7 consejos para ayudar a los emprendedores a sobrevivir

1. Divida el trabajo en etapas separadas

Los procesos comerciales son continuos, regulares y únicos, a gran escala y bastante cortos. Pero cualquiera de ellos se puede dividir en etapas o iteraciones.

Cuál depende exactamente de las características específicas de su negocio. El enfoque más universal podría tener este aspecto: "Preparación" - "Ejecución" - "Resultados de seguimiento" - "Comentarios". Puede incluir un paso de "Posponer" en esta cadena, y está perfectamente bien. Lo principal es presentar la imagen completa y no olvidarse de los acuerdos y promesas.

Las técnicas de gestión de proyectos ayudan en la planificación eficaz. Para equipos pequeños y pequeñas empresas, las metodologías flexibles son convenientes (lo mismo Agile). Algunos de estos pueden funcionar para usted:

• Melé Es una de las encarnaciones más populares de los principios ágiles. Todas las tareas se recopilan en el backlog, el trabajo en el proyecto se divide en sprints, para cada uno de los cuales se selecciona una cantidad factible de tareas teniendo en cuenta la complejidad. El resultado final de cada sprint es un producto viable que mejora una y otra vez.
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• Kanban es un mapa interactivo de empleo. Se puede componer para mí o para un equipo pequeño. Necesita una pizarra y pegatinas. El tablero se divide en tres columnas, indicando las etapas principales: "Hacer" (Hacer), "Hacer" (Hacer), "Hecho" (Hecho). También puede agregar columnas para tareas no urgentes o no urgentes. Cada parte del tablero debe llenarse con adhesivos que migran de una columna a otra a medida que trabaja.
• Six sigma (6 sigma) es una técnica en la que un proyecto se divide en etapas. Cada etapa se divide a su vez en cinco pasos: definición, medición, investigación, desarrollo y control. El enfoque funciona bien en el desarrollo y fabricación de software de todos los tamaños, desde la confección hasta la confección de joyas.

2. Establezca prioridades y plazos claros

Resolver las tareas a medida que surgen no siempre es eficaz y rentable. Además, aparecen nuevas tareas constantemente, y a veces de forma bastante repentina.

Es imposible captar la inmensidad, incluso si trabaja todo el día y se dedica por completo a su trabajo favorito. Por otro lado, siempre existe la tentación de hacer lo que te gusta y llevar el resto a un rincón más alejado.

El principal recurso de su negocio es usted mismo. Y este recurso no es infinito. Saber esto le ayudará a priorizar y establecer honestamente plazos estrictos. Tenga en cuenta que hacer negocios "para el alma" es un lujo. Y si su objetivo es el resultado y el beneficio, entonces deben ponerse en primer lugar, y no el placer.

Es conveniente organizar y sistematizar tareas en los administradores de tareas: cuando todo está frente a tus ojos, definitivamente no olvidarás ni te perderás nada. Por ejemplo, en un nuevo servicio Workzen Funciona así: agrega una tarea en la sección "Planificación" (el botón "+" en la esquina superior izquierda de la pantalla), especifica una descripción y una fecha límite.

Las tareas agregadas se ordenan automáticamente. Como resultado, puede ver lo que debe hacerse hoy, mañana y más tarde, así como qué tareas ya están atrasadas. Ordene los casos por fecha o por el orden en que se agregaron, y busque los que necesite por palabras de la descripción.

Y si vincula tareas a clientes y tarjetas de productos, obtendrá no solo un juego de pegatinas electrónicas, sino un sistema interactivo conveniente y comprensible.

Prueba Workzen

3. Haz una lista de cosas por hacer

Muchas acciones se repiten con regularidad. Esto, por ejemplo, ordenar y recibir mercadería, preparar una tienda para apertura, inventarios, calcular sueldos, llamar al cliente para decirle cómo avanza el trabajo. Un día todo comienza a tomar demasiado tiempo.

A menudo, simplemente no hay tiempo para algunas tareas que no parecen ser prioritarias. No hay tiempo para desmontar documentos o actualizar software, contar saldos de existencias o encontrar nuevos proveedores. Cosas como esta se acumulan y consumen su tiempo, dinero y nervios.

Hay una salida: simplemente ponga todo en orden. Suena más simple de lo que realmente es, pero se puede hacer en una noche. Haga una lista de tareas pendientes en un planificador o calendario y escriba junto a cada tarea la frecuencia con la que debe realizarse y cuánto tiempo lleva.

Y el proceso de planificación se puede optimizar digitalizándolo. Aquí es donde el tablero kanban vuelve a ser útil, e incluso puedes hacerlo en Google Sheets. En la columna Tareas pendientes, organice las tareas en orden descendente de importancia con fechas o haga una lista para cada día en hojas separadas. Esto ayuda a distribuir uniformemente la carga de trabajo o programar tareas para los días en que hay menos trabajo.

Con una tabla de este tipo, siempre sabrá cuántas tareas de rutina ya se han completado y cuál es su descarga en este momento. Incluso si no está en el trabajo, siempre puede abrir el tablero de tareas pendientes desde su teléfono.

