial también permite incrustar pizarras y cuadros de mando en documentos.
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Jira
Un sistema muy popular que generalmente se usa para trabajar con código y como rastreador de errores. Apto para equipos de 100 personas o más.
- Módulos para diferentes equipos. Por supuesto, principalmente para desarrolladores: Scrum, Kanban, desarrollo de software básico. Pero existen módulos para los departamentos de ventas y marketing: Gestión de procesos, Proyecto gestión, gestión de tareas.
- Aplicaciones de software de Jira. Se pueden integrar fácilmente más de 3000 aplicaciones en el sistema. Con su ayuda, Jira se puede personalizar individualmente para las tareas de un equipo específico.
- Trabajar con código en tareas. Gracias a la integración con hospedaje Los programadores de código fuente de Bitbucket pueden escribir código y discutirlo dentro de las tareas.
- Módulo de confluencia. Una forma conveniente de mantener registros. Puede organizar información, como formularios y registros de uso común, y controlar versiones.
- Cree tareas directamente desde el chat de soporte técnico. Debido a esta función, el sistema se usa a menudo como un rastreador de errores: los problemas son fáciles de solucionar y comienzan a resolverse de inmediato.
- 16 tipos de informes. Grabe gráficos (para ver el progreso hacia el objetivo del sprint) y la velocidad del equipo, informes sobre los sprints y la carga de trabajo del usuario, un programa de control, etc.
- Mapas de carreteras. Le permiten elaborar un plan detallado tanto dentro de un equipo como para varios a la vez.
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Jira Cloud de Atlassian
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Pyrus
Sistema de gestión de tareas adaptado a la gestión de documentos. Útil para contables y empresas de consultoría.
- Enrutamiento del flujo de documentos. Puede establecer una ruta específica para acordar el documento, conocerlo y enviarlo para su firma. La ruta se ajusta automáticamente según el tipo de documento, departamento, ejecutante y otras condiciones.
- Formularios confeccionados para tareas y documentos. Por ejemplo, una factura de pago o contrato de arrendamiento.
- Tarjeta de documento. Se adjunta a cada documento y le permite dejar comentarios y discutir temas laborales.
- Bots de chat. Realizan tareas de rutina, por ejemplo, generan automáticamente una orden de pago cuando se acuerda un pago.
- Autocompletar plantillas de documentos. Los datos sobre organizaciones y empleados se extraen automáticamente.
Pyrus →
Pyrus - automatización empresarial
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Trabajo en equipo de Pyrus
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"Planfix"
Sistema de gestión de proyectos con CRM y gestión de documentos electrónicos. Apto para departamentos contables y comerciales.
- Procesamiento de contactos. El sistema acumula todas las comunicaciones externas con los clientes: correos electrónicos de correo, mensajes de mensajería instantánea, pedidos del sitio, comentarios de las redes sociales.
- Acceso de invitados. Los clientes, contratistas y autónomos tienen derechos limitados y pueden trabajar en el sistema.
- Diario. Puede programar las horas de trabajo, crear un programa por horas y ordenar las tareas por prioridad.
- Guiones automáticos. Puede crearlos a nivel de proyecto o tarea y definir inmediatamente las condiciones, como horas y eventos, bajo los cuales se activarán.
- Edición masiva. Algunos parámetros en proyectos y tareas se pueden cambiar en grupos a la vez.
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Planfix
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GanttPro
El sistema se basa en Gráfico de gantt y el principio de visualización de datos. Adecuado para empresas de TI, consultoras y constructoras, departamentos de marketing.
- Gestión de recursos del proyecto. Justo en el diagrama de Gantt, puede distribuirlos entre diferentes tareas y calcular el costo de completar una tarea.
- Presupuesto del proyecto. El sistema calcula automáticamente los costos en función de las unidades de pago, el tipo de recurso y la duración del trabajo en una tarea.
- Acceso por enlace. Cualquier diagrama se puede compartir creando un enlace público a él.
- Exportación de gráficos. Se guardan en diferentes formatos: PDF, PNG, XLSX, XML.
- Programación automática. Al ajustar las tareas, el sistema volverá a calcular todos los indicadores y determinará nuevos términos de trabajo.
- Plantillas confeccionadas. Además, tanto para proyectos individuales como para bloques de tareas.
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GanttPRO
Software XB
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XB Software Ltd.
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Yandex. Rastreador "
Una alternativa a Jira para desarrolladores. También apto para oficinas de diseño y RR.HH.
