Cómo el estilo de la correspondencia comercial ayuda a causar una buena impresión en el destinatario
Miscelánea / / May 04, 2023
Imagínate: se te ocurre una gran idea, decides compartirla con tus jefes o clientes, envías una carta o mensaje al mensajero. Y del otro lado leen y piensan: “¡Pues qué bobo escribió esto!”. O: "¡Qué aburrimiento!" Y deciden no considerar su propuesta.
Y no eres aburrido. Y la idea era buena. Simplemente te perdiste el estilo y creaste una impresión equivocada sobre ti.
¿Cuáles son los estilos de escritura?
El estilo de la correspondencia se puede medir en una escala de conversacional a formal.
Avanzando a lo largo de él, enfatizamos ciertas cualidades, probando diferentes imágenes. Cuanto más a la izquierda, más énfasis se pone en la apertura, la sinceridad, el dinamismo. Cuanto más a la derecha, más notables son las cualidades asociadas con nuestra posición, posición, estado: conservadurismo, solidez, racionalidad.
Diferentes situaciones requieren diferentes estilos. Aquí están las opciones.
"Compañero" | Sólo un hombre de la calle. Quizás es alegre y dulce, pero el destinatario no lo ve como un profesional al que se le puede confiar un tema importante. | Será apropiado en la correspondencia amistosa, donde nuestras cualidades laborales no son importantes: lo principal es que la persona sea buena. |
"Colega" | Todavía una persona, pero ya con cierto peso y autoridad. | Adecuado para contar tu propuesta a los chicos de tu equipo de proyecto. Entenderán que eres suyo, pero al mismo tiempo, también eres un profesional al que vale la pena escuchar. |
"Empleado" | Principalmente un portador de autoridad, pero aún "con rostro humano". | Útil para enviar una oferta "arriba". Gracias a él, el líder verá su seriedad, minuciosidad, experiencia. |
"Ejecutivo" | Un funcionario influyente para quien todo lo humano ya es ajeno. | Puede ser útil para aplicar con una oferta a "instancias", una oficina pública o un gran cliente con una cultura corporativa formal. |
Si echas de menos el estilo, es fácil arruinarlo todo. Por ejemplo, si escribimos a los colegas de la misma manera que nos dirigimos a los funcionarios ("Estoy enviando una propuesta para reducir el tiempo dedicado para cumplir con nuestras metas de producción”), entonces lo más probable es que decidan que queremos mostrar nuestra superioridad, darnos aires. Y el problema no se resolverá.
Y si recurrimos al jefe al estilo de "Amigo" ("Hay un tema sobre cómo hacer nuestro trabajo más rápido"), entonces él bien puede pensar que le escribe una persona frívola, que difícilmente es capaz de ofrecer algo bien.
Cómo el estilo de la correspondencia depende del canal de comunicación
Podemos enviar nuestra oferta tanto por correo electrónico como por mensaje a Mensajero. Sin embargo, es importante recordar que el último canal es más “humano”, informal. Y el estilo que te hace ver como una persona de negocios en un correo electrónico puede parecer pomposo, antinatural en un mensajero. Por lo tanto, al cambiar a este canal de comunicación desde el correo, vale la pena hacer un ajuste en la escala de medio paso.
Cómo el lenguaje afecta el estilo de comunicación
¿Cómo mantener el estilo deseado en una carta o mensaje? En primer lugar, vale la pena prestar atención a qué palabras y frases elegimos.
"Compañero" | "Colega" | "Empleado" | "Ejecutivo" |
Expresiones conversacionales, jerga: "Hay un tema", "Genial", "Arreglar jambas", etc. | Rotaciones activas: "Ofrecido". | Giros pasivos: "Se sugirió". | Palabras "burocráticas": "Provisto", "Se lleva a cabo", "Dado", "Presencia". |
Apelaciones informales: "Chicas", "Chicos", "Masha, Sing". | Pronombres personales: "Ofrecemos". | Ausencia de pronombres personales: no “Nosotros ofrecemos”, sino “La empresa ofrece”. | Frases introductorias oficiales: “Informamos”, “Le informamos”. |
Escribamos "Nuestros muchachos son grandes compañeros" - seremos "Amigos". Indicamos que "Tenemos excelentes especialistas trabajando para nosotros": nos convertiremos en un "Colega". Si escribe "Especialistas profesionales trabajan en la empresa", obtendrá "Empleado". Bueno, si "los miembros del equipo se distinguen por la presencia de profesionalismo", actuaremos como un "oficial".
Cuándo el estilo de comunicación permite el uso de emoji y cuándo no
En la correspondencia moderna, formulamos pensamientos no solo con la ayuda de palabras. En el curso de caras graciosas o tristes, corazones e incluso caca - emoticonos. Y también influyen en el estilo del autor y la impresión de él.
