Lista de verificación: cómo preparar la oficina para salir del autoaislamiento

1. Haga una lista de los empleados que están listos para ir a la oficina.

Es arriesgado retirar a todos de una ubicación remota a la vez. En la oficina, puede brindar a los empleados una seguridad relativa, por ejemplo, sentándolos separados entre sí y colocando desinfectantes en todas partes. Pero los desplazamientos regulares al trabajo en transporte público pueden ser peligrosos.

Habla con tus subordinados y averigua quién puede continuar realizando tareas desde casa y quién necesita ir a la oficina con urgencia. Idealmente, aquellos que pueden caminar o conducir al trabajo deberían ser los primeros en regresar. Para los empleados que tienen que llegar a la oficina en transporte público, e incluso con traslados, es más seguro continuar sus actividades desde casa. Si tienes personas mayores de 65 años en tu equipo, así como personas que padecen enfermedades crónicas o que viven con padres ancianos, también debes dejarlas a distancia por ahora.

2. Compruebe si el equipo de oficina está funcionando

Durante el período de autoaislamiento, no había nadie para arreglar una impresora basura o averiguar por qué la computadora portátil hacía un ruido sospechoso. Antes de abrir una oficina a los empleados, pregunte si alguien tiene alguna queja sobre el equipo que utilizan.

Después de un largo período de inactividad, los dispositivos diseñados para un uso regular pueden ser basura, por lo que debe asegurarse de que todo funcione correctamente antes de abandonar la ubicación remota y, si no es así, cuidar nuevas computadoras o reponer stock componentes necesarios. Aquí hay una ventaja obvia: si los subordinados saben que el gerente se preocupa por las condiciones en las que trabajan, esto puede aumentar su motivación y darles confianza en el futuro.

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3. Organizar una permutación

Lo más probable es que el concepto de distancia social no desaparezca de nuestras vidas durante mucho tiempo. Tendrás que observarlo no solo en la calle o en una tienda, sino también en la oficina. Una oficina abarrotada, donde los escritorios están cerca uno del otro, puede convertirse en un caldo de cultivo para la infección, por lo que debe organizar los lugares de trabajo para que los empleados no choquen innecesariamente entre sí. Por cierto, este es otro argumento a favor de dejar a algunos de los subordinados a distancia: cuanta menos gente, más espacio libre.

Rospotrebnadzor recomiendaRecomendaciones para organizar el trabajo de las empresas en el contexto de los riesgos persistentes de propagación de COVID-19 observar las siguientes normas:

• Si el área de la habitación es menor a 50 m², entonces no pueden estar más de 5 personas al mismo tiempo.
• En interiores hasta 100 m² - 10 personas.
• Hasta 200 m² - no más de 25 personas.
• En salas con una superficie de más de 200 m², pueden trabajar hasta 50 personas simultáneamente.

También existen requisitos para lugares donde es posible una congestión de empleados, por ejemplo, cocinas y comedores. Aquí debe aplicar marcas que ayuden a mantener la distancia: debe haber al menos 1,5 metros entre las personas.

4. Monitorear la salud de los empleados

Esté de acuerdo con los subordinados en que la salud está por encima de las acciones laborales. Si se sienten mal, pueden trabajar desde casa, tomarse un día libre o baja por enfermedad, por eso nadie los mirará de reojo. Al final, es mejor redistribuir los deberes de un empleado enfermo a tiempo que enfrentar una situación en la que todo el departamento ya está tosiendo.

Para no exponer a las personas a riesgos innecesarios, es mejor estar atentos e incluso en la entrada de la oficina para eliminar a los que tienen fiebre. En lugar de termómetros sin contacto, es más cómodo de usar cámara termográfica compacta. Puede determinar la temperatura no solo de una persona inmóvil, sino también trabajar con una multitud en movimiento. La precisión del dispositivo es de ± 0,5 ° C y la medición la realiza el dispositivo en tiempo real.

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5. Abastecerse de detergentes y desinfectantes

Se deben establecer requisitos particularmente estrictos para la limpieza de la oficina. Deje un suministro de antisépticos para la piel y toallitas desinfectantes en la entrada, y haga que un gerente de oficina se asegure de que cada empleado se limpie las manos. Recuerde a los empleados que practiquen una buena higiene y se laven las manos con regularidad durante el día y después de cada visita al baño. Suena absurdo, pero esta es la realidad en la que tenemos que vivir.

La limpieza húmeda con desinfectantes en la oficina debe realizarse todos los días. Preste especial atención a las superficies de contacto: las manijas de las puertas, los interruptores y los pasamanos se tocan con mayor frecuencia, por lo tanto, Rospotrebnadzor aconseja procesarlosRecomendaciones para organizar el trabajo de las empresas en el contexto de los riesgos persistentes de propagación de COVID-19 cada 2-4 horas. No se olvide de ventilar: este procedimiento debe realizarse al menos una vez cada dos horas.

6. Actualice los programas actuales e instale otros nuevos

Por razones obvias, las reuniones generales y las reuniones ahora están en línea. Si su empresa irá a la oficina por departamento, un cómodo servicio de trabajo en equipo le ayudará a realizar reuniones de forma remota y a mantenerse en contacto con los miembros del equipo que trabajan desde casa. Por ejemplo, Microsoft Teams le permite no solo organizar una conferencia web, sino también compartir archivos, acceder a ellos con colegas en tiempo real. El servicio está incluido en la suscripción de Microsoft 365 Business Standard, y con él se proporcionan versiones premium Word, Excel, PowerPoint y Outlook, más 1 TB de almacenamiento OneDrive y buzón de 50 GB.

No te olvides del software antivirus: mientras parte del equipo está realizando tareas desde los ordenadores domésticos, merece la pena reforzar la defensa para que datos sensibles no caigan en manos de intrusos. Moderno soluciones antivirus pueden proteger no solo una PC que funcione, sino también dispositivos móviles: si un empleado pierde el teléfono inteligente que se le entregó, el antivirus bloqueará el dispositivo y eliminará toda la información valiosa.