EN Workzen también es posible crear un tablero kanban y visualizar exactamente qué y cuándo hacerlo. También puede ver las tareas completadas (esto lo motiva a seguir adelante).

4. Delegar

Eres el único líder empresarial, lo que significa que tu tiempo no tiene precio. Hay tareas que solo tú puedes completar. Pero no son tantos, el resto puede y debe delegarse. Incluso si técnicamente puede reparar la computadora usted mismo, lavar los pisos o tomar pedidos, le costará demasiado a su negocio.

Será más fácil si sabe exactamente cuánto cuesta por hora. Por ejemplo, su beneficio neto mensual es de 100.000 rublos. Para mayor comodidad, imaginemos que hay 20 días hábiles por 8 horas en un mes. Esto significa que gana 625 rublos por hora. Ahora compare esta cantidad con el costo del trabajo del limpiador, el mensajero y otros especialistas a los que se les podría confiar algunas preguntas.

Tareas que definitivamente vale la pena delegar:

• intensivo en mano de obra y sin alegría;
• requiriendo fuerza bruta;
• monótono y rutinario.

Qué se puede delegar exactamente:

• mantenimiento de equipo;
• entrega, envío, embalaje;
• teneduría de libros;
• soporte legal;
• Tareas únicas que es poco probable que se repitan.

Cuál es mejor no delegar:

• tomar decisiones comerciales importantes;
• planificación estratégica;
• control de la implementación de etapas importantes;
• contratación.

La decisión final es, por supuesto, siempre suya. Mucho depende de las particularidades del negocio.

5. Simplifique la comunicación con el cliente

Tus clientes son tus empleadores. Pero a menudo tienes que dedicar demasiado tiempo a ellos.

Esto sucede por dos razones:

1. Inicialmente, proporciona muy poca información o no puede responder de inmediato a todas las preguntas del cliente.
2. Tiene información sobre los clientes en tres mensajeros diferentes, notas en un teléfono inteligente, un cuaderno y una pila de tarjetas de visita.

Para recibir menos de las mismas preguntas, actualice su sitio web y redes sociales, cuéntenos más sobre sus productos y servicios, agregue fotos y videos. Además, cree un formulario de comentarios para prepararse para la conversación con el cliente.

Nivel avanzado: pide un bot de chat. Podrá responder automáticamente a los mensajes en mensajería instantánea.

Y para comunicarse de manera más eficaz con los clientes, mantenga sus contactos en una aplicación o servicio. Por ejemplo, Workzen le permite llevar todas las comunicaciones a un solo punto, y agregar una nueva tarjeta de cliente requiere un tiempo mínimo.

La información del cliente se puede vincular a tareas y pedidos. Por lo tanto, siempre estará completamente armado: en Workzen es fácil encontrar datos de personas, precios, plazos, mercancías y documentos.

6. Analiza tu trabajo

La eficiencia de cualquier negocio no es constante. A veces superamos nuestras propias expectativas, a veces nos equivocamos. Para dar un paso adelante, vale la pena retroceder y analizar qué se ha hecho y qué no.

Incluso si trabaja para usted mismo y nadie requiere KPI de usted, debe establecer objetivos claros y lograr ciertos resultados. Si la realidad no coincidió con las expectativas, debe detenerse y comprender qué salió mal.

A menudo, el rendimiento empresarial no es culpa suya. Por ejemplo, los productos no se entregaron a tiempo, su pareja se enfermó y hubo menos clientes durante las vacaciones. Estos no son sus errores, pero la próxima vez puede minimizar el riesgo de repetición. Por ejemplo, busque varios proveedores, conecte una empresa de subcontratación, solicite publicidad en las redes sociales con anticipación.

Lo más importante es no agotarse y no decepcionarse con un negocio que ha comenzado a decaer. Todo en tus manos. Saca conclusiones, escribe mil puntos de experiencia y sigue adelante.

7. Planifica tus vacaciones

El descanso es extremadamente importante, especialmente cuando trabaja por su cuenta. Si se dedica a lo que ama las 24 horas del día, los 7 días de la semana, sus recursos no durarán mucho.

Mejor no te arriesgues. Planifique sus vacaciones con anticipación, tómese un fin de semana, permítase distraerse con el trabajo durante las vacaciones solo si hay una fuerza mayor grave.

¿Qué pasa si tienes que trabajar mientras otros descansan? Estás mejor. Haga que los miércoles y jueves sean días de libertad personal y ahorre en viajes en temporada baja. No intente trabajar cuando es poco probable que los ingresos cubran el costo. Es mejor descansar y acumular fuerzas para ganar el premio gordo en el pico de la temporada.

Después de todo, su objetivo es el negocio con fines de lucro, no por el bien del negocio en sí. Y para lograrlo, necesitas planificar adecuadamente los procesos de trabajo, optimizar y mejorar gradualmente tu negocio para que al final tengas buen y mucho descanso.