6 principios de la gestión del flujo de trabajo que puede aprender de los chefs franceses

Los chefs franceses tienen el concepto de mise-en-place, que significa "todo en su lugar". Fue inventado por Auguste Escoffier, de trece años, en 1859, cuando comenzó a ayudar a su tío con el trabajo en un restaurante.

El niño creció y dedicó su vida a transformar la cocina francesa en un estándar mundial y el trabajo de un cocinero en un gran arte. Creó una jerarquía en la que cada ingrediente, herramienta o plato se servía de acuerdo con un plan claro.

Los chefs, como todos los trabajadores del conocimiento, tienen reservas limitadas de memoria y energía. Por tanto, optimizan los procesos en la cocina para que la parte rutinaria ocupe el menor número de recursos posible y haya tiempo para centrarse en lo creativo. Una de las habilidades más fundamentales y gratificantes que puede aprender de estos maestros es administrar su trabajo.

1. Se consistente

En la cocina es importante que se descongele la carne antes de picarla, se cueza la pasta antes de agregar la salsa, y se pela el ajo antes de colocarlo en el plato. La secuencia correcta es extremadamente importante aquí. Solo se necesitan unos segundos para sacar el pollo del congelador. Pero el sabor del plato depende de si el chef olvidó hacer esto al comienzo del turno y, de hecho, si se cocinará.

Entonces está en el trabajo. Las tareas que completa primero marcan el tono del día. Si sabe que necesitará descargar un programa grande y le llevará aproximadamente una hora, inicie la descarga y haga otra cosa en paralelo.

Si pospone este asunto hasta el momento en que necesite el programa, entonces tendrá que estar nervioso y ralentizar los procesos. Los minutos gastados ahora pueden ahorrarle horas más tarde. Por eso, no olvides componer las listaspara determinar la secuencia de acciones.

2. Usa recordatorios

En la cocina, cada elemento tiene su propio lugar. Si el cocinero ha puesto una sartén en la estufa, esto no es solo una sartén, sino también un recordatorio de que se está preparando algún plato. El aceite no solo silba, sino que indica que es hora de dar el siguiente paso. Si el cocinero necesita cocinar tres platos en paralelo, puede poner una cacerola al fuego, sacar la nata del refrigerador y colocar las hierbas en una tabla de cortar.

Aquellos que no trabajan con productos, pero con información, pueden recibir cientos de notificaciones y una decena de cartas por hora. Y cada vez que los lea, debe colocar la información recibida en el lugar correcto, como un montón de vegetación en una pizarra.

Para ello, un administrador de tareas, notas en el teléfono, una aplicación de lectura diferida y calendario en línea. Son el "entorno" digital que "recuerda" todo lo que necesita. Después de cualquier solicitud entrante, coloque un recordatorio "en la tabla de cortar", para que no se pierda nada.

3. Distinguir entre tipos de tareas

El tiempo no se puede ralentizar ni acelerar. Pero los cocineros creen que no siempre es lo mismo, y distinguen dos tipos: el tiempo que requiere la participación de una persona y el que no.

El primero se relaciona con las tareas que requieren que el chef esté completamente concentrado e involucrado. Revolver, picar, agregar condimentos: estas acciones siempre tomarán una cierta cantidad de minutos, tanto si se realizan ahora como si se posponen para más adelante.

El segundo tipo de tiempo se refiere a tareas que se pueden completar sin la atención directa del cocinero. Asar a la parrilla, calentar, marinar, hervir son procesos que debe iniciar una persona, pero continúan sucediendo incluso cuando el cocinero cambia a otra cosa.

Al trabajar con información, apenas nos damos cuenta de la diferencia entre este tipo de tareas. Tendemos a sobreestimar aquellos que requieren nuestra total inclusión, porque es entonces cuando parece que estamos haciendo nuestro mejor esfuerzo. Pero, de hecho, son las tareas que no requieren nuestra participación las que nos brindan los mayores beneficios.

Porque los pequeños pasos que damos para acelerar las cosas permiten concentrarnos en otras cosas. Mejor ahora dedicar 20 minutos y mostrar uno nuevo. colegacómo completar una tarea que posponerla por una semana y pasar mucho más tiempo haciéndola usted mismo.

Entrénate para distinguir entre las tareas de tu lista de tareas pendientes que requieren diferentes grados de participación.

Esto es fundamental cuando se trata de planificar una secuencia de acciones. Los casos que no requieren su participación directa son especialmente efectivos al principio.

