7 cosas que asustaban a olvidar la hora de planificar un viaje

1. itinerario de viaje marca

Por lo general, los billetes de avión comprados anteriormente, los más baratos son. Una situación similar puede ser y con un billete de tren: en algunas rutas - precios dinámicos. Esto significa que los restos menos lugares, mayor será el precio. Todo lo demás - el transporte, habitaciones de hotel, coworking - también es mejor elegir y pagar por adelantado: solo porque habrá más opciones, y en algunos casos se puede obtener un descuento para principios libro.

Incluso si el viaje va sólo una persona en la empresa debe ser un calendario para su viaje de negocios. Entonces será posible reservar y pagar por todo por adelantado. Por supuesto, a veces los planes pueden cambiar, pero los viajes espontáneos conducir a pérdidas financieras. Tan pronto comenzará a calendario y atenerse a ella, para encontrar dinero para un viaje de negocios repentina fácil.

2. Consulte con su política de viajes

un documento de unas pocas docenas de páginas - en las grandes empresas política de viajes. En él se describen en detalle todos los principios que rigen el viaje: ¿cuánto se puede gastar en billetes, que hoteles categoría están permitidos, la cantidad de viáticos se paga en diferentes países, quién y cómo reembolsar los gastos tropezar. En la política de las empresas de viajes más pequeñas menos formal, a menudo en el ámbito de los acuerdos verbales. Sin embargo, es vinculante.

Especialista que se ocupa de la organización de viajes, para mantener todas las reglas y números en su cabeza no es fácil. Especialmente si una gran cantidad de viajes de negocios y gastos en ellos son siempre diferentes. Cuentas antes de cada acción, ya sea el pago de billetes, reservas de hotel, o viaje de cálculos, consulte con la política de viajes. Y no confiar en su propia memoria y la experiencia - porque todos los errores pueden ser costosos para las empresas.

3. Se calcula la mejor ruta

Cuantos más días de resistir el empleado, más se tendrán que destinar al día. Especialmente cuando el fin de semana capturas de viaje: incluso si estos días no son un experto que trabaja para la empresa son gastos inevitables.

Por otra parte, la diferencia de precios en boletos de avión a diferentes momentos puede neutralizar el ahorro diario. Por ejemplo, las líneas aéreas de bajo coste sólo los martes y los sábados, y el prestigioso línea aérea nacional - todos los días y tenemos que utilizar sus servicios. Considerar todas las opciones, y aquellos en los que menos de todos los días, y aquellos en los que las entradas son más baratas. Esto le ayudará a tomar una decisión informada.

Pero no se olvide de la comodidad de los empleados. Apenas una reunión de negocios tendrá éxito si su colega irá a ella inmediatamente después de un vuelo nocturno.

4. reservar entradas, traslados, hotel,

Organización de viajes de negocios puede ser comparado con una canasta en el supermercado, lo que usted tiene que llenar. Los elementos importantes y costosos en la mayoría de los que - de vuelo, traslado desde y hacia el aeropuerto, hotel. ¿Cómo reservar todo esto de la mejor manera?

• Puede buscar manualmente las opciones adecuadas para la línea aérea, y hoteles, y luego tratar de hacer de ellos la combinación óptima. Pero sin experiencia es poco probable que ahorrar mucho.
• Puede confiar en que las personas especialmente entrenadas - empleados de las agencias de viajes que organizan. Sin embargo, para cada servicio tendrá que pagar, como la agencia toma una comisión por su trabajo.
• Puede utilizar los servicios para la organización de viajes que sirven como un sustituto completo para las agencias de viajes de negocios. Permiten que le permite reservar todo lo que necesitan en cuestión de minutos ya precios competitivos.

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5. Decidir qué hacer en caso de fuerza mayor

Todo puede ir de acuerdo al plan: el avión se retrasa, el empleado se enferma el día antes de la salida, el exceso de reservas de hotel que pase, el evento derecha repente pospuesta. ¿Qué hacer en tales situaciones? Como mínimo, tener en cuenta los costes adicionales en el presupuesto para el viaje. Y estar preparados para resolver rápidamente el problema de los empleados que pueden estar a miles de kilómetros de distancia de usted, le compre nuevos billetes y buscar otro alojamiento.

Importante: explicar a los empleados que pagan por los nuevos billetes y alojamiento de su bolsillo los costos sólo en casos extremos. Por supuesto, va a recuperar sus gastos. Pero, ¿quién se va a compensar los costes adicionales del IVA en viajes de negocios? Declaraciones de impuestos sólo si se hace la transacción entre entidades legales.

6. seguro de cuidado para llevar

ciudadanos rusos en misión en el país pueden utilizar la política de MHI. Lo más importante - no se olvide de llevar con él.
Para viajes al extranjero requieren una póliza de seguro diferente - ir al extranjero. Sin la política, el empleado puede "ampliar" la llegada a otro país. Tales casos - rara, pero todavía vienen. Además, la historia de las facturas astronómicas por un par de golpes en una clínica extranjera no es un mito. La póliza de seguro es barato y ahorra una cantidad significativa.

7. Reunir todos los documentos sobre el viaje

No es tan difícil de organizar el viaje, ya que es para elaborar correctamente. Es necesario hacer un informe de avance, de acuerdo en hoteles y vuelos con la gestión, se recoge una pila de documentos para firmar un informe sobre el viaje... Incluso si la empresa está tratando de escapar de la burocracia, todo lo que aquí debe quedar claro - estos son los requisitos ley.

Para la presentación de informes es necesario recoger todas las tarjetas de embarque, facturas de hoteles, boletos, todos los cheques y otros documentos relacionados con el viaje.

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