Cómo escribir cartas: 6 componentes de una carta convincente

correspondencia electrónica siempre ha sido y sigue siendo el principal medio de comunicación en el mundo de los negocios. Una carta bien elaborada ya es la mitad de la batalla. Pero este tipo de cartas no son capaces de hacerlo. A veces la lectura de la carta con una propuesta de negocio, no está claro qué es exactamente lo que desea ofrecer, qué tipo de beneficio que se obtiene de ella, y por qué has gastado su tiempo en la lectura y comprensión de esta letras.

La capacidad de escribir, cartas persuasivas correctas viene con la práctica. Y así, cuando las experiencias se dividen, lo que permite, por lo tanto, otras personas no pisan el mismo rastrillo. Jeffrey James, autor del libro «empresa a empresa de venta: palabras de la energía y Estrategias De más importante del mundo Los expertos de ventas », ofrece un sistema sencillo de elaborar cartas persuasivas, que consta de 6 pasos.

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1. Siempre imaginar claramente lo que va a escribir

El propósito principal de la carta - para asegurarse de que el destinatario ha tomado una decisión definitiva. Por lo tanto, antes de empezar a escribir la carta, hágase una vez más sobre qué es lo que quieres del destinatario? ¿Qué decisión que debe tomar después de leer sus cartas?

En este caso, la incertidumbre - es su enemigo jurada. Cuanto más clara sea su objetivo, cuanto más convincente para obtener su carta.

2. Comience su carta con la conclusión

Su conclusión es un comunicado que la decisión que ha de adoptar el receptor basado en el contenido de su carta.

En la escuela se nos enseñó a comenzar siempre con una introducción. En el caso de la elaboración de mensajes persuasivos, esta afirmación es incorrecta. En el mundo de los negocios, todo el mundo está demasiado ocupado para evaluar sus habilidades de escritura. Por lo tanto, hay que ir directamente al grano.

Por ejemplo, se desea obtener de sus superiores permiso para instalar un gimnasio en una de las instalaciones de su empresa.

equivocada:

"Jim,
Como ya saben, el ausentismo de los empleados en este momento es un problema importante, que tiene una muy fuerte impacto económico tanto en nuestra empresa y el otras compañías en nuestra industria, bla, bla... bla... así que tenemos que considerar la asignación de fondos para el reasentamiento de la gimnasia en la oficina principal de nuestra compañía ".

correcta:

"Jim,
Quiero que haya aprobado la instalación de un gimnasio en nuestra oficina ".

3. Compartir sus argumentos a algunos párrafos de fácil digestión

Para los argumentos en apoyo de sus ideas fácilmente leer y entender, los dividen en unos pocos párrafos.

mal

"De acuerdo con un reciente informe de la actividad física Grupo Gubernamental es aún muy importante a pesar de que sólo unas pocas empresas demuestren su compromiso con dicha Promoción empleados. Muchas compañías de definir tales grupos como los activos subestimados, pero no tienen ningún plan para introducir grupos similares en la industria, incluso a pesar del hecho de que la condición física está estrechamente relacionado con personal y corporativo éxitos. Creo que si no introducimos un equipo físico similar en nuestra empresa, estamos lejos detrás de la competencia ".

correctamente

"Fitness en la Oficina:
- para reducir el absentismo
- aumentar la productividad global "

4. Reforzarse entre pruebas argumento

Si se escribe una carta, que consiste en argumentos sólidos, puede ser percibido como una opinión personal continua y nada más. Para cada prueba de las necesidades de los argumentos. ¿De qué otra a entender lo que realmente funciona?

mal

"Fitness en la oficina sería la mejor solución, porque la gente prefiere ir a trabajar en lugar de quedarse en casa. Sino que también ayudan a reducir la incidencia global en la oficina ".

correctamente

"Reducir la cantidad de ausentismo. De acuerdo con un estudio realizado por los Institutos Nacionales de la Salud entre 1.000 empresas que tienen gimnasios en oficinas, absentismo laboral en un 20% menor en estas empresas que en las empresas que no tienen tales equipos ".

5. Repita su conclusión como una llamada a la acción

Al final de la carta de nuevo repetir su conclusión, se dijo al principio. Sólo ahora como una llamada a la acción. Por lo que fallará el receptor a una conclusión particular, que debe hacer después de leer su carta. Esta llamada debe ser simple y específico.

mal

"Estaremos muy agradecidos si usted apoya este proyecto."

correctamente

"Si responde afirmativamente a esta carta, inmediatamente iniciar el proceso."

6. Introduzca el beneficio en la línea de asunto

La línea de asunto de la carta es casi la parte más importante. Porque debe anticipar la línea de asunto básico, y configurar un destinatario al ambiente deseado. Y es por eso que tiene que llenar en la última después de haber escrito todos los argumentos y pruebas que apoyan su conclusión básica.

Idealmente, la línea de asunto debe resolver dos problemas importantes: por lo que debe interesarle al receptor que se abrió y leer la carta; y debe abarcar la conclusión de que usted quiere transmitir al destinatario.

En la mayoría de los casos, la mejor manera de realizar ambas tareas a la vez - es escribir acerca de los beneficios que se pueden obtener como resultado de las soluciones deseadas para ti.

mal

"El impacto en la salud de los empleados en los gimnasios programa de equipamiento de oficinas"

correctamente

"¿Cómo podemos reducir la cantidad de ausentismo de los empleados"

Me interesa su opinión. ¿Cómo reaccionaría a ambas opciones y qué reglas se le guiará durante la preparación de tales cartas?