Cómo tareas de grupo que todavía tiene tiempo
Productividad / / December 23, 2019
Todo el mundo sabe desde hace tiempo que la multitarea no es una buena cosa: no nos permite identificar de forma eficaz en algo uno.
Lo que pasa es que el cambio de una tarea a otra toma mucho tiempo - es apoyada por la investigaciónMultitarea: Los costes de cambiar. La gente trabaja más efectivamente, entrar en el estado fluir: Centrarse completamente en una sola sesión sin distraerse con cualquier otra cosa.
Por desgracia, para atrapar el flujo resulta que no siempre, porque estamos constantemente inundados con un montón de cosas diferentes que requieren nuestra atención. Sin embargo, hay una técnica que permite reducir al mínimo la pérdida de tiempo y energía para cambiar entre las diferentes actividades. Se llama "grupo", o "agrupación" tareas (tarea de procesamiento por lotes).
La esencia de este método son los siguientes: se combina el mismo tipo de problema en los llamados paquetes, y luego realizar en una multitud. Es muy sencillo.
¿Por qué es útil para tareas de grupo
Hacer las cosas al azar forma más fácil: no tienen que bañarse con la planificación, priorización y otra aburrida para. Recordaste algo - y lo hicieron. Y luego pasó a la siguiente tarea.
Eso es sólo un enfoque de este tipo no es muy bueno para su capacidad foco. según un estudioEl verdadero costo de los trabajos múltiplePublicado en la revista Psychology Today, una persona pierde hasta un 40% de su capacidad cuando se cambia entre las tareas no relacionadas.
En otras palabras, si primero se escribe un informe, y luego comenzar a responder a mensajes de correo electrónico, y luego analizar los documentos en papel, como Después de volver de nuevo al informe, cada vez que el tiempo tratando de concentrarse en el nuevo trabajo de perder, no parece anterior. Tom DeMarco, autor del libro "factor humano: proyectos y equipos de éxito"Afirma que tal" cambio de marcha "puede tardar hasta 15 minutos, o incluso más.
La agrupación de tareas por lotes hace que sea más fácil para pasar de una actividad a otra. Cuanto más similares son sus objetivos, el mejor, el acabado, para tomar la siguiente.
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Cómo utilizar las tareas de procesamiento por lotes
1. Crear una lista de cosas por hacer
En primer lugar, escribe lo que piensa hacer en una lista simple, línea por línea. Esto se puede hacer en papel o utilizar múltiples aplicaciones para la gestión de tareas. Lo más importante - para arreglar todo. Ideal dedicar cada día (o al menos una vez por semana) un poco de tiempo de planificación.
2. Dividir las tareas en categorías
Ahora que la lista está listo, romper todos los elementos en categorías. Pueden ser diferentes - elegir lo que quiere. Lo más importante es estar cómodo e intuitivo.
Por ejemplo, escribe "Responder a los mensajes de correo electrónico" problemas "o colegas de llamadas" en la sección "negociaciones" y "escribir un artículo" y "Realizar cambios" en el "texto" sección. Crear una categoría separada para las tareas del hogar, tareas de trabajo, compras y así sucesivamente. Guiada en tal una lista ordenada será más fácil.
Otra opción - para tareas se acumulan en paquetes a donde deben ser implementadas. Por ejemplo, vincular todas las compras a la ubicación del "supermercado" y trabajando en el caso de "Office" y así sucesivamente. Por lo tanto, si se encuentre cerca de la tienda, usted será capaz de mirar a su lista y ver de un vistazo todas las compras que necesita.
3. tiempo de bloqueo
El procesamiento por lotes de tareas funciona bien en conjunción con el método llamado tiempo de bloqueo. Una vez roto en pedazos en la lista de categorías, seleccione cada uno de ellos bajo un determinado momento del día. Y añadir el bloque correspondiente a su calendario. Por una sola vez unidad dedicada a los asuntos de la misma categoría, e ignorar los otros.
