Kanban personal: cómo simplificar tu vida profesional con un tablero de tareas

El renombrado escritor y profesor de informática en la Universidad de Georgetown, Cal Newport, escribió el libro New Principles of Business Communication. En él habla de cómo llegamos a una cultura de comunicación constante y cómo afecta nuestra productividad y salud mental. Con el permiso de la editorial FOMIN, publicamos un extracto del quinto capítulo. Se trata de cómo resolver tareas de trabajo de manera efectiva utilizando un tablero Kanban.

Jim Benson pensó mucho en cómo optimizar el trabajo en el campo intelectual. Su firma de consultoría, Modus Cooperandi, se especializa en desarrollar procedimientos únicos para ayudar a los trabajadores administrativos a trabajar juntos de manera más efectiva. Benson ha trabajado anteriormente en el desarrollo de software y está bien versado en técnicas de gestión ágil. Esta es probablemente la razón por la que a menudo usa tableros de tareas en su trabajo. […]

Pero cuando se trata de productividad personal, Jim Benson se hizo famoso por un pequeño libro que él mismo publicó en 2011. Se llama Personal Kanban y ofrece una perspectiva tentadora: puede utilizar técnicas de gestión ágiles que ayudar a los equipos de empleados a implementar proyectos complejos para hacer frente a la maraña de responsabilidades enredadas en su profesional individual vida.

Las ideas detrás del libro son bastante simples. Y Benson los describió brevemente en un video de cinco minutos que publicó en el sitio web del libro. El autor está de pie junto a un cuaderno grande colocado sobre un caballete. Rellena el centro de la hoja con trozos de papel autoadhesivos de varios colores. Representan nuestras propias expectativas, así como las de familiares, amigos, colegas y jefes. “Todas estas tareas se juntan en un solo bulto en nuestras mentes, y cada vez que pensamos en qué asumir, arrancamos un pedazo de este bulto”, explica Jim. Para hacer esto, debemos examinar este montón de tareas y analizarlas cuidadosamente para decidir qué hacer a continuación. “La tarea no es agradable”, resume Benson.

Personal Kanban ofrece una solución: estructurar este conjunto de información con un tablero de tareas personal. Benson cree que debería haber tres columnas. El primero se llama Oportunidades. En él, mediante hojas autoadhesivas, ingresas información sobre tus responsabilidades. Cada folleto contiene información sobre una sola tarea. “Y ahora la variedad de trabajo de pesadilla se convierte en una estructura ordenada de aspecto agradable”. La segunda columna se llama "En curso". Allí mueves las hojas que reflejan las tareas en las que empezaste a trabajar. El punto clave relacionado con esta columna (y este es el ingrediente secreto del sistema Kanban en su conjunto) es que puede trabajar en un número estrictamente definido de tareas al mismo tiempo. En el lenguaje de este sistema, esto es "limitar el número de trabajos en curso". En su video, Benson dice que no trabaje en más de tres tareas a la vez. Como él explica, si en lugar de eso decides hacer una docena de mandados diferentes a la vez, todo terminará en "un completo desastre". Argumenta convincentemente que no debe agarrar todo a la vez: dedique toda su atención a dos o tres cosas y asuma una nueva tarea solo después de completar la anterior.

Y así nos acercamos lógicamente a la columna "Terminado". Cuando el trabajo está hecho, el folleto se mueve allí. En teoría, esta columna no es necesaria en absoluto, pero Benson sugiere que la mejora psicológica experimentada por una persona, al mover una hoja de papel de la columna "En progreso" a la columna "Terminado", se convierte en un poderoso estimulante factor. En los años transcurridos desde que se publicó el libro de Benson, el sistema ha ganado hordas de seguidores. […]

El tablero de tareas es una herramienta increíblemente efectiva no solo para coordinar el trabajo de diferentes equipos, sino también para estructurar el trabajo de empleados individuales […].