4. Comience solo lo que pueda terminar

Un plato que está cocido al 99% no tiene valor. Debe estar listo, caliente y servido al invitado a tiempo, o nada. Por lo tanto, los cocineros no comienzan lo que no pueden terminar. Tan pronto como el plato está listo, inmediatamente adquiere un gran valor. No solo porque finalmente puede llegar al huésped, sino también porque ya no requiere atención.

Lo mismo sucede con el trabajo mental. Cada vez que corremos y luego detener algún tipo de proceso, incurrimos en pérdidas ocultas. Una tarea no resuelta deberá gestionarse y actualizarse la información sobre ella. Tiene lugar en su lista de tareas pendientes, en su computadora o escritorio y, lo más importante, en su mente subconsciente.

Puede llegar al punto en que todos sus recursos se gastarán solo rastreando y recordando todas las tareas pendientes. Por eso, cada vez que inicie un proyecto, pregúntese: "¿Cómo y cuándo lo terminaré?"

Por supuesto, no siempre es posible completar lo que comenzó. Trabajar con información es intrínsecamente impredecible. A veces, una llamada telefónica rápida se convierte en una conversación de una hora que frustra todo el plan del día.

Incluso es importante pensar en cómo terminar la tarea. En lugar de cambiar inmediatamente a otra tarea, tómese unos segundos más para registrar información sobre los asuntos pendientes en el rastreador de tareas.

5. Optimiza las acciones repetitivas

Para cocinar una comida tras otra, un chef debe hacer algo más que actuar lo más rápido posible. Debe optimizar las acciones repetitivas. Cada uno de ellos no lleva mucho tiempo, pero debido a su número, se puede perder efectividad.

Por lo tanto, en lugar de sacar cada ingrediente de la nevera mientras se prepara el plato, es mejor conseguirlos todos de una vez, si esto no contradice. receta. Así, el chef trabaja rápido, no porque esté agotado, sino porque gana unos segundos aquí, un par de minutos allá, y al final ahorra mucho tiempo.

Es importante que los trabajadores del conocimiento se deshagan de las acciones que se repiten con cierta frecuencia. Tomemos como ejemplo a la persona que maneja las redes sociales de una marca. Necesita publicar publicaciones todos los días, distraerse de sus otras tareas y desviar la atención. Será más efectivo utilizar el servicio de publicación automática, preparar todos los materiales con una semana de anticipación y darle a la aplicación la oportunidad de publicarlos.

6. Organiza tu espacio de trabajo

El chef organiza su lugar de trabajo para que todo sea lógico. Los ingredientes están en el lado izquierdo de la tabla de cortar, la tabla de cortar está en el centro y los ingredientes procesados ​​están a la derecha. Después de cada uso, el cuchillo y la toalla se devuelven a sus lugares.

Esta "separación" de ingredientes y herramientas debe ser constante en el día a día para que el chef pueda entender dónde está todo. El espacio de trabajo se convierte en una extensión de la mente del jefe, por lo que puede alcanzar una cuchara o un cuchillo de forma tan intuitiva y natural como dirige los pensamientos en su cabeza.

El entorno laboral de quienes participan en el trabajo mental cambia constantemente. Por un lado, esto tiene una ventaja: puedes hacer lo tuyo desde cualquier parte del mundo. Pero también hay un inconveniente: no hay forma de organizar correctamente el espacio de trabajo. Al mismo tiempo, es extremadamente estable: todo sucede en una computadora y se extiende a dispositivos móviles, tabletas, relojes inteligentes e incluso las pantallas de otras personas.

Organizar tu espacio es bastante sencillo:

• Cree hábitos para comenzar y terminar su día de manera predecible.
• Utilizar notas digitales como su principal herramienta de productividad para que siempre tenga toda su información con usted.
• Cree espacios de trabajo separados para cada uno de sus proyectos más importantes.
• Termine todos los días o semanas cerrando todas las pestañas del navegador y apagando su computadora.

Cada uno de estos procedimientos establece límites (de tiempo, espacio o aspiración) que lo ayudan a comprender en qué concentrarse y qué ignorar.

Los chefs franceses siempre son conscientes de las limitaciones de tiempo y espacio. No pueden consolarse con historias como "El proyecto va según lo planeado" o "Llegaré a esto pronto". Para tener éxito, es importante que se concentren en una tarea específica y vean el panorama completo. Esta misma habilidad será muy útil para los trabajadores del conocimiento.