¿Cómo no ser esclavo de correo electrónico: 7 consejos de cabeza LinkedIn
Estudio Y Trabajo Productividad / / December 23, 2019
Un gran número de personas que cada día se enfrentan al mismo problema: el correo electrónico, diseñado para optimizar los procesos de organización y de trabajo y los procesos de comunicación, a menudo se convierte en un vigilante mal, te hace seguir atentamente los miembros, si está trabajando en un transportador la cinta. Te cuesta un poco distraído como la acumulación de información en constante girar rápidamente una ordenada y rastrillo volcado buzón limpio, que es la más difícil cuanto más tiempo no vuelve a la electrónico.
Hoy os ofrecemos algunos consejos simples para manejar el proceso de interacción con el correo electrónico de Jeff Weiner, director ejecutivo LinkedIn. Esta persona de guardia tiene que mantenerse en contacto con cientos de personas todos los días, y tiene un par de trucos que le permiten no se ahogan en esta avalancha información.
Mi buzón de correo electrónico se convirtió esencialmente en un nodo central en mi flujo de trabajo - a través del correo electrónico, que se comunican regularmente con más de 4300 empleados en 26 ciudades de todo el mundo. No puedo decir que siempre he sido un fan de correo electrónico, o que yo no era una situación en mi trabajo con el correo que parecía una tarea de Sísifo.
De todos modos, a lo largo de los años he desarrollado algunas recomendaciones prácticas que me permitieron pasar del concepto de "yo controles de correo," el concepto de "I controlan el correo."
1. ¿Quieres recibir menos correo - enviar menos de correo electrónico
Tal consejo parece ridículamente simple, especialmente en el contexto de un problema tan común, pero para mí, creo que esta es la regla de oro para la gestión de correo electrónico con éxito.
Esta conclusión vino a mí mientras trabajaba en una empresa anterior, en el que dos empleados más estrechamente asociado conmigo, salió de la empresa. Son muy eficaces en la comunicación con la gente, una gran cantidad de trabajo y, como se vio después, enviar una gran cantidad de correo. Como siempre y cuando hayan trabajado en la empresa, el volumen de correo que viene a través de e-mail, parecía completamente normal, pero después de que se fueron, me encontré con que en mi tráfico de correo se redujo en alrededor de 20-30%.
Toda esta actividad en el post era no sólo sus letras: no eran mis respuestas a ellas, y sin embargo no hubo cartas y respuestas de todos los receptores se une a la correspondencia. A menudo, estos mensajes no son demandados mi participación obligatoria en la discusión.
Desde el momento en que puse la condición clara - no escriba ninguna necesidad aparente. Resultado: menos de correo electrónico y más orden en el cajón sin perjuicio de la actividad laboral. Desde entonces, trato de no apartarse de esta regla.
2. Marcar como no leídos mensajes de correo electrónico pendientes
Marcar como no leídos cartas cambió fundamentalmente la forma de trabajar con el correo. Ando lo suficientemente rápido para el correo entrante, responder de manera inmediata a la más urgente, y eliminar innecesarias. Esas cartas, a la que tengo que volver más tarde si hay tiempo, me marcan como no leído. Esto elimina el temor de que una carta importante leer, y sin respuesta, serán olvidados y serán enterrados en las entrañas de la casilla de correo. Este enfoque permite una especie de Tareas-List, a la que me referiré más adelante.
Cada vez que intento acabar con el mínimo número de mensajes pendientes, y lo ideal es que no debe ser en absoluto. Si el día de hoy no tengo tiempo para ir de nuevo a ellos, entonces van a comenzar con la siguiente mañana trabajando.
3. Fijar un calendario claro con el correo
En los últimos años, mi vida va en días laborables según calendario chotkomu bonita. El aumento en el 5: 00-5: 30 de la mañana, una hora en el correo electrónico, la lectura de noticias, el desayuno, el juego con los niños, la formación, la oficina, volver a casa, puesto los niños a la cama, cena con su esposa, descansan (normalmente viendo la televisión pasa a una bandeja de entrada de limpieza durante los comerciales y aburrida momentos).
Se encontró que cumplir con este programa, yo administrar fácilmente el correo, sin embargo, vale la pena al menos un poco de orden de cambio, mientras el caos se inicia en su buzón de correo.
En este caso, no se sentirá la creciente presión de saber que su cuadro de repente se queda sin atención. La observancia del programa le ayudará a mantener todo bajo control. Esto ayudó a Benjamin Franklin, y le ayudará.
4. hacerse entender
Recuerde que el juego del teléfono roto? Luego fue bastante divertido, pero ahora todo se considera dentro del concepto de trabajo y los negocios, y no es hasta juegos.
Las palabras son muy importantes, y con el fin de evitar la ambigüedad y la mala interpretación de su necesidad de ser seleccionados con mucho cuidado. El más sencillo y claro para entender el texto, menor es la probabilidad de una segunda carta con la solicitud para explicar la primera.
5. Pensar en los destinatarios
A menudo parece que el campo "Para" y "CC" percibido por muchos como uno y el mismo. De hecho, se pueden utilizar de forma única para que quede claro de cualquiera de los destinatarios que se pueden esperar una respuesta, y que envió una copia de la carta con el fin de mantenerlo en el bucle.
De hecho, no seleccione los destinatarios, que están obligados a responder - es la manera más rápida de hacer un pánico y la confusión en la conversación. 6 destinatarios en vez de 1 y 5 copias del receptor - Este precio de 5 posibles respuestas, cada una de las cuales pueden transformarse en una conversación aparte entera.
6. acusa recibo
Si ha especificado como el destinatario, y la letra es realmente dirigida a usted, no ser perezoso para informar al remitente que ha recibido una carta. No se necesita una gran cantidad de palabras, se le acaba "aceptado" o "recibido". Esta será una señal de que la información que recibió en el volumen total y adecuada y el expedidor no se requiere que le envíe algo más sobre el mismo tema.
Si no confirmado la recepción, el remitente permanece completamente inconsciente de la letra. Tal vez se perdió en las profundidades de su buzón de correo? Si se trata de información importante, las dudas y la emoción obligarán a que el remitente le escribir otra carta con Te estoy pidiendo que confirme la recepción de la primera letra, o pedir a otra persona acerca de su presencia en el trabajo lugar. Las personas involucradas adicionales, enviados y recibidos letras adicionales.
7. Mantener sus emociones fuera del correo
El correo electrónico puede ser una herramienta útil si se usa correctamente. Ella puede convertirse en una fuerza destructiva si se usa incorrectamente. El ejemplo más común - el uso del correo electrónico para la discusión de temas polémicos y sensibles de conflicto.
Nunca dejará de sorprenderme cómo la gente usa en las palabras y frases correspondencia que nunca se puede decir en presencia de la misma audiencia.
Si de repente se encuentra en una correspondencia similar, realice una cosa simple - parada. Para resolver la controversia o conflicto puede, tomar el teléfono y llamar al destinatario, ya sea personalmente se reunió con él. Temas tan delicados deben ser tratados no en la correspondencia de texto. El texto no expresa el componente emocional, la entonación y otras cosas importantes que podrían ser decisivos para una solución constructiva del problema.
(vía Jeff Weiner)