No obvia, pero mucho trabajo para reducir el tiempo de trabajar con el correo

John Smith (Jon Smith), participa en el apoyo técnico de MailChimp, por ensayo y error dirigido a sí mismo la fórmula perfecta para publicidad. Primero nasozdavali muchas carpetas, y luego se borra cada uno, pero ninguno de estos enfoques no funcionó. Y entonces llegó a un sistema bastante diferente.

A pesar de que las respuestas a las letras ocupan casi el lugar central de su obra, que fue capaz de reducir el tiempo dedicado a diversas actividades con el correo electrónico, hasta seis horas al día. Encontró que, aun cuando el buzón estaba rompiendo de mensajes de correo electrónico, un par de pasos simples puede cambiar radicalmente la situación.

Lo que no es la pena perder el tiempo

Como dice Juan, intentó por primera vez para clasificar las cartas y crear todo tipo de carpetas: para mensajes de Jefe, para obtener información sobre los diversos proyectos, mensajes, para las cuales es necesario tomar ninguna acción y por lo sucesivamente. Se cree que él debe ayudar a ahorrar tiempo. Pero, de hecho, comenzó a pasar más tiempo tratando de recordar un sistema de clasificación y menos - en la propia obra.

Por ejemplo, he recibido un mensaje del jefe del proyecto en el que estaba trabajando, y este mensaje también me está obligado a tomar ciertas acciones. En lo que carpeta debe ser colocado? ¿Y cuáles eran las posibilidades de que voy a recordar dónde buscar más tarde carta?

John Smith

Así que Juan decidió deshacerse de todas las carpetas, y el correo que reina el caos total. La ausencia del sistema fue demasiado complicado sistema mejor. A continuación, John decidió revisar una vez más su enfoque para trabajar con el correo. Decidió ordenar las cartas no están en el tema, y ​​del tipo de acción, que exigieron a tomar. Y aquí es cómo hacerlo.

Debe ser sencillo

Basta con colocar en la carpeta "Bandeja de entrada" sólo aquellos mensajes que necesita respuesta. El más importante de ellos, si no se puede tratar con ellos de inmediato, marcado como no leído.

Puede parecer contrario a la intuición para usted, porque la mayoría de los casos la quema deben realizarse lo más rápidamente posible. Es, ya veces realmente tienen la necesidad de inmediato responder a tales informes. Pero marcando los mensajes no leídos importantes, no se perderá en un bulto. También, ya que no es necesario para mover las letras: permanecen en la carpeta "Bandeja de entrada" y llamará la atención sobre sí mismos hasta que esté hasta llegar a ellos.

Trato de hacerlo en mi buzón de correo no se acumula más de 60-70 mensajes a la vez. Este es exactamente el número de cartas, que puedo manejar con seguridad en una sola sesión.

John Smith

Crear por sí mismo una programación permanente con el correo

Todas las mañanas, John asigna horas tratando de limpiar el buzón. Como ya se ha mencionado, a menudo se deja mensajes urgentes "sin leer". John escanea rápidamente boletines y mensajes internos de la compañía y responde al número máximo no es de emergencia Mensajes con la que se pueden manejar dentro de una hora.

Cuando la hora asignada para Comenzó con el correo electrónicoLlegando a su fin, John Smith no se cierra el buzón, pero paga mucho menos atención. Tan pronto como llegan nuevos mensajes, que escanea rápidamente el contenido y el remitente nombres, para darles una cierta prioridad. Si un mensaje se puede responder sin parar durante mucho tiempo de otros asuntos, John hace. Pero él comienza a participar en el puesto de nuevo.

Hacia el final del día, John asigna otros 30 minutos tratando de dedicarlos exclusivamente el trabajo con el correo. En este tiempo se dedica a las letras, que le obligan a cualquier acción: a dar su aprobación, escribir una respuesta detallada o para tomar cualquier decisión. Fue entonces cuando se presta atención a los mensajes que están marcados sin leer.

Podría pasar mucho más tiempo al trabajo con el correo electrónico, pero estas restricciones temporales están ayudando a que me concentre mejor y ser más productivo.

John Smith

correos electrónicos Clasificar de acuerdo con el tipo de respuesta

Para algunos mensajes, John todavía crear una carpeta separada. Ciertas cartas que no marca sin leer, se distribuye todo en dos direcciones. Mensajes que requieren alguna acción o respuesta de un colega (no necesariamente urgente), John poner la carpeta "Marca". Está diseñado para los correos electrónicos, que pueden ser resuelto en el día siguiente o más tarde en la semana.

Incluso menos urgente cartas de John se mueve a una carpeta, "leer". Además, se utiliza un filtro especial que pone automáticamente el boletín de noticias en esta carpeta. Para instalar el filtro, lo necesario para pasar sólo un par de minutos, pero esta simple acción más tarde se ahorrará mucho tiempo y esfuerzo.

Si se utiliza este método, obtendrá tres carpeta activa, que difieren en el grado de urgencia de responder a los mensajes "bandeja de entrada" con mensajes no leídos, "Marca" y "leer".

Los mensajes de archivo

Para todo lo demás, John Smith utiliza la función de archivado de mensajes. Esto ayuda a limpiar el buzón y la cabeza de las tareas innecesarias.

Tan pronto como leí el mensaje y tomar las medidas adecuadas, ya sea una empresa o un despacho de noticias, que me inscriba, los archivos de los.

John Smith

Si el mensaje contiene información importante que John le gustaría ahorrar para el futuro, que marca un asterisco archivadas mensaje, por lo que se puede encontrar con mayor rapidez.

Tenga especial cuidado cuando se decide eliminar el mensaje

John rara vez se utiliza la función de borrado de mensajes. Es una lección que sacó de la práctica real. Una vez John elimina el mensaje de un colega que contiene la información en ese momento no se consideraba importante. Ya después de que el empleado ha dejado la compañía, John necesitaba la información de esa carta. Entonces se dio cuenta de que estaba en tapa dura.

Después de eso, empecé a eliminar sólo aquellas cartas que no son exactamente útil para mí en el futuro. Sin ánimo de ofender, queridos colegas, que me ha enviado un SIFCO encantador con los sellos, pero estos son los mensajes y entrar en la "cesta de la compra."

John Smith

Para llegar a este sistema, John Smith trató muchos enfoques diferentes que han demostrado ser lo suficientemente eficaz como para él. Probó los métodos utilizados por otras personas, pero pronto se dio cuenta de que tenía que probar otra cosa. John llegó a la conclusión de que cualquier sistema funciona sólo cuando se ajusta bien en términos de su trabajo en particular.

Pruebe este método o buscar algo diferente. Usted puede ser capaz de encontrar una manera de pasar a trabajar con el correo electrónico es aún menos tiempo.