- Colas de tareas. Las tareas se pueden agrupar no por departamento o proyecto, sino recopiladas en una cola. Por ejemplo, si los departamentos de marketing y ventas están trabajando juntos en un proyecto, puede crear una cola separada de sus tareas con su propio ciclo: flujo de trabajo.
- Soluciones listas para usar para diferentes departamentos. Hay sprints para el desarrollo, para el marketing: cuadros de mando, gráficos y tableros, para la contabilidad, el trabajo conjunto con documentos, etc.
- Automatización. Hecho bastante original. Entonces, hay disparadores o acciones automáticas con tareas que ocurren cuando se cumplen una serie de condiciones. Y también - acciones automáticas que se realizan en un momento dado, y macrosque son lanzados por el propio usuario.
- Evaluación de tareas en equipo. Cada participante establece su propia marca, y luego se sincronizan y se muestran en una general. La función ayuda a distribuir mejor la carga.
- Diagrama de quemado de tareas. Le permite comprender la velocidad con la que se realizan y ver cuánto queda por hacer en un sprint. Útil para comprender si el equipo podrá terminar el trabajo a tiempo.
- Automatización del flujo de documentos. Por ejemplo, puede redirigir todas las solicitudes del correo o un formulario en el sitio al sistema.
Yandex. Rastreador "→
Rastreador Yandex
Aplicaciones de Yandex
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Yandex LLC
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Sección de trabajo
Sistema de gestión de proyectos para estudios web, agencias de marketing y diseño. Conveniente para trabajar con contratistas externos y clientes.
- Protección de Datos. Cualquier proyecto se puede bloquear y ocultar al cliente, contratista o colegas de otro departamento. Bueno, o puede enumerar por nombre cuál de los empleados tiene acceso.
- Informes de proyectos. Puede calcular la cantidad de dinero gastada en cada uno y comparar cuál requirió más tiempo y dinero.
- Comparación de plan y hecho. Muestra cuánto dinero se planeó y se gastó al final.
- Acceso de invitados. Es conveniente invitar a clientes, contratistas y autónomos al sistema para trabajar juntos en proyectos.
- Almacenamiento. Sistema de archivos con la vinculación de documentos a tareas. Hay configuraciones de seguridad y copias de seguridad.
- Base de contacto. Contiene toda la información sobre empleados y clientes.
Sección de trabajo →
Sección de trabajo
Worksection ™
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Sección de trabajo
Valeriy Galyant
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ActiveCollab
Alternativa a Jira. Es un sistema de gestión de tareas tanto para el departamento de desarrollo como para los equipos creativos.
- Seguimiento de tiempo y dinero. Puede calcular el costo de cada proyecto y averiguar cuántas horas de trabajo se dedicaron a él.
- Facturación. Se crean en el sistema y se envían a los clientes directamente desde él. También puede configurar recordatorios automáticos para aquellos que no han pagado la factura.
- Notas conjuntas.Empleados puede editar el mismo documento al mismo tiempo.
- Calendario. Es útil porque te permite crear diferentes tipos de eventos, marcarlos con color, configurar tareas repetitivas y compartir con colegas.
- Informes presupuestarios. Las funciones de tiempo y asistencia lo ayudan a crear hojas de cálculo detalladas.
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ActiveCollab: Gestión del trabajo
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"Megaplan"
Es más un CRM que un sistema de gestión de proyectos, pero también tiene contabilidad de tareas. Adecuado para mantener una base de clientes en el departamento de ventas.
- CRM. Existen todas las posibilidades para administrar la base de clientes, procesar solicitudes y recibir pagos. Puede crear embudos de ventas completos. Es fácil combinar el trabajo de los departamentos de ventas y marketing en un solo sistema.
- Trabaja con documentos. Puede hacer cualquier cosa, desde la facturación hasta la conciliación de pagos.
- Jerarquía de tareas. Puede crear proyectos de varios niveles con subproyectos, subtareas, hitos y casos.
- Integración con WhatsApp. Toda la correspondencia se duplica en la tarjeta del cliente en CRM. El gerente puede comunicarse con el cliente o el cliente directamente en el sistema.
- Videoconferencia. Protegido con cifrado de extremo a extremo y funciona tan bien como aplicaciones de terceros.
- Automatización del trabajo con documentos. Al agregar un pagador, los detalles se completan automáticamente. Hay plantillas de documentos y scripts de transacciones.
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CRM Megaplan: negocio online
Megaplan
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