¿Cómo no asustar a los clientes de distancia y socios: los malos hábitos al escribir correos electrónicos
Estudio Y Trabajo / / December 25, 2019
En el trabajo, muchas personas están literalmente atacados por un gran número de correo electrónico en mensajes, que necesariamente deben ser contestadas. Por supuesto, es muy difícil de hacer frente al volumen de las tareas y hacerlo correctamente. Sin embargo, hay errores graves, que en realidad debería ser evitados.
Aprender las reglas básicas de etiqueta correos electrónicos de escritura no es necesario para hacer que sus letras transformadas en obras maestras literarias. Es completamente inútil. Pero si usted puede deshacerse de los hábitos que indican falta de profesionalismo, su negocio va a ir mucho más éxito.
¿Qué grandes errores al escribir el mensaje de correo electrónico son los más comunes?
1. Abuso marcado "urgente"
Si se comporta como un niño en la parábola, que gritó "lobo! Lobos! "Y poner todas las cartas en una fila marcada como" Urgente", muy pronto dejará de destinatarios a los que se toman en serio. Cuando realmente se necesita una respuesta inmediata, nadie va a prestar atención a esta marca.
2. excesiva informalidad
Elección de los modales de comunicación depende de la calidad de la relación entre usted y otra persona. informalidad excesiva muestra una falta de profesionalismo.
Tenga cuidado de que el uso marcas de exclamación, sonriente, la selección de color de texto, fuentes de lujo, la jerga de Internet y abreviaturas. Ellos simplemente no le ayudará a crear la imagen de un empleado con experiencia.
También, preste atención al hecho de que algunas personas no entienden las siglas. Especialmente elegir cuidadosamente el tono de la comunicación con los extranjeros y los miembros de otras generaciones.
Recuerde: carta de negocio Debe ser fácil de leer. Para ello, utilice el tipo de letra Arial, Calibri o Times New Roman, establecer el tamaño de 10 o 12 unidades. En cuanto al color, lo mejor es permanecer en el negro.
3. tono demasiado frío de la comunicación
Al mismo tiempo, el destinatario no debe sentir que se comunica con el robot. Algunas de las cartas parecen personas reales como si en realidad se trata de un mensaje de contestador automático.
Si su carta se ve su personalidad, su entusiasmo ayuda a dar forma a voluntad el receptor una visión positiva de usted como un interlocutor comercial. Lo más importante - no se exceda.
4. Abuso de una función de "Responder a todos"
Los mensajes de correo electrónico no tienen la intención de convertirlos en un acogedor chatik. Si está respondiendo a un mensaje, que se envía a un grupo de personas antes de pulsar "enviar todos", asegúrese de que su respuesta es muy interesante y necesario para cada uno del grupo.
5. Transferir el mensaje sin la aprobación del remitente
Esto es al menos molesto. Y puede suponer un perjuicio significativo a su credibilidad.
No importa lo que usted envía. Es posible que desee enviar un mensaje al cliente a su jefe, que se refiere al cliente. O si no puede resistir la tentación de convertir en la cadena de los destinatarios de la carta que contiene algunos datos personales, su colega. En cualquier caso, no se debe hacer sin el permiso del remitente.
6. El envío de copias de las cartas ocultas
Al enviar a alguien una copia oculta de la carta en el interlocutor un pensamiento: "¿Y quién más enviado una copia" Hace que engendra desconfianza y la sensación de que usted está ocultando algo.
Si desea enviar una carta a alguien que no debería estar presente en la cadena de saltos, sólo debes copiar y pegar el texto en un nuevo mensaje separado.
7. formulación correcta del tema
Si el campo "Asunto" introduzca algo así como "Soy yo", "Hola" o "Para su información," no da al destinatario una pista sobre el contenido de la carta. Como resultado, es probable que su mensaje no será siquiera ser leído.
Si lleva a cabo correspondencia comercial, El tema de su carta debe ser breve, de gran capacidad y precisa. Si el destinatario entiende inmediatamente lo que estás escribiendo, lo más probable es que va a leer su mensaje y responder más rápidamente a ella.
8. El mal uso de los mensajes personales
Chistes, historias conmovedoras y cotizaciones de motivación a veces vienen muy fuera de lugar. Pero en grandes cantidades, que rápidamente se cansan de destinatario. Hacer bandejas de entrada no bombardear mensaje sin sentido a un colega, incluso si lo hace con las mejores intenciones. Tarde o temprano, los receptores simplemente eliminar ese tipo de mensajes sin leerlos.
9. poner abajo
No tener la tentación de expresar en una carta a la justa ira hacia el destino, incluso si se merecía tal reacción. Incluso si usted está esperando su paquete durante un par de meses. Eso sí, no hacerlo. La gente siempre recordará ser grosero, y es malo para su imagen comercial.
En su lugar, escribir un mensaje que se va a enviar receptor enojado, y se deja durante un par de días en la carpeta "Borradores". A continuación, editar y eliminar todo lenguaje ofensivo. Por lo que será capaz de demostrar su profesionalismo.
10. familiaridad
Si usted sabe muy bien destinatario del mensaje, ya veces se lo puede permitir algunos cumplidos agradables. Pero si este es su socio de negocios o cliente, salvo tono cortésmente restringido de comunicación. Finalización de letras tales como "Nos vemos pronto!" En este caso no sería apropiado.
11. El uso de la dirección de correo electrónico absurda
Volantes, direcciones ridículos vulgares o abiertamente atraerá la atención negativa a los destinatarios. Si usted simplemente no puede separarse de su cuadro [email protected], a continuación, rebobinado de la correspondencia comercial cuenta separada.
12. Un gran número de errores tipográficos
Enviar mensajes desde el teléfono no le exime de la obligación de comprobar su correo electrónico en los errores. Si lo hace más de un error tipográfico en la carta, no se presenta a sí mismo de la mejor cara. Si necesita enviar un mensaje sobre la marcha, es importante revisar cuidadosamente antes de enviar.
13. El envío de mensajes por la mañana temprano
A veces, cuando usted se levanta temprano y se siente bastante productivo, Tenga la tentación de reaccionar rápidamente con la correspondencia comercial. Sin embargo, la mayoría de los receptores llamó la atención sobre el momento de enviar la carta. Si envía un mensaje a las tres de la mañana, a continuación, en el mejor de usted considere un adicto al trabajo, y en el peor - no es exactamente saludable.
Si la inspiración hallazgos noche para ti, sólo guardar como un proyecto de carta y enviarla a las horas de trabajo.
14. La elaboración de las letras demasiado largas
La mayoría de la gente simplemente ver los mensajes que no están recibiendo un asimiento en el texto. Tenga esto en cuenta al escribir una carta. Grandes bloques de texto hacen que sea difícil de leer, por lo que dividir el mensaje en pequeños párrafos.
Utilice las listas. Ellos harán su mensaje aún más legible. Además, se puede seleccionar la parte más importante del mensaje en cursiva o negrita.
Evitar errores descritos, y luego se puede crear una buena impresión de sí mismo, lo que sin duda contribuirá a su carrera.