Cómo hacer una lista desplegable en Excel
Miscelánea / / April 04, 2023
Lifehacker ha recopilado siete formas: de simple a compleja.
Cómo hacer una lista desplegable simple en Excel a través de la función de inserción
Opción elemental: no necesita ningún ajuste previo y está disponible gracias a la función de inserción estándar. Le permite seleccionar valores ingresados previamente de una lista y agregarlos rápidamente. Sin embargo, esto solo funciona si los datos están contenidos en una columna sin espacios y la entrada está en orden.
Coloque el cursor en la siguiente celda vacía del rango. En nuestro ejemplo, esto es B7.
Haga clic con el botón derecho del mouse y seleccione "Seleccionar de la lista desplegable" o simplemente presione Alt + "flecha hacia abajo" en el teclado.
Después de eso, aparecerá una lista de todos los valores ingresados anteriormente sin repeticiones, y solo debe seleccionar el deseado y hacer clic en él.
Cómo hacer una lista desplegable en Excel a partir de un rango de datos
El siguiente método le permite usar cualquier rango de datos para la lista desplegable, que se encuentra en cualquier lugar de la hoja, así como en otra hoja o incluso en otro archivo (más sobre esto más adelante).
Lista no se actualizará si agrega información debajo del rango especificado, pero si no la inserta al final, sino entre líneas, todo funcionará. Al eliminar los elementos de la lista, esta cambiará en cualquier caso.Seleccione la celda que debería tener una lista desplegable (la tenemos H3), cambie a la pestaña "Datos" y haga clic en "Validación de datos".
En la ventana que se abre, seleccione el tipo de datos "Lista", haga clic en el campo "Fuente" y seleccione las celdas deseadas.
Haga clic en Aceptar y aparecerá una lista desplegable con los valores deseados en la celda especificada.
Cómo hacer una lista desplegable en Excel a partir de un rango con nombre
Cualquier rango de celdas se puede nombrar dándole un nombre. Esto le permitirá consultarlo y facilitará el recuerdo de los rangos con los que trabaja con frecuencia. De lo contrario, esta versión de la lista desplegable no difiere de la anterior: solo se actualizará si elimina uno de los valores o agrega filas dentro del rango.
Primero, cree un rango con nombre. Para hacer esto, seleccione las celdas con elementos futuros en la lista desplegable y póngales un título ingresando el nombre en el campo con los nombres de las celdas, y luego presione Entrar. Condición obligatoria: el primer carácter debe ser una letra, no se pueden usar espacios (poner "_" en lugar de ellos).
Ahora coloque el cursor en la celda donde desea hacer una lista y, en la pestaña "Datos", haga clic en "Validación de datos".
En la columna "Tipo de datos", seleccione "Lista" y, como fuente, especifique el nombre del rango, poniendo "=" delante de él. En nuestro ejemplo, salió "=marcas".
La lista desplegable con elementos del rango nombrado está lista.
Cómo hacer una lista desplegable en Excel con datos de otra hoja o archivo
A veces es necesario utilizar externo datos, que se encuentran en otra hoja o incluso en un libro de trabajo separado. En este caso, ayudará la función INDIRECTO, que le permitirá referirse a ellos. Debido a que la fuente es un rango de celdas, la lista solo se actualizará si escribe o elimina nuevos valores dentro del rango. Además, al hacer referencia a otro archivo, ese archivo debe estar abierto.
Abra ambos archivos, luego seleccione la celda con la lista futura y en la pestaña Datos, haga clic en Validación de datos.
Seleccione "Lista", como fuente, especifique la siguiente fórmula: = INDIRECTO ("[nombre de archivo] nombre de hoja! rango")
Es decir, dentro de las comillas debe estar el nombre del archivo con los datos de la lista entre corchetes, luego sin espacio el nombre de la hoja, y luego también sin espacio un signo de exclamación y una designación de rango. En nuestro ejemplo será así: =INDIRECTO("[Libro1]Hoja1!A3:A9")
La lista está lista. Para usar datos de otro archivo, también debe estar abierto en ese momento.
Cómo hacer una lista desplegable en Excel a partir de una tabla
El siguiente método es un poco más complicado, pero mucho más versátil y correcto. Se basa en las llamadas tablas inteligentes, son dinámicas. Esto significa que cualquier cambio, ya sea agregando nuevos elementos o eliminándolos, se reflejará instantáneamente en la lista desplegable.