Ya he dicho que yo mismo usé esta idea como profesor. Como estudiante de posgrado en el departamento de ciencias de la computación en Georgetown, organicé mi trabajo usando tableros de Trello. Mi hoja de cálculo se parecía a la plantilla estándar de Benson, con las columnas "En progreso" y "Terminado". Como muchos fanáticos de los sistemas Kanban personales, creé mis propias columnas para esas tareas. que quiero cumplir, pero por el momento no estoy activamente involucrado en ellos (más adelante hablaré sobre esto más). Todos los lunes, estudiaba la información en la pizarra, movía las tarjetas y decidía en qué trabajaría esa semana. En los días siguientes, a menudo revisaba la pizarra para ver qué podía hacer durante el tiempo que reservaba para las tareas de la escuela de posgrado. Tan pronto como llegaron nuevas solicitudes, en forma de correos electrónicos, llamadas telefónicas o, como suele ser el caso, preguntas aprobadas más allá de la oficina de mis alumnos: inmediatamente escribí la información en tarjetas y las coloqué en la pizarra para trabajar en estos momentos Más tarde.

Sin un tablero de tareas en mi trabajo universitario, dependería de la comunicación con estilo. mente de colmena hiperactivaUn flujo de trabajo que se centra en la comunicación continua y está alimentado por un flujo aleatorio mensajes entregados a través de medios digitales de comunicación como correo electrónico y mensajeros. Como resultado, estaría atascado en una correspondencia lenta con muchas personas, día tras día. Me convertiría en una víctima típica de una mente de colmena hiperactiva: alguien que no se separa de una computadora portátil ni siquiera por una reunión y nunca soltó su teléfono mientras caminaba por el campus tratando de hacer mil cosas al mismo tiempo. En otras palabras, sin este sistema, mi trabajo sería un infierno. Con la ayuda del tablero de tareas, pude reducir significativamente el consumo de recursos. La información sobre el próximo trabajo se coloca en la pizarra, se estructura y completo metódicamente las tareas en el tiempo asignado para esto. Es por eso que, como habrás adivinado, me convertí en un firme defensor del uso de tableros de tareas no solo para organización del trabajo del equipo, sino también para agilizar la vida profesional de los empleados individuales, Tratando con trabajo mental.

Para ayudarlo con esta tarea, aquí hay algunos ejemplos de mejores prácticas para ayudarlo a aprovechar al máximo los tableros de tareas.

1. Usa varios tableros

Muchos defensores del Kanban personal utilizan un solo tablero para organizar sus tareas profesionales. Recomiendo tomar un enfoque ligeramente diferente. Ten un tablero separado para cada rol que desempeñes en el ámbito profesional. Actualmente soy profesor universitario en tres roles muy diferentes: investigador, docente y estudiante de posgrado. Para cada uno de estos roles, comencé un tablero separado. Por eso, cuando analizo mi actividad docente, no me inquietan tareas ajenas al ámbito de la investigación o el trabajo con estudiantes de posgrado. Como resultado, no tengo que cambiar entre diferentes actividades y resuelvo problemas de trabajo más rápido.

A veces también encuentro útil tener un tablero separado para proyectos grandes (por ejemplo, aquellos que tardan más de dos semanas en completarse). Por ejemplo, no hace mucho estaba presidiendo una importante conferencia científica. Esta posición implicó la solución de numerosas tareas. Por eso decidí que sería más fácil crear un tablero separado cuya información no se superpusiera con otras áreas de mi vida profesional. Una vez que se completó este proyecto, ya no necesitaba el tablero.

Por supuesto, solo puede operar con un número limitado de tableros para que la tarea no se vuelva abrumadora. Por esta razón, creo que es una buena idea tener una junta separada para cada función profesional y cada proyecto importante. En este caso, la mayoría de las personas tendrán de dos a cuatro tableros con los que se puede trabajar fácilmente. Por el contrario, si tiene diez tableros, los recursos necesarios para cambiar entre ellos superarán cualquier beneficio de la estructuración de tareas.

