Rutina - una nueva mirada a la gestión de tareas
Productividad / / December 23, 2019
Del autor:
Uno de nuestros lectores habituales, James Zhukovsky, desarrolló su propio sistema de gestión de tareas y prioridades llamado "rutina". Hace algún tiempo, cuando hablé de mi sistema de gestión de tareas, Jacob ofreció a leerlo libro y discutir la metodología propuesta. Prometí que lo harán, y, por supuesto, prometer. Hablamos con Jacob y decidió compartir con los lectores de Lifehacker metodología establecida. Inmediatamente expresado su opinión - la técnica es interesante, hay muchos granos racionales, aunque las cuestiones suficiente. Pero donde no existen? Todo el mundo que esté interesado en las tareas de gestión - se lo recomiendo a conocer. El libro de Santiago que realmente le gusta también. Esto no es una publicación profesional. Es sólo la historia de la creación y el uso del sistema desarrollado por Yakov. El libro no es muy grande, así que recomiendo para asignar la hora de leer. Por lo tanto - una nueva perspectiva sobre la gestión de tareas. Sistema de "rutina".
Que pueden beneficiarse de este sistema?
- Para todos los que hace listas.
- Todo el mundo que experimenta un tema prioritario.
¿Cómo surgió este sistema?
Me di cuenta de que necesitaba un sistema que pudiera ayudar a simplificar la corriente sin fin de casos y proyectos, y debería ser:
- bastante simple
- lo suficientemente flexible
- No requiere mucho esfuerzo
- Ayuda a priorizar rápidamente
Para ello era necesario volver a leer un montón de libros sobre la gestión del tiempo. En ellos encontré comprensible respuesta, clara a la pregunta "¿cómo establecer nuestras prioridades?". Pero en base a la idea, que poco a poco se convirtió en una metodología que nací en la información recibida. La metodología que llamo "rutina"
Una vez que me di cuenta de una hoja de papel, con un plan para la semana. Hoja fue revestido por varias columnas. La primera columna ─ situaciones de crisisEn el segundo ─ rutinaEn el tercer ─ rutina de futuro y en el cuarto ─ Ideas. Más tarde añadió a la lista otra sección ─ objetivos.
Empecé a pensar en por qué yo era tal dirección? Y me di cuenta - de modo que pueda hacer una revisión rápida de los planes. Pude ver claramente lo que es necesario para participar en y que sea realmente necesario. Entonces se me ocurrió. Después de todo, son las mismas prioridades!
¿Cuál es la rutina
Pensando en la rutina, me di cuenta que, por regla general, las tareas tienen su propio marco de tiempo, lo que significa que puede convertirse en un problema. Quedó claro que es importante tener una lista de proyectos futurosPara poner su tiempo en rutinaproyectos y así evitar que entre en contacto problemas.
Cambiando ligeramente el nombre, he recibido las siguientes secciones:
- Problemas.
- Rutina. (La lista de proyectos y tareas)
- Los próximos proyectos.
- Objetivos.
- Ideas.
Empecé a pensar en el marco de tiempo de estas secciones. Por ejemplo, si se trata de un problema, ¿cuánto tiempo se gastará en ella, tan pronto como tengo que completar una tarea o proyecto? Así que en el siguiente periodo de tiempo:
- ─ problema es que la necesidad supersrochno que hacer hoy, ahora mismo. En un caso extremo, mañana.
- ─ rutina que hay que hacer hoy o mañana, en general, esta semana.
- Los próximos proyectos ─ rango puede ser muy amplia. Pero por regla general, algo que sucederá este o el próximo mes.
- Las metas pueden ser este año o en general puede no ser.
- Las ideas pueden ser o no ser en absoluto.
Por ejemplo, recibe una factura en costos de electricidad. ¿Tiene otro mes antes de venir proyecto de ley "roja". Así, mientras que se puede poner en la lista aproximar proyectos. Después de un par de semanas necesitará para moverlo a la lista proyectos. Pero si no lo hace en el tiempo, su puntaje obtendrá la electricidad en la lista problemas.
El marco de tiempo siempre se puede cambiar por sí mismo, que es para alguien a identificar el problema puede ir desde una hora a una semana. Todo dependerá del ritmo y la intensidad de la vida, así como en situaciones específicas.
Por lo tanto, los eventos en el calendario, los próximos proyectos, una lista de proyectos y una lista de todos los problemas que esto es una rutina!
Eso es todo lo que requiere una acción ahora o en el futuro cercano y, en el caso de incumplimiento conlleva consecuencias negativas. Por ejemplo, se ignora su factura de electricidad, y entonces usted tiene que pagar la multa +, en el mejor. Y si usted apaga la electricidad?
conclusiones:
- proyectos de rutina Estos son proyectos que tienen un impacto negativo si no se están realizando.
- Ideas y metas, por regla general, no dan lugar a consecuencias negativas y, por ello, no son parte de la rutina.
Por ejemplo - que se le ocurrió la idea de pagar la factura de la electricidad a través de Internet. Pero después de largas horas en la computadora, usted comienza a darse cuenta de que no es posible hacerlo. Así que usted no ha pagado la factura y el tiempo perdido.
Es por eso que es tan importante aprender a separar las ideas y los objetivos de las tareas y proyectos de rutina.
Ordenar las tareas y proyectos
La figura muestra cómo ordenar los entrantes. Normalmente, la clasificación me lleva 15 minutos. A veces, yo no encajo en el sistema durante semanas, ya veces trabajo con él todos los días. Versado incluido todos los días, pero no esencial - lo más importante que sus proyectos no se conviertan en un problema.
