6 consejos para ayudar a reducir los costos de viaje

1. Desarrollar una política de viajes.

Su programa de viaje debe incluir:

• Una lista de gastos que la empresa está dispuesta a asumir. Por ejemplo, la comida y los regalos para los socios los paga la empresa, pero el empleado paga las comunicaciones móviles y los taxis.
• Límites de viaje y alojamiento para empleados de varios puestos. Digamos que los hoteles de cuatro estrellas son para los jefes de departamento, los hoteles de tres estrellas son para los empleados ordinarios.
• Normas de gestión de documentos. Estos son los términos para emitir un viaje de negocios, preparar tareas, el procedimiento para presentar solicitudes e informes. También es importante designar a un empleado o departamento que será responsable del cumplimiento de la política de viajes.

Puede agregar plantillas para documentos de viaje: será más fácil para los empleados completarlos y la cantidad de documentos redactados incorrectamente disminuirá notablemente.

Para que su póliza de viajes sea aún más rentable, divídala en varias partes según la importancia de los viajes de negocios. Piense en diferentes reglas y límites para ellos. Estos viajes pueden ser:

• Para mantener la imagen. Presentaciones en congresos, participación en foros o capacitaciones. Dichos eventos no traerán beneficios inmediatos, por lo que se puede reducir el costo de las entradas y el alojamiento.
• Para el desarrollo de la empresa. Controles de trabajo, reuniones y negociaciones. Dichos viajes tienen como objetivo aumentar las ganancias, por lo que puede gastar un poco más en ellos. La prioridad aquí es la comodidad de los empleados y la velocidad de movimiento.

El sistema de códigos lo ayudará a clasificar los viajes por tareas más rápido. Asigna números a diferentes formatos de viaje, recógelos en una única lista y adjúntala a tu póliza de viaje.

2. Considere diferentes medios de transporte y vivienda

El avión no siempre es la forma más cómoda y rentable de viajar. Si no hay vuelos directos a la ciudad deseada, las conexiones pueden tardar más que el viaje en tren. Además, es realmente posible trabajar en el vagón: muchos trenes tienen wifi, compartimentos dobles e incluso compartimentos para intercomunicadores. Otra opción son los autobuses. Un viaje corto en ellos no perjudicará la comodidad, mientras ahorra suficiente tiempo y dinero debido a la falta de transferencias.

La vivienda es la misma historia. Un hotel es más caro, pero en el centro a veces es más rentable que una opción económica en las afueras de la ciudad: el coste de un taxi o transporte público cubrirá la diferencia. Sucede que el alquiler diario de un apartamento es más barato que un hotel. Y Wi-Fi estable y una lavadora a mano harán que un viaje largo sea más cómodo.

3. No prolongues tu viaje

Cuanto más corto sea el viaje, más barato será para el negocio. Cada día de trabajo es necesario compensar con viáticos, y si el viaje cae en fines de semana o festivos - también a doble tarifa.

Por lo tanto, siempre calcule cuidadosamente el tiempo requerido para completar las tareas. Por ejemplo, si un empleado tiene que hablar en una conferencia el jueves por la tarde, no es necesario que lleve el miércoles y el viernes de viaje. Puede volar por la mañana y volar por la tarde; en lugar de tres días, un viaje de negocios durará solo uno.

Este esquema funciona en la mayoría de los casos, pero hay excepciones. Supongamos que todos los boletos rentables para el día deseado se acabaron y solo queda la clase ejecutiva. Puede costar más que los viáticos y una noche en un hotel. Aquí vale la pena calcular los costos de varias opciones, comparar las cantidades y elegir la mejor.

4. Obtenga una tarjeta corporativa

Con él, los viajes de negocios serán más cómodos para usted y sus empleados. Podrás establecer límites para que los empleados no se pasen del presupuesto a la hora de viajar. No más gastos no contabilizados: verá todas las transacciones en su cuenta personal. Además, las tarjetas corporativas suelen tener bonificaciones especiales, como un mayor reembolso o descuentos en servicios.

Lo principal es que será posible devolver el IVA de las compras sin nervios innecesarios. Para devolución de impuestos requerido sólo una factura, y si el empleado paga la estadía en el hotel y el transporte en efectivo o con su tarjeta de salario regular, el papel no podrá ser emitido.

5. Dar a los empleados una opción

Parece que organizar vuelos y hoteles por tu cuenta es la decisión correcta para ahorrar dinero. Pero existe el riesgo de que su elección le parezca incómoda al empleado: la comodidad se verá afectada y es probable que disminuya el deseo de trabajar mientras viaja. Además, el responsable de la planificación perderá tiempo que podría dedicar a resolver otras tareas más eficientes para el negocio.

Si las condiciones de residencia y movimiento las elige el viajero de negocios, no tendrá que preocuparse por estos problemas. Lo principal es indicarle los límites y condiciones de la póliza de viaje. También puede confiar las compras a una persona responsable, como un contador: el viajero proporcionará enlaces a opciones convenientes, el organizador pagará por ellas y luego compartirá los boletos y los detalles de la reserva.

6. Analizar informes de viajes anteriores

Verifique los documentos de diferentes empleados, vea si los costos difieren y busque razones para aumentar el gasto. Por ejemplo, alguien eligió un vuelo que no era conveniente para la empresa o cenó exclusivamente en restaurantes caros. Dichos datos ayudarán a ajustar la política de viajes y llevarla a la mejor opción para los negocios.

Para que sea más fácil de analizar, vale la pena tener una tabla dinámica. Divida el documento en columnas por categoría: boletos, alojamiento, comidas, comunicaciones móviles, transporte durante el viaje, etc. Indique también la fecha del viaje y el nombre del empleado adscrito. Solo los montos de los gastos se pueden cargar en la tabla y permitir que los detalles se almacenen en los informes. Si nota una anomalía, revise la documentación para ver por qué ha aumentado el gasto.