2. Tener sesiones individuales regulares para analizar la información.

Cuando hablamos de tableros de tareas para equipos de conocimiento, argumenté que la mejor manera de analizar la información que contienen es tener reuniones periódicas. Lo mismo ocurre con su tablero personal. Si desea aprovechar al máximo esta herramienta, reserve un tiempo cada semana para analizar y actualizar la información en el tablero. Durante estas sesiones individuales, revise los detalles y mueva las tarjetas, actualizando el estado del trabajo según sea necesario. El proceso no tomará mucho tiempo. Si hace esto regularmente, 5-10 minutos serán suficientes.

No organice tales sesiones con demasiada frecuencia: llegué a la conclusión de que una vez a la semana es suficiente. Pero no ignores este tipo de actividad. si decides eso tablero de tareas no es un método lo suficientemente bueno para almacenar información sobre sus responsabilidades laborales, entonces regresará a una correspondencia febril en el espíritu de una mente colectiva hiperactiva. Pon la información sobre la sesión individual en tu calendario y tómatela tan en serio como todas las demás reuniones y encuentros. Los tableros de tareas personalizados pueden hacer que su vida profesional sea mucho más fácil, pero solo si está dispuesto a invertir su tiempo en trabajar con ellos.

3. Agregar una columna "Negociable"

Como director de una escuela de posgrado, a menudo tengo que discutir temas de trabajo con algunos de mis colegas: con el decano, con jefe del programa de posgrado y con otros dos profesores que forman parte de la comisión, que título. En mi tablero de tareas, agregué una columna para cada uno de estos empleados y la llamé "Para discutir en la próxima reunión". Tan pronto como surge una pregunta, cuando necesito obtener la opinión de alguien de colegas, reprimo el impulso de enviarle un correo electrónico rápido. En cambio, ingreso información sobre la tarea en la columna "Discutir en la próxima reunión".

Me reúno con el director del Programa de Doctorado semanalmente en un horario fijo. Durante nuestra reunión, discutimos todos los temas que aparecieron en esta columna durante la semana pasada. En cuanto al decano y los miembros del comité, espero hasta que haya suficientes preguntas en la columna Discutir y luego organizo una reunión para discutir todo a la vez. Este enfoque puede parecerle demasiado simple, pero ha tenido un impacto muy positivo en mi trabajo.

Imagine, por ejemplo, que en una semana había cinco tarjetas de información en la columna Discutir con Dean. Durante la reunión, que tendrá una duración de 20-30 minutos, desarrollaremos con él una estrategia sobre cada uno de estos temas. Si le escribiera una carta cada vez, tendría que realizar cinco diálogos al mismo tiempo durante la semana. Como resultado, habría revisado mi correo electrónico diez veces y me habría molestado porque me distrajera del trabajo.

Si desea minimizar los mensajes interminables y aprovechar al máximo los tableros de tareas individuales, este es probablemente el consejo más valioso que puedo darle. Las reuniones regulares pueden reemplazar el 90% de la correspondencia agitada. Solo tiene que hacer un seguimiento de exactamente qué temas deben discutirse. Con la ayuda del tablero de tareas, esto es fácil de hacer.

4. Agregue una columna "Esperando una respuesta"

Si está colaborando en un trabajo intelectual, a veces necesita pausar el trabajo en una tarea mientras espera que otra persona responda una pregunta o información faltante. Si ha creado un tablero de tareas personal, estas preguntas adhesivas se pueden rastrear fácilmente usando la columna Esperando respuesta. Cuando mueva una tarea allí, marque en la tarjeta exactamente de quién está esperando una respuesta y qué hará cuando reciba la información necesaria. Esto le permitirá mantener el rumbo hasta que tenga el poder de influir en la situación y continuar trabajando de manera efectiva cuando llegue la información necesaria. Más importante aún, coloca los problemas no resueltos en un lugar seguro y se deshace de los problemas subyacentes. ansiedadque algo no se hizo.

El libro "Nuevos Principios de la Comunicación Empresarial" se basa en casos empresariales y las últimas investigaciones en el campo de la psicología y la neurociencia. A partir de él, aprenderá a pensar sistemáticamente, lo que se debe hacer para reconstruir el flujo de trabajo en una organización, en un equipo y para empleados individuales, y otras cosas interesantes.

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