Cómo hacer más, configurar las tareas correctamente y administrar el tiempo de los empleados
Su Obra / / January 07, 2021
Andrey Chumachenko
Co-fundador y socio director de Netpeak Internet Marketing Agency. Autor del canal de Telegram Triste pero cierto.
Probablemente, solo una persona pública perezosa no habló sobre lo importante que es planificar las horas de trabajo para hacer más, ganar mucho y, en general, ser "la mejor versión de uno mismo". Pero, por alguna razón, todavía nos enfrentamos a plazos vencidos, tareas no cumplidas o realizadas incorrectamente. Compartiré mis métodos, cómo un gerente puede organizar eficazmente el tiempo de trabajo de los empleados, cómo generar comunicación y establecer tareas para que se completen correctamente.
Eliminar todo lo innecesario
Gestión del tiempo. Amo esta palabra. Es muy conveniente: no soy nada lento ni malo en el trabajo, tengo problemas con la gestión del tiempo.
Mi receta es eliminar todo lo innecesario o, como yo lo llamo, cortar la mierda. Elimina y desactiva todo lo que no necesites.
Para hacer más, no necesita 25 horas al día, solo necesita dedicar menos tiempo a cosas inútiles.
Es necesario comunicarse a menudo en el trabajo: combine toda la correspondencia en un mensajero y nunca vaya a otros.
¿Eres desarrollador? ¿No? Entonces, ¿por qué necesita más de un navegador? ¿Estás seguro de que necesitas tres de las mismas aplicaciones de edición de texto? Y así.
En mi trabajo de fluir Puede eliminar varias cosas que suceden regularmente: mensajes en el mensajero, cartas entrantes en el correo, la persona que entró en la oficina, suena el teléfono.
Así que reuní todas las comunicaciones en Telegram, desactivé las notificaciones de todos los chats, archivé todos los canales, para que yo mismo pueda decidir cuándo tengo tiempo para responder.
En el correo, me di de baja de todos los correos, excepto los 5-6 más necesarios. Utilizo el servicio Unroll.me para recopilarlos en un resumen, que viene una vez a la semana en un momento conveniente para mí. También reviso mi correo un par de veces al día, y no inmediatamente después de recibir la carta.
Por teléfono, solo me pido que no llame; casi siempre puedes escribir o dictar un mensaje. Y las reuniones personales se llevan a cabo solo de acuerdo con el plan; las pongo en el calendario (es muy conveniente hacerlo usando Calendly.com), generalmente en la tarde de un día laborable.
La receta es simple y obvia, pero, como muestra la práctica, no siempre la aplican y no todos los que tienen "problemas con la gestión del tiempo".
Aplicar seguimientos
Muy a menudo mantengo reuniones tan queridas por todos. Aunque distraen a las personas del trabajo, siguen siendo la forma más conveniente de transmitir nueva información. inmediatamente a un gran número de personas, procesar objeciones y dar respuestas a preguntas que serán escuchadas inmediatamente todas.
Pero como hacer reunión efectiva? Especialmente cuando se llevan a cabo para 20 a 50 personas y no hay forma de asegurarse de que todos estén escuchando con atención.
La forma más fácil y eficaz es pedirles a todos que hagan un seguimiento desde el principio. Es decir, es tesis para anotar todo lo que parece importante. E inmediatamente después de la reunión, envíele el texto personalmente por correo o mensajería.
Para el presentador, este método permite, en primer lugar, ver de inmediato quién y cómo percibe la información. Y en segundo lugar, para obtener retroalimentación instantánea: si llegaron los mensajes principales de la audiencia o si aún debe mejorar su habilidad para hablar.
Y, por supuesto, los seguimientos ayudan a cumplir el objetivo principal de la reunión: asegurarse de que todos realmente escuchen y recordado información importante.
Estime correctamente el tiempo que lleva completar una tarea
Al principio parece imposible estimar correctamente el tiempo necesario para completar cualquier tarea. Un poco más tarde, puede ver en la práctica que este es el caso.
Por ello, la valoración de cada tarea es una especie de defensa del diploma. El empleado dice cuántas horas planea dedicar a la implementación y el gerente está de acuerdo o pide que se justifique por qué toma tanto o tan poco tiempo.
Es con esta "protección" (si no se lleva a cabo para lucirse y el líder entiende lo que está haciendo empleado) la evaluación del problema realmente tiene sentido.
Diferentes personas evalúan su trabajo de manera diferente. Alguien sobreestima la barra y realiza un montón de tareas, asignando a cada una de ellas menos tiempo del que tiene que dedicar. Alguien, por el contrario, se reasegura y pone en cada tarea tiempo por fuerza mayor y “pensar”.
Un buen líder debe hacer las preguntas correctas:
- ¿Por qué necesita X horas para completar esta tarea?
- Releamos nuevamente los términos del problema y la definición de su implementación. ¿Estás seguro de que entendiste todo correctamente y lo tomaste en cuenta?
- Si es la primera vez que realiza una tarea de este tipo, ¿ha reservado tiempo para familiarizarse?
Y por supuesto, siempre es bueno cuando la empresa tiene varios empleados realizando el mismo tipo de tareas. A la cabeza puede centrarse en el indicador promedio calculado sobre la base de las calificaciones de los empleados.
Usar listas de verificación
Imagina que tienes una tarea para un empleado. Y suena algo así: "Lanza tal o cual nuevo servicio por tu cuenta". Un empleado tiene tres opciones para completar dicha tarea:
- Mínimo. Es decir, hacer todo letra por letra, para completar formalmente la tarea. Se lanza el servicio, pero no hay investigación, ni modelos de precios, ni comprensión de quién y qué hará exactamente. El departamento de ventas y marketing no tiene información sobre cómo y a quién venderlo.
- Máximo. Es decir, abordar la tarea con enérgico y con mucho entusiasmo. Realizar una gran cantidad de investigaciones, comunicarse con otras empresas del mercado, formar una docena de modelos precios, realizar varias reuniones dentro de la empresa (con la gerencia, líderes de equipo y por separado con cada equipo), realizar varias presentaciones para cada público objetivo potencial
- Correcto. Este enfoque se encuentra entre la primera y la segunda opción: se realiza un estudio de 5-7 empresas en un segmento, se prepara un concepto claro, se realiza una presentación o página de destino. Se celebra una junta general en la que se transmite información clave sobre la venta del servicio.
Para evitar que un empleado haga muy poco o demasiado al asumir una tarea, utilice una lista de verificación, una lista numerada de pasos que deben completarse para lograr un resultado. Es especialmente útil utilizar listas de verificación si no está seguro de que el empleado comprenda al 100% cómo realizar tales tarea, - por ejemplo, simplemente no había hecho nada como eso antes. Si eres demasiado vago para pintar, prepárate para las opciones número 1 y número 2. Lo terminará más tarde o el empleado dedicará su tiempo y el tiempo del equipo a acciones innecesarias.
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