Cómo ayudar a un nuevo empleado a adaptarse más rápido

¿Cuándo comienza realmente la adaptación?

Información importante, pero no obvia para todos: la adaptación de un recién llegado no comienza el primer día hábil, sino el día en que acepta la oferta. Es a partir de este momento que comienza su interacción con la empresa: el departamento de RRHH, el servicio de seguridad, etc.

Y en esta etapa, el principiante ya comienza a formarse una idea de la claridad de los procesos internos, del tono real de la voz. Esto significa que todos los empleados con los que tiene que comunicarse deben ser lo más abiertos posible y estar dispuestos a responder cualquier pregunta.

Por cierto, también importa la apariencia y el contenido informativo de la oferta de trabajo. Cuanto más completa sea la información que contenga, más fácil le resultará a una persona prepararse para sus primeros días laborales.

Por ejemplo, contamos con un documento de marca completo que refleja nuestros valores, ventajas y posicionamiento. También se describen en detalle todas las condiciones laborales y los "bollos" individuales adicionales: salario, horario, seguro médico voluntario, oportunidades de formación a cargo de la empresa, eventos corporativos, etc.

Cómo prepararse con anticipación para un recién llegado

Piense en los primeros días del empleado hasta el más mínimo detalle. Escriba un cronograma para las reuniones introductorias y prográmelas de inmediato. calendario. Por ejemplo:

• presentación de bienvenida de RR.HH.;
• proceso de registro en el departamento de RR.HH.;
• conocer al equipo;
• establecer KPI para un período de prueba;
• reuniones intermedias con RR.HH. y uno a uno con el gerente;
• resumiendo los resultados del período de prueba.

Además de estas actividades básicas, por supuesto, se pueden y se deben agregar otras. Por ejemplo, mensualmente organizamos reuniones de alto nivel (en el sentido literal de la palabra) entre recién llegados y fundadores de empresas, donde se conocen en una mesa redonda e intercambian preguntas.

Normalmente todos comparten sus experiencias anteriores, hablan de sus aficiones e intereses, de su educación y, en general, de cualquier otra cosa. También hablamos sobre la formación de la agencia desde el mismo momento de su fundación y discutimos planes de desarrollo y mucho más.

Además, durante estas reuniones explicamos que las puertas de cada empleado, incluidos los altos directivos, Los recién llegados están abiertos y pueden contactarnos directamente en cualquier momento con preguntas, sugerencias, comentarios, peticiones.

¿Por qué es importante una comunicación estrecha entre el recién llegado y RR.HH.?

A nuestro empleado se le asigna durante todo el período de prueba su responsable personal de recursos humanos, quien responde a todas las preguntas relacionadas con reglas, horarios de trabajo y eventos, y trámites. También puede acudir a él con cualquier solicitud no estándar.

¿No sabes a quién contactar? Ven al departamento de RR.HH.

Definitivamente le responderán o le derivarán al especialista adecuado. Además, el empleado podrá compartir comentarios con el gerente de recursos humanos sobre cómo le está yendo en el nuevo lugar.

Como resultado, de esta forma cerramos dos tareas a la vez. En primer lugar, eliminamos los problemas básicos y administrativos del gerente inmediato. Y en segundo lugar, proporcionamos al recién llegado dos curadores relativamente independientes: su jefe y RRHH.

¿A qué más debería prestar atención cuando se prepara para el lanzamiento de un novato?

Digan lo que digan, son recibidos por su ropa, por lo que un recién llegado nota inmediatamente la comodidad y funcionalidad de la oficina y específicamente su lugar de trabajo, la potencia y modernidad del equipamiento proporcionado, la disponibilidad de lugares para almorzar y pausas para el café.

Así que asegúrese de preparar todo lo que necesita con anticipación, desde una computadora hasta un juego de papelería. Por ejemplo, siempre nos interesa saber con qué equipo está acostumbrado a trabajar un empleado. También estamos preparando un paquete de bienvenida con la marca (agenda y material de oficina) y pensando en la ubicación del lugar de trabajo.

Además, ofrecemos recorridos detallados de oficina y hablar sobre ubicaciones útiles ya en la etapa de las entrevistas finales.

Cómo sumergir suavemente a un novato en procesos y tareas

Es muy importante no arrojar al recién llegado “al mar abierto” y acompañarlo durante todo el proceso de adaptación.

En las primeras semanas es importante que el directivo o mentor hable de todos los sistemas y procesos que existen en la empresa. En nuestro caso, para cada puesto o bloque de puestos existe un manual independiente, en el que se refleja toda esta información.

También contiene una descripción de cómo y dónde se registran las tareas, tiempos estándar para la entrega del proyecto y datos de entrada sobre el proceso de flujo de documentos.

Por separado, cada recién llegado recibe formación sobre cómo trabajar con nuestro sistema CRM, en el que se llevan a cabo los proyectos.

Todas estas actividades se llevan a cabo para que al final del período de prueba no le queden problemas administrativos y sus acciones estén lo más organizadas posible y no se dupliquen.

Cuando un principiante comprende perfectamente toda la cocina interna, en el futuro ya no se distraerá con cuestiones burocráticas y de procedimiento a la hora de realizar sus tareas principales. Esto significa que funciona más rápido y más eficientemente.

¿Qué objetivos deberías fijarte?

Incluso en la etapa de contratación, es importante determinar el área de responsabilidad y las tareas de un empleado en particular. Un gran error es empezar a hacer esto sólo después de su lanzamiento. Unos KPI transparentes y preparados previamente para el período de prueba acelerarán el proceso de adaptación tanto como sea posible.

