¿Cómo organizar el espacio de trabajo y el tiempo en la oficina
Estudio Y Trabajo / / December 25, 2019
D. CarnegieTodo comienza desde el lugar de trabajo.
El trabajo comienza desde el lugar de trabajo y su organización. Por supuesto que hay excepciones en forma de personalidades creativas y únicas, para los que el problema no es tan importante. Pero incluso ellos tienen su propio sistema de desorden creativo, a pesar de que no reconocen. La mayoría de las personas trabajan para las tablas regulares en el espacio de oficina convencional, y los siguientes consejos son para ellos.
escritorio
entorno de trabajo adecuado fija la mente en el ritmo adecuado. Usted no mantiene su casa un desastre, y usted sabe dónde está. Del mismo modo, en el lugar de trabajo: todo debe estar en sus lugaresY extra de cualquier cosa que pueda distraer de la tarea principal.
Cómo todo comenzó cuando sólo vienen a trabajar? Con un ordenador de sobremesa. Y por lo general hay montones de papeles esparcidos papelería, tazas, algunos suvenirka inútil y polvo en el equipo. ¿Y cuál es el estado interno de estos puestos de trabajo? Sin montar. Usted está así, por supuesto, no será considerado, pero el subconsciente ya ha decidido todo. ¿Qué pasa con la realidad, como usted. Una conciencia de esta idea se ha recuperado, y su espíritu ya no es.
Constantemente mantener su escritorio en orden. Comience el día con una bayeta, ajustar la iluminación, hacer una nota de información útil sobre las pegatinas, lavar su taza de café, llenar su calendario - fijarse un estado de ánimo de trabajo. Estos pasos simples le dará energía para el trabajo posterior.
El lugar de trabajo ideales - una herramienta para el trabajo, la iluminación cómoda, papelería necesaria y muebles sencillos para el empleado.
Como trabajo: de pie o sentado? Usted decide. Creo que se sienta mejor, pero asegúrese de tomar un descanso: pasear, hacer pequeña de entrenamiento, Se respira aire fresco, a la altura de 2-3 pisos de arriba. Mi modo de funcionamiento: 45 minutos - una tarea sin interrupción, el descanso de 15 minutos, a continuación, 01:00 de funcionamiento continuo y 15 minutos de descanso. Así construida jornada laboral.
No se olvide de su propio armario o el archivo, ya que cada empleado es siempre acumula su propio archivo de archivos personales o de papel. Además, en un armario para guardar cosas personales que no quieren hacer alarde. Cada estante y el gabinete deben cumplir su función y no se traslapan con otros elementos. Por lo que será más fácil trabajar con documentos y diversos accesorios.
gestión de documentos electrónicos
maquillaje copias de seguridad su evolución, documentos, proyectos, información de servicio almacenada en su ordenador y los envía al servidor de la empresa, o la nube.
¿Cuánto esfuerzo y los nervios de la gente pasa por la información perdida! Ordenador estropeado, colgado, alguien elimina accidentalmente datos importantes. No repita su error y hacer copias de seguridad. No permita que las circunstancias que usted y su trabajo de control.
No instale las aplicaciones innecesarias, la mayor parte de las operaciones necesarias se ejecutan en paquetes de software estándar. Si usted es fluido en una determinada herramienta para el trabajo, pedir orientación o departamento de TI de su instalación, dando razón de su trabajo efectivo en el mismo.
Otro consejo simple: tratar de atenerse a su espacio electrónico para algo que uno. Si usted disfruta de los servicios de "Yandex", ellos elegir si servicios de Google - trabajar con ellos. Usted sabrá que todas las fortalezas y debilidades de las herramientas, y también será capaz de configurar rápidamente el sistema a una nueva ubicación. No siempre es una carrera para los programas frescas justificado.
En la estación de trabajo, crear su jerarquía electrónico simple personal. Usted debe tan pronto como sea posible para encontrar toda su documento de edad. Esto es especialmente importante cuando usted está obligado a decidir de inmediato algo y se le olvida donde se almacena esta información.
Todos los documentos más importantes son escaneados. Muchos de los conflictos entre trabajadores divisiones surgen debido a algunos documentos importantes perdidos.
planificación
¿Ha notado que el trabajo a veces se convierte en papilla: una gran cantidad de tareas, conversaciones, reuniones, revisando papeles. Y estás en la empinada sin fin. Parece que funciona, pero no se puede calificar de trabajo. Detrás de todo esto no se puede ver el panorama general de lo que está sucediendo, y es uno de los problemas de rendimiento moderna: las acciones tienen resultados, también, pero no son muy visibles en la rutina.