Todas las carpetas compartidas:
- calendario
- archivo
- Ideas
- objetivos
- proyectos futuros
- proyectos
- problemas
Hay zonas en las que hay siete nuestras tareas y proyectos. No pongo "visita al médico" en los proyectos. Si tengo una fecha y hora, y para mí sólo vendrá en el momento en que este evento acabo zanoshu calendario.
Por lo tanto, tenemos listas de tareas: problemas, proyectos, que se acercaproyectos + Calendario, esta es tu rutina. Se destacan las listas Ideas y objetivosEchemos un vistazo a por qué?
Trabajar con listas de ideas y objetivos
¿Cómo identifico que frente a mí idea o meta? Yo sólo pregunto, "¿Qué pasa si no lo hago, no?" Y si la respuesta es "nada", le envío con seguridad esta tarea a la lista Ideas.
Ayuda a:
- No descargar listas de tareas
- No cargue su cerebro
Ahora mirar el cuadro con las ideas y objetivos
La idea puede convertirse en metaY el objetivo de entrar en listas de proyectos. ¿Cómo funciona y lo que necesita?
Los Objetivos idea
A la idea llegó a las metas son muy importantes para entender sus valores y principios.
Tenemos que entender por qué lo necesita. Así que hay que preguntarse a sí mismo tantas preguntas como sea posible. Estas pueden ser preguntas de un plan de como:
- Podría esto afectar positivamente en mi rutina diaria?
- ¿Puede hacerme más libre?
- Me puede hacer feliz?
- Puede como algo para enriquecer mi vida? (Espiritual, física, financiera)
Si su respuesta es sí mismo, por qué lo necesita, y así tendrá una idea muy útil, a continuación, puede moverlo a la carpeta de destino.
Objetivos de Proyectos
Carpeta de los objetivos que se compone de varias subcarpetas. La primera carpeta es el nuevo objetivo, entonces el objetivo del mes, entonces el área de la vida y la meta luego ejecutado. Se ve así:
Primero tengo que ver a mi nueva meta que se refiere a la zona. Después de mi nuevo gol llegó en la lista, diga "trabajo", que puede estar allí, por lo menos hasta el comienzo del próximo mes. Tan pronto como la luna nueva viene voy a decidir lo que mis listas ( "trabajo", "casa", "familia") que desea mover a la lista la meta del mes.
Digamos que usted ha formado una nueva lista la meta del mes. Muy bueno, pero hay otro paso importante con el fin de poner la tarea en la lista de la lista de proyectos. Es necesario tratar de comprender cómo se puede conseguir lo que quieres. Como medida de lo posible. Supongamos que usted ha decidido comprar una cinta de correr. Antes de poner esta tarea en el proyecto, asegúrese de que están a la venta, usted tiene un lugar de decirlo es que sabe dónde venderlo, cuánto cuesta y usted tiene el dinero. Si no responde a estas preguntas, entonces su objetivo será durante mucho tiempo tumbado en la lista de proyectos y no se mueven. Si su respuesta a estas preguntas, usted puede poner esta tarea (proyecto) lista de proyectos y es fácil de determinar el primer paso del proyecto.
con unos listados de trabajo de rutina
todo acaba aquí. Una vez a la semana, puede ejecutar brevemente a través de los próximos proyectos. Es necesario comprender cuando es el momento para algunas tareas para moverse a la lista de proyectos.
La lista de problemas es la más importante, si hay algo allí, entonces tiene que decidir en este momento \ hoy es en realidad su prioridad №2 (prioridad es №1 su calendario). No tenga miedo, en la lista de problemas no es tanto ya menudo recibirá problemas. Se mantiene una lista de proyectos. I consta de dos carpetas. proyectos entrantes y proyectos activos. En los proyectos entrantes defino el primer paso del proyecto, por ejemplo, llamar al banco. Y luego lo puse al proyecto activo. Eso es todo.
No voy a detallar aquí para pintar, eso me ayuda a realizar ellos mismos las tareas y proyectos, pero se puede ir a mi sitio y libre descarga el libro.
suave
Uso Evernote para mantener el sistema. ¿Por qué esta elección? Esto es por dos razones.
En primer lugar. Fui a través de una gran cantidad de diferentes gestores de tareas. Se hizo evidente que el sistema tiene que ser lo suficientemente simple para que pudiera usar sin necesidad de ordenador. Evernote - es sólo un cuaderno, que estaba completamente satisfecho.
En segundo lugar. Me di cuenta de que con el fin de realizar ciertas tareas y proyectos, no necesito las interfaces de tareas pendientes tanto con la capacidad de poner una garrapata, pero la capacidad de escritura y añadir información a cada proyecto. Eso es - a buscar respuestas a la pregunta "cómo" y "por qué". Y sólo pensar lo que es el primer paso. Además, por regla general, casi todas las tareas y proyectos están llenos de materiales de proyectos que están perfectamente asimilables Evernote.
resumen
Entonces, ¿qué tenemos? Este sistema le permite analizar rápidamente entrante. No es necesario para deslizarse en la lista de proyectos, ya que es claro y evidente que hay ideas y objetivos que no son parte de su rutina diaria. No creo que ignoramos Ideas y objetivos. Por el contrario - el sistema puede lograr más goles, porque hay una concentración en llevar las ideas y metas para el estado de su desempeño real.
conclusión
Ningún sistema, incluyendo la mía, esto no es una panacea para todos los problemas. No hay una clave secreta.
TM es sólo un reflejo de su carácter. Hacer crecer un carácter y el valor de su tiempo.