¿Cómo organizar un evento fresco en su propio
Consejos / / December 19, 2019
roma Stankievich
Productor de eventos en el coworking "mesa».
Quiero organizar un evento mismo. Por dónde empezar?
Piense en la idea del evento. No debería ser una idea abstracta, sino un objetivo muy específico. Es evidente que responder a tres preguntas:
Lo que quiero organizar?
Así se define el formato del evento. Puede ser una de las partes, festival, Conferencia o de la película. Piensa, por lo que la audiencia lo haces y cuántas personas que desea atraer.
¿Dónde es el evento?
Basándose en el tamaño, decidir lo que necesita un lugar. Por ejemplo, una habitación cerrada para 200 personas, un auditorio con 500 personas o zona al aire libre para 70 personas.
Cuando el evento se llevará a cabo?
Seleccionar fecha exacta con antelación para tener tiempo para hacer todo a tiempo. Un pequeño evento para 100 personas se puede preparar para el mes, y el festival de música 1000 personas - no menos de seis meses. Cuanto antes se decida, más fácil será encontrar un lugar.
Terminada la idea sería: "Quiero hacer una
fiesta tecno en la playa el 31 de agosto en honor al último día del verano. Para el partido debe ser de al menos 200 personas y dos DJ invitado ".Puedo hacer todo por sí mismo?
Difícilmente. Muchos de los casos, y en el día sólo 24 horas. Por lo tanto, para reunir el equipo afines mejor, entre las que se divide todas las tareas. Bueno, si las posters dibujarán el diseñador, para promover el proyecto - un experimentado SMM-especialista, y configurar equipos - zvukach.
No tenga miedo a delegar algunas de las tareas a otros. Lo principal que estaban interesados en el resultado y que podían confiar. ¿En serio hacer su vida más fácil asignando el productor del evento. Su tarea - para resolver todas las cuestiones y disputas, supervisar un equipo y asumir la responsabilidad de lo que está sucediendo.
Si usted no sabe dónde buscar las personas adecuadas para los servicios de ayuda en línea:
- EventCatalog.ru - mayor base de datos de sitios y contratistas.
- theGIFTED - Búsqueda instantánea de los trabajadores y personajes interesantes.
- youdo - En busca de voluntarios o empleados de una pequeña cuota.
El equipo es, ¿qué hacer a continuación?
Haga una lista de todos los casos. Sin duda tendrá que considerar el concepto del evento, definir el presupuesto, encontrar y preparar la habitación, invitar a músicos al alquiler de equipos de banderas maquillaje, organizar el catering (la entrega de alimentos y la oferta y bebidas). No se conforme hasta que no se comprobará el lado de cada elemento.
Obtener juntos como un equipo, discutir el plan de acción y responsabilidades asignar. Todo el mundo tiene que entender lo que dice. Por todo listo tareas fecha tope.
uso Trello o "Las hojas de cálculo de Google"Para trabajar con las tareas. Convenientemente, cuando hay acceso al documento en todo el equipo.
Asegúrese de escribir todo el nuevo número a sus contactos. Mejor que hacerlo en un "evento Imya_Dolzhnost_Data." Por ejemplo, "Vlad fotógrafo 15.07." Por lo que no se confundan.
Me temo olvidar algo. ¿Puedo tener un plan aproximado?
Posible. El plan estándar es la siguiente:
- Organizar reuniones con los equipos de voluntarios, y patrocinadores.
- Preparar entradas, hotel y traslado a los invitados.
- diseño de la orden de impresión y folletos, carteles, camisetas de marca y todo lo que necesitan de antemano para pintar e imprimir.
- Arrendamiento y preparar el lugar. Piense en los lugares para los visitantes, personal, equipo y aparcamiento. Armonizar las listas de invitados y organizadores de los propietarios del sitio.
- Prescribir el tiempo del evento - que en algún momento va a producir. Es necesario conocer la hora exacta en que se sirve la comida, y cuando dicha ventaja.
- Alquilar el equipo. El conjunto mínimo de: portátil, altavoces, mezclador, dos micrófonos, una pantalla y un proyector. En grandes eventos es útil para la comunicación con el equipo de radio con un auricular.
- Para negociar con el fotógrafo y camarógrafo. Prescribir los términos de referencia, para acordar los términos y firmar un contrato.
- Contratar personal: la seguridad, guardarropa, camareros, servicio de limpieza. El número de personas que dependen del evento. Es posible que no requerirá personal adicional o voluntarios pueden ser encontrado.
- Encuentra el líder. Esto es importante. De ella dependerá del estado de ánimo de las personas y el ambiente general del evento.
- Pensar a través de la logística de la forma de entregar la gente, equipos y alimentos al lugar del evento y de regreso.
Anormalidad - la norma más que la excepción. Proporcionar un plan B para cada punto: ¿qué hacer si de repente se da en los tribunales? Y si hay problemas con el sonido? Y si empieza a llover?
No estoy seguro de que puedo encontrar el dinero para el proyecto. ¿Cuáles son mis opciones?
En primer lugar calcular el presupuesto aproximado para el evento y hacer un presupuesto. toda atención gastos: Locales, equipos, invitados, publicidad, impresión, logística, catering, equipo. Por ejemplo, el coste de los invitados incluyen venta de entradas, alojamiento, comidas, traslados y comisiones. El gasto en orden: el pago de facturas telefónicas, los alimentos, los apoyos de compra.
