Método Bandeja de entrada cero - la mejor manera de lidiar con miles de correos electrónicos no leídos
Productividad / / December 23, 2019
Un montón de correos electrónicos no leídos, constantemente pasando el rato en la carpeta "Bandeja de entrada", causará pánico en nadie. Si usted tiene una gran cantidad de socios de negocios y colegas con los que interactúan en la correspondencia, sólo tiene que mantener su buzón de correo electrónico limpio y ordenado.
CEO JotForm Aytekin Tanque ofertas una interesante forma de organizar la bandeja de entrada de correo electrónico titulado cero. Como su nombre lo indica, el método es simplemente para mantener su carpeta "Bandeja de entrada" está vacía.
En general, el tanque no inventó nada nuevo. Bandeja de entrada cero hace mucho tiempo establecido escritor y blogger Merlin Mann, y es un método probado y conocido. Aproximadamente la técnica de trabajar con documentos describen más David Allen en su libro "Cómo asuntos en orden». Tanque simplemente adaptado a la interfaz web de Gmail.
Puedo enviar y recibir cientos de correos electrónicos todos los días. Pero al final del día mi buzón está siempre vacío. No tengo una secretaria que procesaría mi correspondencia. I adherirse al principio, que se denomina bandeja de entrada cero. Esto no es gran cosa.
Aytekin tanque, empresario, fundador y CEO JotForm
El tanque se enumeran las ventajas del método de la bandeja de entrada Cero:
- Que no se pierda un mensaje importante, si la carpeta es "Bandeja de entrada" está vacío.
- Usted no va a hacer que sus destinatarios que esperar mucho tiempo, porque pronto será capaz de responder a sus cartas.
- En su buzón de correo no se acumulen cientos o miles de correos electrónicos no leídos.
- Usted puede ahorrar más tiempo en las tareas realmente importantes y no va a pasar horas de jugar un poco con el correo electrónico.
aytekin tanqueConozco a muchas personas que aprecian todos sus correos electrónicos sin borrar. Como resultado de su buzón empieza a parecerse a una cuenta de Twitter. Esto es un inconveniente. Usted constantemente perderse en las letras.
Supongamos que estás usando Gmail - aunque este método se puede adaptar a cualquier proveedor (Hotmail, «Yandex», Yahoo) o cliente de correo electrónico (Outlook, Thunderbird o Sylpheed). Tome un vistazo depósitos de mensajes no leídos y proceder.
1. Limpiar su bandeja de entrada
Por lo tanto, al adoptar el método de la bandeja de entrada cero, es necesario actuar con decisión. Abra la "Bandeja de entrada", seleccione todos los correos electrónicos acumulados allí y archivar todos ellos a la vez. A alguno le parecerá una locura existente, pero Tanque recomienda para hacer precisamente eso.
aytekin tanqueEs necesario comenzar con un buzón vacío. Esta guía no le ayuda, si en la "Bandeja de entrada" acumulado decenas de miles de cartas. Así copia de seguridad de todo y empezar de cero.
2. Trate a sus letras en orden cronológico
Para desarrollar este hábito útil, se necesita una cierta disciplina. Al procesar los mensajes de correo electrónico, comenzar con el mensaje más antiguo y pasar al fresco. De este modo se ahorrará un orden cronológico y no se confunden.
Proceso de la escritura le ayudará a dos funciones en Gmail:
Habilitar el "Avance automático". Para ello, vaya a "Ajustes» → «General", de desplazamiento para 'Avance automático' y activarlo. Ahora, al responder mensajes de Gmail o de copia de seguridad no se volverá a la lista de mensajes entrantes y se muestra el siguiente mensaje. De esta manera usted será capaz de manejar las letras una por una en el orden en que se reciben, no importa lo que las distracciones.
A continuación, encienda el botón "Enviar y archivar" si no se ha activado. Abrir la "Configuración» → «General» y encontrar la opción 'Mostrar el' Enviar y archivar 'en la respuesta'. De esta manera se ahorrará tiempo. Después de todo, si ya ha respondido a la carta, no hay sentido para mantenerla en la "Bandeja de entrada", ¿verdad? Haga clic en el botón de enviar, y el correo electrónico se mueve automáticamente al archivo.
