Hemos creado el sistema de gestión de documentos electrónicos en un par de clics

traducción de documentos comerciales de beneficio en la figura y en la nube. Sin embargo, algunas compañías piensan que es demasiado difícil hasta el momento: los términos desconocidos, no está claro cómo funciona todo. «megáfono"He creado un sistema electrónico de documentos muy simple y conveniente.

Un poco de historia y teoría

En 1960 la organización en los Estados Unidos y Europa comenzó a intercambiar datos electrónicos. Pero documento electrónico disfrutó sólo unas pocas grandes empresas que podían permitírselo. De hecho, las normas comunes no intercambiar documentos electrónicos. Mientras que en la década de 1970 no está hablando acerca de la firma electrónica.

Firma electrónica - es decir, la información en formato electrónico que se adjunta a la otra información en forma electrónica (Información Firmado), o de otra manera asociado con dicha información y que se utiliza para determinar el firmante información.

El artículo 2 de la Ley Federal "Sobre la firma electrónica"

En pocas palabras, es requisito del documento electrónico para validar su autenticidad (autoría), la autenticidad e integridad.

El algoritmo de cifrado para crear una firma digital primitivos fue desarrollado en 1977. Y siete años más tarde adoptaron el intercambio europeo común de datos estándar EANCOM (EDI).

En la década de 1990, muchos países europeos han adoptado leyes específicas en los documentos electrónicos y legalmente importante documento se convirtió llevado a cabo en forma electrónica. En Rusia, una ley aprobada en 2011.

gestión de documentos electrónicos

Más y más compañías automatizar los procesos empresariales internos, implementar sistemas de información y almacenar datos en la nube. En lugar de los tratados de papel y actos llegado a documentos electrónicos. Ley de horarios.

Y si la optimización interna de la mayoría de las empresas manejar más o menos éxito, el documento electrónico con los contratistas a menudo francamente poco convincentes.

gestión electrónica de documentos (EDM) - un documento jurídicamente significativa en formato electrónico entre personas jurídicas y / o individuos.

Una situación típica: el contador se encuentra en su sistema contable, certificado de finalización, imprimir y enviarlo por correo a la contraparte. Unos días más tarde la firma del socio contador recibe y escanea el documento, y luego hacer manualmente el cableado en su sistema de contabilidad. Ambas partes tienen que almacenar versión en papel del acto.

gestión de documentos electrónicos en tiempos simplifica y acelera el proceso.

Beneficios de EDI

1. No es necesario pagar el sueldo a pagar el servicio de mensajería o los servicios postales.
2. Trabajo con documentos electrónicos más rápido y cómodo, y el riesgo de que se pierden en el camino, es cero.
3. No hay necesidad de almacenar toneladas de papel en la oficina.
4. Todos los documentos están a una distancia de un clic para tener acceso a cualquiera de ellos puede ser cualquier lugar donde haya acceso a Internet.

Cómo configurar EDI

Hay dos formas básicas para el intercambio de documentos electrónicos: directamente ya través de un intermediario.

En el primer caso, la empresa debe entrar en un acuerdo entre sí, que se describirá en detalle el procedimiento de y las condiciones de cambio, o cada uno de los contratistas deben tener una electrónica cualificada firma. Para obtenerlo es necesario acudir a los centros de certificación acreditada por el Ministerio de Comunicaciones de Rusia.

Sin embargo, incluso en presencia de una firma electrónica reconocida, no todos los documentos se pueden enviar directamente, por ejemplo, por correo electrónico. Bajo la ley actual, una factura puede ser enviada en formato electrónico aprobado por el formato XML Servicio Fiscal de la Federación.

Por tanto, es mucho más fácil de configurar documentos electrónicos a través de un intermediario. "MegaFon" compañía ha desarrollado una interfaz basada en la web de la forma, la firma y el intercambio de contabilidad y otros documentos entre entidades legales. Con la ayuda de su contador, gerente o el secretario será capaz de entrar rápidamente en un contrato con una nueva pareja, establecer expensas del proveedor o tener una estimación del contratista.

En este caso, todos los documentos se almacenan de forma sistemática y fiable en la oficina de personal de la empresa.

Para utilizar el EDI, debe tener una firma electrónica cualificada.

En la oficina privada del portal de "documento electrónico" de "megáfono" puede crear nuevos documentos (sin firma y envío) y descargarlas en el ordenador de sobremesa.

Allí se pueden solicitar los documentos de presentación de informes para comunicar: cuentas, facturas y actúa. Los documentos producidos de esta manera son jurídicamente relevante y no requieren la impresión o copia en papel.

Incluso a un acuerdo sobre la prestación de servicios de comunicaciones móviles "MegaFon" puede concluir de forma remota. Para clientes corporativos, que tienen una firma electrónica no es necesario dedicar tiempo a visitar la oficina de la empresa. Todo se puede hacer a través del estudio personal. Rápidamente, y lo más importante, absolutamente libre.

Otra ventaja del documento electrónico de la "MegaFon" es que puede ser fácilmente integrado con 1C. Si se trabaja con este sistema de contabilidad, puede cargar documentos en el portal directamente desde 1C.

Para empezar a utilizar el "Documento Electrónico", es necesario:

1. Inscribirse en el adecuado portal.
2. Conectarse a un sistema de firma electrónica válida.
3. Llenar una solicitud de adhesión al sistema de regulación documento electrónico.

Los primeros 14 días que serán capaces de utilizar el paquete básico "Promo". Proporciona libre de envío de hasta dos mil formalizado y no formalizada a miles de documentos. Dos semanas - tiempo suficiente para disfrutar de todas las ventajas del documento electrónico. A continuación, se puede elegir un plan de tarifas en función de sus objetivos de negocio.

Servicio "Documento Electrónico" ahorra tiempo y dinero para el registro de las transacciones y el intercambio de documentos. Ventajas del servicio para apreciar plenamente los agentes, distribuidores, concesionarios, empresas con estructura de ramas y así como las empresas la planificación para aumentar la eficiencia del intercambio de documentos, tanto interna como cuando se trata de socios. Los procesos de negocio más rápidas, mayor será el beneficio. De acuerdo, es tonto para pasar una decisión de este tipo.

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