Usando emociones, le decimos al destinatario: “¡Somos abiertos, modernos!” Por lo tanto, los emoji se adaptan a los animados y dinámicos "amigo" y "colega". Al usar el segundo estilo, es mejor usar las opciones "clásicas": una carita sonriente, un corazón, una mano con el pulgar levantado. "Buddy" también puede permitirse emoji creativos como demonios y caca.
Bueno, los emoji perturbarán a "Empleado" y "Colega" serios: ¿de qué tipo de solidez y equilibrio podemos hablar si el mensaje está lleno de caras?
"Compañero" | "Colega" | "Empleado" | "Ejecutivo" |
😈 💩 🤮 😜 | 😊 👍 🔥 ❤️ |
Tomemos dos ejemplos usando emoji.
1. Queremos complacer a nuestros compañeros con buenas noticias:
"¡Una gran noticia! 🔥 Nuestro departamento ganó el primer lugar en el concurso "A tiempo para trabajar". 👍El premio es un gran despertador de chocolate. Ven a RRHH. ¡Todos reciben un pedazo! 😊»
Tenemos que parecer abiertos, vivos, democráticos, y por eso usamos el estilo "Colega». Y los emojis encajan perfectamente aquí.
2. Acudimos a la dirección con una propuesta seria:
“¡Buenas tardes, Iván Yurievich! 😊 Ofrecemos discutir la posibilidad de utilizar nuestro equipo para aumentar la capacidad de producción de su empresa. 🔥»
Y aquí las imágenes están fuera de lugar. Es importante que nos veamos serios, profesionales, se requiere el estilo de "Empleado", y los emojis no encajan con él.
Debes tener especial cuidado en situaciones relacionadas con la negatividad. A menudo usamos emoji para mostrar que estamos molestos. Pero el efecto se puede revertir.
Digamos que escribiste esto: “¡Buenas tardes Margarita! Nos acabamos de enterar que la fábrica no puede enviar su pedido a tiempo. 🤷♀️ ¡Lo sentimos mucho! 😢»
¿Creerá Margarita en nuestro disgusto? No es un hecho. Para muchos, el emoji sigue siendo algo frívolo, “juguete”. Y Margarita puede pensar: “¡Aquí están los engañadores! Escriben que lo sienten, pero ellos mismos dibujan caras. ¡No se arrepienten!"
Cómo la estructura de la oración afecta el estilo
Para "encajar" en el estilo elegido, también debe prestar atención a cómo se construyen las oraciones en nuestro texto.
Siempre hay un "héroe" en la construcción: de quién o de qué estamos hablando. Suele hacer algo: construye, piensa, escribe, lee... Y podemos contárselo al lector de diferentes formas.
Consideremos cómo funciona, usando el ejemplo de una línea del poema de Agnia Barto.
El diseño más adecuado para la correspondencia comercial: "El toro va andando, columpiándose". En él, el "héroe" está en el sujeto (lo subrayamos), y sus acciones están indicadas. verbos (resaltado en negrita).
Este diseño es adecuado para "Amigo", "Colega" y "Empleado". Por ejemplo: "Los gerentes están discutiendo un proyecto en una sala de reuniones" o "Contabilidad ha calculado los salarios".
Si necesitamos enfatizar nuestro peso y solidez, podemos agregar 1-2 oraciones con un diseño diferente: "El novillo realiza andar y balancearse".
Aquí "héroe" sigue siendo el sujeto, pero su acción ahora se denota por un sustantivo. “Andar” se ha convertido en “caminar”, “mecerse” se ha convertido en “balancearse”. Ejemplos de tales propuestas: "Los gerentes están discutiendo el proyecto en la sala de reuniones", "La contabilidad ha calculado sueldos».
Tenga en cuenta: en este caso, pagamos el "peso" adicional y la solidez con claridad. Con este tipo de frases, nuestra carta se vuelve más difícil de leer, por lo que es mejor no abusar de ellas.
Sin embargo, este no es el límite. Hay una construcción más formal: "El andar y el balanceo los realiza un toro". En él, la acción no se indica con un verbo, sino con un sustantivo, y "héroe" no es un sujeto. Ejemplos de oraciones con esta construcción: "El proyecto es discutido por los gerentes en la sala de reuniones" y "La nómina fue hecha por el departamento de contabilidad".
Tales oraciones son muy difíciles de leer. Están asociados con el lector con el lenguaje de los burócratas: el empleado. Por lo tanto, deben usarse solo si necesitamos que la carta sea extremadamente formal. Por ejemplo, en un reclamo formidable, una demanda, para que el destinatario sienta: eso es todo, se acabaron las bromas, luego la corte y la prisión.
Eligiendo este o aquel estilo, transmitimos un mensaje adicional al destinatario. Por lo tanto, es mejor usar esta herramienta conscientemente, luego se convertirá en un medio efectivo de influencia.
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