Y otra cosa importante:
aytekin tanqueNo utilizar el correo electrónico como el chat. No hay nada peor que para producir Responder cadena muy larga de las cartas constantemente citados. Si necesitas hablar, mensajería instantánea utilización, Slack chat o por teléfono de contacto. El correo electrónico no es adecuado para esto.
3. Contestadas - Archivos
La regla principal es el método de la bandeja de entrada cero: la carpeta de "bandeja de entrada" - este no es el lugar donde desea almacenar el correo. Todos los e-mails en el buzón de correo son para ser procesada inmediatamente. Leerlos uno por uno y responder a todas y archivar, si el mensaje requiere una respuesta, o simplemente archivar los, si no se requiere que el mensaje de respuesta.
Si no puede responder inmediatamente a cualquier correo electrónico, hay dos opciones:
- Guardarlo en su aplicación de organizador. Esto puede ser Evernote, OneNote, o cualquier administrador de tareas. Establecer la fecha en que el programa le recordará que debe escribir una respuesta en el momento adecuado.
- Si sólo puede escribir la respuesta, pero el objetivo es conseguir que después de un tiempo, utilizar el entrega diferida en Gmail. Lo mismo es capaz de Outlook, Thunderbird y otros clientes.
4. Sólo hazlo
Todos los preceptos de los grandes y poderosos David Allen. Si el correo electrónico requiere una acción, que lleva unos pocos minutos, hazlo ahora. No copie la carta a la lista de tareas. No lo deje en la carpeta "Bandeja de entrada".
aytekin tanqueSi tiene que hacer un pago, simplemente hacerlo ahora mismo. Si necesita enviar información a un colega enviar inmediatamente. Si el caso se tarda un par de minutos, no tiene sentido para poner fuera.
5. Utilice los accesos directos del teclado
atajos reducir significativamente el tiempo de procesamiento de correo electrónico. Con ellos, usted no tendrá que conducir el cursor del ratón hacia atrás y adelante. Tanque recomienda para recordar y utilizar los tres teclas de acceso rápido:
- tecla E permite archivar rápidamente el mensaje. Leer, pulse E, archivada. Es muy sencillo.
- R botón se utiliza para escribir rápidamente una respuesta. Si desea responder a un mensaje, haga clic en él, entrar en la respuesta, pulsamos Intro.
- tecla F reenvió los mensajes de correo electrónico a otros destinatarios.
aytekin tanqueNo creo que usted necesita cualesquiera otras teclas de acceso rápido. En Gmail, yo uso sólo tres accesos directos. Para todo lo demás, hay un ratón. Pero teclas de acceso rápido mencionados permiten realizar rápidamente las tres acciones más comunes con el correo electrónico, por lo que se ahorra un tiempo considerable.
6. Configurar filtros
filtros de correo electrónico - una herramienta increíblemente útil que hace un montón de trabajo por usted. Es suficiente para establecer una vez, y que le ahorrará mucho tiempo.
Si la bandeja de entrada se encuentre regularmente carta sin importancia (notificación de los servicios de Internet, automática de correo, etc.), entonces o bien darse de baja de ellos, o ajuste los filtros a tales cartas se está archivada de forma automática.
7. Bandeja de entrada está vacía - Cerrar electrónico
Cuando usted está tratando de concentrarse en el trabajo, no pueden ser constantemente distraído por correo electrónico. Lo que se adhieren a las reglas, cuando la carpeta "Bandeja de entrada" está vacío, cerca de la pestaña o cliente de correo electrónico Gmail y olvidarse del correo en las próximas horas. Solo debe estar involucrado en el trabajo.
Desactivar todas las notificaciones de mensajes de correo electrónico entrantes. Ellos son una gran distracción.
aytekin tanqueSe puede volver a abrir el correo en unas pocas horas para procesar los mensajes acumulados allí, y luego volver al trabajo. El propósito del método de la bandeja de entrada Cero - se obligue a no ser distraído por mensajes de correo electrónico entrantes. Hay que gestionar su buzón de correo sin ella.
Si ha intentado la técnica de la bandeja de entrada cero y están dispuestos a decirte lo que tienes, o desea sugerir un método mejor - escribir en los comentarios.
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