8 errores que hacen que las listas de tareas no funcionen
Miscelánea / / April 22, 2022
La mayoría de ellos no son difíciles de evitar en absoluto.
Una lista de tareas te ayuda a planificar tu día con claridad y concentrarte en las tareas importantes. Pero debe tener cuidado: un defecto, y esta útil herramienta se convierte en un basurero caótico con el que es imposible lidiar. Los expertos en productividad han identificado algunos de los errores más comunes en las listas de tareas pendientes y cómo evitarlos.
1. no escribas las cosas
Un punto obvio, pero vale la pena recordarlo: si mantiene la lista de tareas exclusivamente en su cabeza, definitivamente olvidará algo. Escribir las cosas en un cuaderno de papel, en notas en su teléfono o en un documento en su computadora lo ayudará a obtener una imagen clara, incluso cuando sus pensamientos comiencen a confundirse por la fatiga.
La socióloga y entrenadora de gestión Jen Yager señala que esto también te permite ser más responsable de las tareas. “Diferentes cosas que te empujan en diferentes direcciones simplemente desaparecen porque tienes un plan claro frente a tus ojos”, explica el experto.
2. Trata tu lista de tareas como una lista de deseos
Por supuesto, sería bueno implementar la idea que se te ocurrió hace un par de días, pero pregúntate: "¿Realmente quiero hacer esto hoy?"
Autor y experto en gestión del tiempo libros “Me siento tranquilo. Productividad y tranquilidad en una era de plazos perpetuos” Laura Vanderkam cree que no tiene sentido agregar a la lista aquellas tareas que no planeas completar. “Igualmente quedarán sin hacer si no los enumeras. Además, ayudará a evitar sentimientos de culpa”, apunta la experta.
Cree una lista separada para cosas y proyectos importantes que le gustaría hacer, pero más tarde. El experto en productividad David Allen llama a esto una lista de "quizás algún día". Este enfoque le permite guardar sus ideas y no sobrecargar la agenda diaria.
“Recuerde que una lista de tareas pendientes es una herramienta de productividad, no una lista mágica de lo que le gustaría lograr”, recuerda Jen Yager.
3. Agregar demasiadas tareas a la lista
Según Laura Vanderkam, uno de los mayores errores es ser demasiado ambicioso al hacer una lista. Es mejor acortarlo y priorizar tareas.
“La lista de tareas debe constar de 3 a 5 tareas que vas a completar hoy. Sí, tienes muchos más proyectos que requieren atención. Pero idealmente, una lista de cosas por hacer es una especie de contrato contigo mismo. Te prometes cumplir exactamente con estas tareas, sin importar que surjan otras cosas”, concluye el experto.
Y las tareas menos importantes siempre se pueden distribuir en los días más cercanos de la semana o del mes.
4. No dividas las cosas grandes en pequeños pasos
A menudo, las cosas se ponen en la lista que requieren varios pasos para completarse a la vez. Proyectos tan grandes deben ser tratados con cautela.
Mike Vardy, creador del blog de productividad Productivityist, cree que sin dividir las tareas grandes en partes pequeñas, no lograrás el máximo resultado.
La entrenadora de productividad Grace Marshall agrega que con una lista mixta de grandes, como crear un sitio web y cosas pequeñas, como pedir un nuevo lote de tarjetas de presentación, es mucho más probable que pospongamos grandes proyectos para después.
“Esto sucede porque cuando estamos en modo de acción, queremos asumir tareas simples que definitivamente podamos resolver. Es como un juego de computadora adictivo. Nunca se nos ofrece salvar el mundo de los zombis o encontrar tesoros en un solo paso. En lugar de eso, pasamos de un nivel a otro y completamos todas las misiones por turnos”, explica Grace Marshall.
5. mal expresado
El blogger Michael Vardy aconseja usar siempre verbos. En lugar de frases cortas como "Seryozha, envíe un correo electrónico", use frases claras, por ejemplo: "Envíe las cifras de ventas a Sergey por correo electrónico".
“Imagina que necesitas entregar las responsabilidades a otra persona. Si comienza la descripción de la tarea con un verbo, será mucho más fácil para una persona comprender lo que se requiere de él. Eres del futuro y ahí está esa persona. Simplifique su tarea y elimine la redacción imprecisa”, recomienda Michael Vardy.
6. Trata tu bandeja de entrada como una lista de tareas pendientes
Si permite que los correos electrónicos que llegan al correo controlen su día, estará desperdiciando todo su tiempo resolviendo los problemas de otras personas. “Seamos honestos: el flujo de mensajes nunca se agota. No es de extrañar que sintamos que no tenemos la energía para hacer nada más”, dice la entrenadora de productividad Grace Marshall.
Piense en sus objetivos estratégicos: proyectos proactivos ambiciosos, deseos para el año o direcciones globales para el desarrollo. ¿Con qué frecuencia aparece algo de esto en su correo electrónico? Si es raro, entonces es mejor centrar su atención en otras tareas.
7. No hagas tiempo para descansar
Los descansos periódicos, como una caminata por el parque o un ejercicio de respiración de cinco minutos, lo ayudan a recargar energías y ganar fuerza. Y esto no es menos importante que eliminar la siguiente tarea de la lista.
“Muchas personas encuentran inútil agregar algo 'improductivo' a su lista. Sin embargo, un poco de descanso ayuda a concentrarse de manera más profunda y efectiva en las tareas posteriores. Deja que los descansos sean algo natural e incuestionable para ti. Esto equilibrará su energía, se mantendrá enfocado y evitará el agotamiento”, dice el consultor de bienestar y psicólogo Lee Chambers.
8. Lista de tareas innecesarias
Siempre es bueno ver lo que has hecho. Pero esto no significa que valga la pena agregar una gran cantidad de tareas elementales a su agenda.
“Si bien el registro de pequeñas actividades y hábitos tiene beneficios, tiene muchas más desventajas. Se vuelve más difícil para nosotros priorizar las tareas, la lista se vuelve más complicada y, a veces, hay una productividad tóxica que conduce al exceso de trabajo y la procrastinación. Además, puede haber una falsa sensación de que conseguimos hacer mucho en un día, aunque en realidad nos estábamos metiendo en cosas elementales”, dice Lee Chambers.
Para pequeños hábitos y rituales, como recordatorios para tomar vitaminas o hacer ejercicio, la experta recomienda utilizar apps especiales como rastreadores de hábitos.
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