Tómese el tiempo para hacer esto y anote qué resultados y dentro de qué plazo espera del nuevo empleado. Por ejemplo, nuestros gerentes piensan de antemano en la etapa de contratación el rol y el nivel de responsabilidad de cada puesto, y todo esto queda registrado en Miro. De esta forma evitamos la inmersión caótica en las tareas, lo que simplifica enormemente el trabajo de un principiante.

Todo el mundo sabe que los KPI deben ser medibles y alcanzables. Es decir, si estableces un objetivo imposible o demasiado ambicioso objetivo un nuevo empleado desde el principio, existe una alta probabilidad de que, al buscarlo, ignore todos los conocimientos, reglas y procesos básicos que existen en la empresa.

Y debido a esto, en el futuro enfrentará muchas dificultades y críticas, lo que significa que rápidamente se desmotivará y se agotará.

Creemos que el objetivo principal de un novato durante el período de prueba es sumergirse en procesos de negocio, idealmente comprender el posicionamiento de la empresa, las ventajas competitivas, las claves casos y así sucesivamente. Y esto es precisamente en lo que nos basamos a la hora de fijar objetivos para este período.

¿Qué papel juega un mentor?

El mentor desempeña uno de los papeles clave en el proceso de adaptación. Se trata de un empleado senior con experiencia que acompañará al recién llegado durante los primeros meses. O tal vez más tarde. Explique todos los matices de las tareas, ayude con consejos, resalte las formas correctas de resolver problemas y simplemente sea un ejemplo de cómo actuar y reaccionar en diversas situaciones.

En nuestro programa de prácticas, el mentor es el personaje principal. Ya que para los chicos sin experiencia Somos el primer empleador en la vida, mentor = mentor = modelo a seguir.

Además, es muy importante que el mentor esté "encargado" y patrocine al recién llegado voluntariamente, por lo que no imponga esa función a los empleados existentes. Esto debería ser un incentivo para la hiperlealtad y el éxito.

Inicialmente seleccionamos como mentores a empleados que comparten los valores de la agencia.

La mayoría de ellos alguna vez vinieron a nosotros como pasantes, por lo que no es necesario explicarles la importancia y el valor de este rol.

Además, la empresa tiene calificaciones y una de las condiciones para pasar a un nuevo nivel es un aprendiz o un recién llegado con buenos modales. Bueno, por supuesto, también tenemos un pequeño bono material para el mentor más exitoso. Pero esto está lejos de ser la motivación clave.

Cómo presentar a un empleado al equipo

Esta es una etapa muy importante. Y no existe una receta única para una integración exitosa, porque todo depende en gran medida del equipo. Por tanto, será necesario un enfoque individual.

Si su equipo está formado por vendedores activos y extrovertidos, organice un pequeño juego para conocerlo y pídales que se presenten creativamente al recién llegado. Si el equipo está formado por introvertidosLos especialistas en TI a veces pueden simplemente organizar una reunión oficial general, donde los muchachos discutirán áreas de responsabilidad y discutirán sus habilidades. Y esto será suficiente para que tengan una cómoda interacción laboral.

Además, por ejemplo, le pedimos al recién llegado que cuente con anticipación algunos datos interesantes sobre sí mismo. Y usamos esta información para preparar una publicación separada para el canal interno de Telegram, donde siempre anunciamos el lanzamiento de nuevos chicos.

Los directivos más creativos también estarán encantados de utilizar esta información en el futuro.

Por ejemplo, si una persona dice que le encanta cantar, ¿por qué no van todos juntos al karaoke el primer viernes?

En cualquier caso, es muy importante avisar con antelación a todo el equipo de la llegada de un recién llegado y decirles qué piensas delegar en él. Llévalo a todos los eventos internos, desde salir a tomar un café por la mañana hasta salir juntos. De esta manera, sentirá inmediatamente la vibra de su empresa y esto acelerará el establecimiento de conexiones con sus colegas.

¿Por qué es importante dar retroalimentación?

Todo el mundo lo sabe, pero no todo el mundo lo sigue haciendo. El período de adaptación para un novato es estresante. Por eso es muy importante que el mentor supervisor y RR.HH. regularmente “mediron la temperatura”, se interesaron por la situación y compartieron sus observaciones y comentarios de manera oportuna.

Tal vez en un lugar anterior el empleado simplemente estaba acostumbrado a realizar ciertas tareas de cierta manera y allí fue elogiado por este enfoque, pero en el suyo esto es una violación grave. No debes acumular negatividad y anotar "jambas" antes de la próxima reunión programada. Construya un diálogo abierto y constructivo desde el primer día.

Qué hacer si aún no puedes establecer una conexión

Esto también sucede. Incluso si todos los puntos anteriores se implementaron de manera eficiente, existe el riesgo de que el recién llegado lo deje después del período de prueba.

Las razones pueden ser muchas: tanto objetivas (no aguanta el ritmo, no se involucra en la medida necesaria, no es leal a la empresa y colegas) y subjetivo (todavía no encaja en el ambiente, todavía quiere trabajar a distancia por completo, todavía no quiere estar secretario).

Quizás no se adaptaron en esta etapa particular de su desarrollo y se volverán a encontrar. O tal vez deberías simplemente sacar conclusiones y seguir adelante.

En esta etapa, lo más importante es no arruinar una relación ya construida y, como ocurre con cualquier separación, discutir todos los puntos posibles de crecimiento para el trabajo mutuo en errores. Tanto por parte de la empresa como por parte de la persona que sale de la agencia en período de prueba.

Tenemos el llamado bot de salida, que enviamos a todos al ser despedidos. Contiene preguntas bastante claras y sencillas, por ejemplo: “¿Qué dificultades ha encontrado?”, “¿Qué podríamos mejorar?”, “¿Cómo fue su relación con su jefe?” y otros. Analizamos y procesamos cada cuestionario. Sin embargo, esto no reemplaza la comunicación personal.