Para que esto no era, que tiene que ser plan de tareas y actividades para el día, semana o incluso un mes.
La mayoría de los usos cuadernos o diarios. Sí, es bueno, pero el papel - "RAM", su cifra de negocios se almacena en ella, pero la información básica se pierde en la multitud de páginas. Cuaderno o diario - que es una forma arcaica de planificación. En el diario no se puede ver la imagen completa de los hechos, sin darse cuenta de cuando es mejor hacer una cosa, pero cuando el otro, y también podrá perderse ningún acontecimiento importante. No hay manera de extraer los datos necesarios y llevar a cabo un análisis exhaustivo. Imaginar la cantidad de hojear las páginas para que coincida con la información que necesita.
Ahora hay muchos aplicaciones y servicios en línea para la organización de su tiempo de trabajo. Créeme, esto tiene que dirigirse si desea ser productivos independientemente de la situación y estado de ánimo. A-hacer-lista de hoy - es todo para las tareas eficientes y gestión del tiempo.
Utilizo el sistema en el contexto del entorno de planificación de Outlook Gleb arcángel. Lo que me gusta de ella: la simplicidad y la eficacia de la herramienta, la aplicación familiar, que combina un calendario, tareas y correo electrónico en un solo espacio de información, la integración con aplicaciones de oficina. Este sistema de planificación puede entrenar a cualquier empleado por un corto tiempo.
Estos son algunos consejos para la organización del tiempo de trabajo:
- Plan flexible en el contexto en lugar de una de tapa dura en el tiempo.
- Aprender a entender que lo más importante y lo que no lo es.
- Es fácil parte en las tareas de menor importancia.
- Aprecian la calidad llevó a cabo del tiempo, en lugar de tomar el tiempo mismo.
- Dígase a sí mismo y otros "no" cuando lo necesite.
- Comience el día con tareas difíciles y desagradables.
- ¿Cuándo se va a tareas y proyectos de trabajo, ponerlos plazos.
Poderosa técnica psicológica - se borra o finalizada puso delante de él una garrapata. Esto le dará una energía interna adicional para lograr grandes resultados. Usted verá que todo lo que no es en vano.
El trabajo con el correo electrónico
La forma de organizar el trabajo con el correo electrónico?
En primer lugar, es necesario establecer el tiempo para trabajar con ella para reducir el número de interrupciones. Esto se realiza mejor en las horas de la mañana, cuando las tareas comienzan a formarse, y por la tarde, cuando es necesario, comprobar cómo van las cosas.
En segundo lugar, la ambigüedad de la carta no es necesario responder inmediatamente. Es necesario pensar las cosas: el tratamiento, la construcción de la respuesta, para más información. Trate de hacerlo que la subjetividad es lo más pequeño posible. Olvídate de una respuesta rápida, todos acostumbrados a hacer en redes sociales.
En tercer lugar, no sobrecargue el texto de una carta de información que es comprensible sólo al remitente. Trate de responder brevemente y de manera sucinta, con un peso cada palabra. En esta era digital, es muy importante: nadie quiere caminar a través de un único conclusiones.
Y, por último, no se olvide de la etiqueta: la dirección para el destinatario, el estilo de la escritura, la información sobre el caso, los datos de contacto. Aprender la compilación de cartas, análisis de lo que está escrito, y las normas de tratamiento.
instrumento adicional
¿Qué más ayuda a hacer el trabajo más eficiente, por lo que es pizarra. Una herramienta indispensable, especialmente cuando llegue el departamento idea genial o soluciones a problemas serios con etapas intermedias.
En mis actividades profesionales de la junta era un accesorio del entorno de trabajo. Es útil desde el punto de vista del ahorro de papel. No vas a creer lo que se gasta en hojas explicativas sus ideas y soluciones.
A través del pensamiento visual (que es en absoluto) la gente puede dibujar de manera conjunta en la pizarra, explicando sus pensamientos y ofrecer la mejor solución al problema. Todo el mundo puede ver todo y entender.
Yo añadiría que mi trabajo música ayuda. Tiene un efecto positivo en mi rendimiento, especialmente cuando se tiene que trabajar con tareas monótonas en su ordenador o para registrar un gran conjunto de documentos. Y en general es bueno para empezar la mañana con una música positiva. Pero no lo incluya todo, recuerde: usted no está solo, sólo alguien va a interferir con la música.
Y qué herramientas adicionales que está utilizando en su trabajo?