Seleccione el rango con los elementos de la lista y su categoría y luego, en la pestaña Inicio, haga clic en Dar formato como tabla.
Seleccione cualquier opción de diseño, marque la opción "Tabla con encabezados" en la ventana abierta y haga clic en Aceptar.
Coloque el cursor en una de las celdas de la tabla y en la pestaña "Diseñador de tablas" que aparece, ingrese el nombre de la lista, confirmándolo presionando Enter.
Haga clic en la celda donde desea que esté la lista y haga clic en Validación de datos en la pestaña Datos.
Especifique "Lista" como el tipo de datos y, para la fuente, ingrese la siguiente fórmula: = INDIRECTO ("nombre_tabla")
En nuestro ejemplo será así: = INDIRECTO ("Puertas")
La lista comenzará a funcionar de inmediato y se actualizará a medida que elimine y agregue elementos.
Cómo hacer una lista desplegable en Excel con búsqueda
Si la lista es lo suficientemente grande, puede facilitar el ingreso de valores con sugerencias que acelerarán la búsqueda de los elementos deseados. Puede hacerlo a través de las herramientas de desarrollo de ActiveX.
Si no ve la pestaña Desarrollador, primero debe habilitarla. Para hacer esto, abra el menú y seleccione "Más comandos ...".
Haga clic en Personalizar cinta, luego habilite Desarrollador y haga clic en Aceptar.
En la pestaña Desarrollador, haga clic en Insertar y seleccione Cuadro combinado de Controles ActiveX.
"Dibuje" una celda de lista con el cursor, luego haga clic derecho sobre ella y seleccione "Propiedades".
Busque la línea ListFillRange, ingrese el rango de valores para la lista y presione Entrar. En nuestro ejemplo, esto es B6:B9.
Deshabilite el modo de diseño haciendo clic en el botón del mismo nombre. Ahora la lista funciona y los elementos coincidentes se resaltarán a medida que escriba.
Cómo hacer una lista desplegable vinculada en Excel
Un tipo de lista muy útil que aparece con bastante frecuencia. Después de seleccionar una fila en una lista, diferentes conjuntos de valores estarán disponibles en la segunda, dependiendo de la anterior. Por ejemplo, al especificar una categoría de producto en el primer lista en el segundo, los modelos cambian. Consideremos la implementación de una lista basada en tablas de este tipo para que los datos se actualicen automáticamente cuando se agreguen o eliminen elementos.
Preparar columnas con datos: en las cabeceras están los elementos de la primera, lista padre, y debajo de ellas están los elementos de la segunda asociados a ella. Seleccione la primera columna con un encabezado y en la pestaña "Inicio", haga clic en "Formatear como tabla".
Seleccione cualquiera de los estilos y luego, en la ventana que aparece, habilite la opción "Tabla con encabezados" y haga clic en Aceptar.
Haz clic en cualquiera de las celdas de la tabla y luego dale un nombre escribiéndolo en el campo "Nombre de la tabla" y presionando Enter. Este será el elemento de la primera lista, en nuestro ejemplo: "Computadoras". Cree tablas para el resto de las columnas de la misma manera y cámbiele el nombre.
Coloque el cursor en la celda donde estará la primera lista desplegable y, en la pestaña "Datos", haga clic en "Validación de datos".
Especifique "Lista" como tipo y seleccione los encabezados de columna con categorías como fuente, que se convertirán en los elementos de la lista principal.
A continuación, coloque el cursor en la celda en la que estará la segunda lista, haga clic en "Validación de datos", seleccione la opción "Lista", y en el campo "Fuente", ingrese = INDIRECTO y la dirección de la celda de la lista principal entre paréntesis. Eso es = INDIRECTO (H3) para nuestro ejemplo.
Ahora, cuando seleccione un elemento en la lista principal, solo se mostrarán las opciones correspondientes en la lista asociada. Por ejemplo, si hace clic en la línea "Laptops", Excel mostrará solo modelos de computadoras portátiles.
Y si especifica "Auriculares", se mostrarán los nombres correspondientes de los accesorios de la columna del mismo nombre.
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