Otra opción - para enlazar con el empaquetado técnica popular de tareas Pomodoro. 25 minutos, se están haciendo, sin apartar la vista de las tareas del paquete. Luego de 5 minutos de descanso. A continuación, repita el ciclo con otro grupo de casos.
4. Tenga en cuenta su máxima productividad
Definir la hora del día en que es más productivo. Para la mayoría de la gente esta mañana, pero no son amantes de la noche, lo cual es más fácil centrarse en la oscuridad. Encontrar su máxima productividad y tratar de realizar tareas de las categorías de prioridad contabilizados por ello.
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5. eliminar las distracciones
Cuando los pasa al siguiente grupo de tareas, asegúrese de que usted no lo hace accidentalmente aviso molestar o una llamada telefónica. Se puede seleccionar un tiempo específico para comprobar el teléfono inteligente. Mientras lo hace tareas de una categoría, no se preocupe por el resto.
¿Qué tareas se pueden montar en grupos
De hecho, en general, cualquier. Scott Young, un escritor, un programador, un empresario y un gran fan de las tareas de procesamiento por lotes, lo que resulta en20 Consejos para procesamiento por lotes para ahorrar tiempo y estrés Cut Algunos ejemplos:
- E-mail. Tim Ferriss, autor del libro "Cómo trabajar 4 horas a la semana"A veces recibe 300 correos electrónicos por hora. Y a pesar de este volumen, él les responde sólo una vez al día con una estructura especial reservar un tiempo sólo para esto.
- La lectura. Leer algo intermedio veces es casi inútil, porque todavía se recuerda poco. Es mejor determinar por sí mismo si usted prefiere recibir la información con cuidado y tomar el tiempo para leer.
- Las llamadas telefónicas. Anote los nombres de las personas que usted necesita para llamar y sus números de teléfono en una sola lista. A continuación, llamar a todos los candidatos de la lista a la vez. En primer lugar, no se distraiga con las conversaciones telefónicas, una vez más. En segundo lugar, usted será capaz de elegir el momento del día cuando la gente está menos ocupado y pueden hablar con usted.
- Recreación y el entretenimiento. Transferir todo el entretenimiento - películas, juegos de ordenador, para caminar - al final del día. Se smotiviruet que le permite terminar rápidamente el trabajo, y que será más fácil para relajarse, sabiendo que todas las cosas hoy en día ya convertidos.
- De compras. Antes de salir de la casa, se reúnen en una pila de todas las cosas, ir de compras y mandados y les realizará de una sola vez. Por ejemplo, se puede visitar el supermercado, oficina de correos y tintorerías al mismo tiempo. Se ahorra no sólo tiempo, sino también gasolina.
- La correspondencia en las redes sociales. Tomar una hora de la tarde para conversar a través de Internet. Y el resto del tiempo que los clientes notificaciones de redes sociales está desactivado.
- Cocinar. Lo más probable es que constantemente no tienen suficiente tiempo para cocinar algo todos los días. Afortunadamente, la civilización nos ha dado una unidad tal como un horno de microondas. Más destacado del día 1-2 a comidas preparadas la próxima semana, y luego simplemente recalentar la misma.
- Reparación. Reunirse y, finalmente, hacer que todas esas pequeñas tareas que han estado esperando en las alas. Reemplazar las bombillas quemadas, reparar la manija de la puerta y un grifo que gotea.
- Reflexiones. Siempre se piensa que está tratando de planear algo, para resolver algunos problemas, pero no funciona para usted? Scott Young informa incluso una cosa tal como el pensamiento, que participan en un tiempo estrictamente definido. Adquirir el hábito cada semana para el plan durante 2-3 horas, de las que llevas dentro y cuáles son las metas que desea alcanzar.
Ah, y si se trata de eso, la preparación de paquetes de tareas - es también un desafío. Por lo tanto asigna tiempo especial, preferiblemente por la noche, para distribuir los artículos en su lista mañana.
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