Cómo detener el flujo de tareas entrantes y establecer el orden en los asuntos
Productividad / / December 23, 2019
Hace unos días, con un conocido, una charla sobre el tema de las cargas de trabajo de gestión. Se hizo la pregunta - "Cada día recibo tareas más de lo que puedo lograr. El número de tareas pendientes de todos los aumentos y aumenta y aumenta el caos. Cómo detenerlo? "La pregunta es relevante para muchos. Muchos están familiarizados con la sensación de impotencia que experimentan las personas bajo el ataque de las tareas entrantes y cada vez mayor, lista de tareas. Aquí están 5 pasos para salir del caos.
Consejo №1 - Sólo parada ...
1. o más bien... Detener el flujo entrante. Con el fin de comprender el mecanismo de trabajo, es necesario empezar a tope. Usted no será capaz de solucionar el problema, siempre y cuando sigan a venir a usted un torrente. Por lo tanto detener el flujo. No acepte nuevas tareas y tomar un descanso. Esta parada no sólo le permitirá desmontar fácilmente la lista actual, sino también a centrarse sólo en esto. En general, Sala de conferencias 1 - Recoge todas las tareas en una sola lista, y no tome las cosas nuevas que todavía no puestos en la lista. Nota - hacer la lista es "correcto" cuando se sabe todo lo que necesita hacer es sentir un cierto control y satisfechos de sí mismos. El último punto es el más importante. Esto no es broma. Es necesario para recuperar una sensación de satisfacción.
Y entender - el mundo no se derrumbe y la empresa no se derrumbará si usted retiró durante un par de días.
2. los costos de tiempo tasa. El siguiente paso es estimar cuánto tiempo tomará para cada tarea. No se necesita una alta exactitud de la evaluación. Voto "a ojo". Lo más importante que usted podría entender - ¿cuánto tiempo se debe emplear para completar todas las tareas de la lista. Puede suceder que, de acuerdo con estimaciones preliminares, toda la lista, se necesitan 2 meses de tiempo de trabajo neto. Si estas tareas no se distribuyen en el tiempo, por lo que realmente puede cumplir con ellos, a continuación, la lista es absurdo y requiere la optimización.
3. Optimizar la lista. No es un asunto sencillo. Por una razón - para optimizarlo necesita una evaluación seria y crítica de sus casos.
- Dar a los demás todo lo que pueden hacer sin ti. Hay dudas? ¿Usted cree que puede hacerlo mejor? Aún así dar y poner un recordatorio en el control.
- Agrupar sus tareas. Tómese el tiempo para procesar correo electrónico y las llamadas telefónicas. Hacer cosas similares en una fila. Esto ahorra tiempo.
- Poner todo lo que se puede hacer después. Incluso las cosas asociadas con los clientes se pueden transferir. Simplemente los arreglos. Asignar los contactos con los clientes de manera más uniforme. cambie las fechas en que esto se puede hacer. Libre sala de sí mismo para la maniobra.
- Retire todo lo que ha perdido su relevancia. matar sin piedad tareas, la idoneidad de los cuales es dudosa.
4. Realizar tareas con el fin. Ordenar la lista de tareas de menor a mayor. Esto significa que en un principio el negocio van menor tiempo. Hacer todas las cosas que requieren menos de 30 - 40 minutos. ellos lo hacen de forma sucesiva hasta el final. Olvidarse de todo lo demás. Cuando el problema a corto plazo, okinte vista de lista. Sin duda, se ha vuelto más real y puede trabajar con él. Tal vez incluso se puede reanudar el flujo de tareas. En cualquier caso, planificar todas las tareas que quedan por lo que está casi al 100% de probabilidad de ellos fueron capaces de realizar como estaba previsto. E incluso crear usted mismo una reserva de tiempo para el 15-20% del tiempo necesario para resolver el problema. ¿Quién mejor que la nueva versión sin terminar.
5. Decir "no" planificación duro. En cualquier caso, no limitar estrictamente el tiempo y la fecha límite para la tarea. Ahora la planificación rígida es su enemigo. estricta planificación eficaz en una situación de control relativamente estable. Ahora todo es muy inestable. Así que se da el tiempo y la proporción de las libertades. No conduzca su cerebro en el marco. De lo contrario, usted se vuelve al punto de partida. Usted necesita calmarse, medida a realizar la tarea de la lista en su debido momento. Una vez más - en orden. No manipule la tarea hasta que haya terminado la anterior. Una tarea a la vez.
Lo más importante - comprender y aceptar el hecho de que no puede permitirse el lujo de parar y conseguir mis asuntos en orden.
Cinco de los pasos anteriores han demostrado su eficacia en la práctica. Son eficaces con el fin de extinguir los incendios "" y "barrer los escombros", pero las necesidades de trabajo a ser construido de modo que no surjan tales situaciones. ¿Usted piensa que usted tiene que hacer para no dar lugar a la extrema?