Cuando usted entienda exactamente cuánto necesita, empezar a recoger el dinero. Dónde encontrarlos - que depende del formato del evento.
Si organiza algo socialmente significativo (Festival de graffiti, conferencias de divulgación científica para niños en edad escolar), puede solicitar una subvención para iniciar la recaudación de fondos para Planeta.ru o atraer a los voluntarios.
Si usted está haciendo un evento comercial - Buscar un patrocinador interesado en PR. Hacer una bella presentación y describir claramente lo que beneficia el patrocinador se llega a participar en su proyecto y lo que se requiere de él. Sólo ser honesto y no prometer lo que no puede hacer. Usted tendrá una mejor oportunidad de éxito si el público objetivo de su evento para que coincidiera con el público objetivo de la empresa patrocinadora.
Si organiza un mejor amigo de la boda - los amigos y conocidos de conexión. Se le puede proporcionar con un sitio adecuado, la tecnología y la conducción.
Una buena manera de reducir el presupuesto de las actividades comerciales - a negociar con los contratistas y el trabajo sobre una base de trueque. La mayoría de los contratistas caros - catering y bar alcohólicas. Ponga sus condiciones, prescribir un mandato claro y no dude en pedir un descuento.
Lo que es necesario, a todo lo que estaba en la cumbre?
Importante todos los detalles, incluso el número de aseos y veloparkovki presencia. Sin embargo, hay cinco elementos principales que determinan el éxito de cualquier evento:
- Luz. Buena luz - esto es cuando la escena se ve claramente, el centro de atención no es ciego, y los huéspedes no caerá sombras feas.
- Sonido. Comprobar la técnica de un par de veces, ajustar el micrófono y de acuerdo con el propietario de las regulaciones de ruido ambiente en el lugar.
- Pureza. No hay basura, pisos sucios y los baños no despejadas.
- Seguridad. Aprender el plan de evacuación y la formación conducta para los equipos y voluntarios. Todo el mundo debe saber dónde están las salidas de emergencia, extintores y botiquín de primeros auxilios.
- Temperatura. Nadie no debe ser demasiado caliente o demasiado frío - es necesario comprobar la circulación del aire y capacidad de servicio acondicionadores. en el interior temperatura agradable en la estación cálida - 23-25 ° C, en el frío - 22-24 ° C. Si usted pasa un festival de música, la temperatura debe ser inferior (20-22 ° C), ya que después de la escena de baile en absoluto será definitivamente caliente.
¿Quién tiene que ser una acción coordinada para evitar ser expulsado de la policía?
Es necesario preparar dos notificaciones: la administración de la ciudad y al departamento de policía (si el evento es de menos de 2 000 personas). Ellos pueden ser enviados por correo o mensajería, dos copias de cada órgano. Si usted está planeando un evento, que será más de 2 000 personas, se necesita, además, para enviar una notificación al gobierno de la región y el departamento de policía regional.
El aviso está escrito en forma libre: es necesario especificar que desea aplicar, qué nombre y el propósito del evento, dónde y cuándo se llevará a cabo, cuánto se espera de los participantes, que los organizadores. Ejemplos actualizaciones buscar en Internet.
Para celebrar contratos con todos los contratistas que lo abastecen la técnica, la restauración o proporcionan alquiler de espacio. Negociar con claridad todos los detalles y asegurarse de que están de acuerdo. Por ejemplo, si de acuerdo en que la limpieza final del inmueble por el propietario, el artículo debe estar en el contrato.
Cómo anunciar el evento para tanto como a tantas personas como sea posible?
Darle un nombre y un logotipo. Deje que el diseñador dibujar carteles y desarrollar una identidad corporativa. Hacer un sitio sencillo con información sobre el evento - por ejemplo, Tilda.
Enviar un comunicado de prensa con información sobre el evento, qué, cuándo y dónde se gasta, quiénes son los organizadores, socios y partes interesadas. Trate de periodistas de interés. No escriba demasiado seco y enviar comunicados de prensa a los medios especializados - los que tienen el mismo público objetivo como su evento. Póngase en contacto con la junta editorial en la mayoría de los sitios se puede encontrar en el dominio público.
No se olvide de la promoción en redes sociales. Crear una cita en Facebook, «VKontakte" y la página de eventos en Instagram. Ejecutar publicidad dirigida y pantallas configuradas correctamente: sólo debe mostrar su público objetivo para el presupuesto de publicidad no ir a perder. Pedir a las grandes comunidades urbanas y bloggers para hablar de su evento en sus páginas. Si usted no es bueno en la SMM, leer Blog "Netologii" - hay muchos materiales útiles acerca de la promoción en redes sociales.
Todo está listo. Otra cosa que usted necesita para proporcionar?
Estar plenamente preparado. En el organizador siempre debe ser cargado con teléfono y conexión a Internet, cargador de batería, el reemplazo portátil, cable de extensión, adaptadores HDMI para todos posibles conectores, pegatinas, cinta, varios encendedores, cuchillo de papelería, cinta adhesiva y analgésicos en caso de dolor cabeza.