7 secretos que usan los expertos en productividad cuando no lo logran
Miscelánea / / March 24, 2022
Solo una simple pregunta, una lista de tareas en papel y otros trucos probados.
Cuando hay más y más trabajo, empezamos a ahogarnos en proyectos y romper los plazos. Agregue el estrés de la vida y la lista de tareas pendientes se vuelve como el Everest, que es imposible de conquistar. Se sorprendería, pero los expertos en productividad se enfrentan a los mismos problemas. Especialmente para estos casos, tienen algunas soluciones sencillas pero muy efectivas.
1. Pedir ayuda
Tan pronto como el editor de la revista Wired, Alan Henry, se da cuenta de que ha asumido demasiados proyectos, se detiene y ordena las tareas por importancia.
"Esta es la parte más difícil. Pero no porque necesite organizar tareas, es fácil, sino porque necesita tomar un descanso y darse cuenta de todo el alcance del trabajo. A veces parece una tontería tomar un descanso para volver a trabajar más tarde, especialmente cuando estás abrumado o no puedes seguir el ritmo. Pero es necesario restaurar la claridad de pensamiento. Sal a caminar, bebe un vaso de agua, asegúrate de almorzar”, dice Henry.
Después de tal descanso, recomienda dividir las cosas por prioridad, importancia y capacidad para delegar. Esto último en este caso no significa “dárselo a alguien”. El punto es asignar más tiempo para algunas tareas, contactar a un colega con algunas y rechazar algunas.
Henry aconseja no ser tímido a la hora de pedir ayuda. No tienes que ser responsable de todo tú mismo. Si tiene la oportunidad de apoyarse en sus colegas, utilícela.
alan henry
Editor de la revista Wired.
No tienes idea de cuántos jefes, cuando me vieron corriendo por el pasillo con ojos frenéticos, dijeron: “La próxima vez, contáctame cuando algo salga mal. Te ayudaré".
2. Escribir todo en papel
A la consultora de gestión del tiempo Anna Dirmon Kornik le gusta escribir sus pensamientos y consideraciones en papel. Ella divide la hoja en cuatro partes iguales. El primero es para tareas que es absolutamente necesario hacer, el segundo es para hacer, el tercero es para hacer y el cuarto es para hacer. Luego el experto distribuye los casos en categorías, y luego, ya dentro de cada uno de ellos, por prioridad.
Cornick compara esta técnica con un colador, que ayuda a “tensar” las tareas, dejar lo más importante, entender por dónde empezar y ponerse a trabajar con tranquilidad.
3. Deshazte del exceso
autor libros "Mi año productivo" Chris Bailey enumera regularmente todos los proyectos actuales. Y luego hace lo mismo que Alan Henry: decide qué casos se pueden abandonar y cuáles se pueden transferir a otros.
Bailey distribuye los proyectos restantes según los plazos. Si no tiene tiempo para algo, intenta advertir que la tarea se retrasará. Y si entiende que terminará, por el contrario, antes de lo previsto, informa que será posible cerrarlo con antelación.
chris bale
Autor del libro "Mi Año Productivo".
En el 90% de los casos, esta táctica me ayuda a reducir la carga de trabajo. Si aún tiene que trabajar horas extras, este método al menos puede aliviar el estrés.
4. Admite que no puedes hacerlo
Consultora de gestión del tiempo Pamela L. Reed intenta trabajar constantemente en las tareas, pero a veces aún se distrae. En esos momentos, varias prácticas la ayudan:
- Averigua dónde está. "¡Mi cabeza da vueltas, necesito ayuda!"
- Establezca prioridades y comprenda: el trabajo debe hacerse ahora o en un futuro cercano, o puede posponerse para más tarde.
- Limite las distracciones: revise menos las redes sociales o asigne una cierta cantidad de tiempo para tareas pequeñas y repetitivas.
- Cierra la puerta, quédate solo, date un tiempo específico y sumérgete en las tareas.
5. Interactuar rápidamente con otros
La consultora de productividad Rachel Izip prefiere tomarse un descanso porque trabajar en varias tareas a la vez genera una sobrecarga de información. Durante un descanso, no revisa el correo electrónico o el teléfono y no trata de hacer lo primero que se le ocurre para terminar al menos algo, sino que trata de calmarse y decidir qué hacer a continuación.
El experto examina cuidadosamente los proyectos mismos con plazos y determina si es necesario hacerlo de forma independiente o si se trata de un esfuerzo de equipo. Si está trabajando en tándem, entonces necesita interactuar ahora mismo. Por ejemplo, escribe "Esta es nuestra nueva fecha límite" o "Podré mostrarte mi parte del trabajo al final del día". En cualquier caso, debe alertar a sus compañeros de lo que está sucediendo lo antes posible.
6. Haz una pregunta aclaratoria
La entrenadora de negocios Kathy Wussow cree que las prioridades claras ayudan a sobrellevar el bloqueo en el trabajo. Si tienes un jefe de proyecto o un jefe, a veces solo es cuestión de acercarte a ellos: “Aquí están los proyectos que tengo en este momento. ¿Cuál es la prioridad?
Si usted mismo determina la importancia de las tareas, use esta pregunta: "¿Cuál de las tareas necesita ser resuelta o eliminada de la lista ahora mismo para que otras también puedan ser resueltas o sean más fáciles"? La respuesta le ayudará a entender por dónde empezar.
7. cálmate
La experta en productividad Samphie Wye señala que las personas suelen buscar soluciones simples a los problemas. Sin embargo, para ser verdaderamente productivo, debe practicar el manejo del estrés con regularidad, ser persistente, poder priorizar y administrar el tiempo y las tareas.
La propia Wye, en primer lugar, resuelve sus sentimientos: medita o participa en otras prácticas. “Entiendes que has logrado un resultado cuando el corazón comienza a latir a un ritmo normal, los músculos, la mandíbula inferior e incluso las cejas se relajan, y la respiración se nivela nuevamente”, explica el experto.
Luego escribe las tareas que debe completar. “El problema es mucho más fácil de resolver cuando lo ves frente a tus ojos”, dice Wye. Después de eso, ella usa matriz de Eisenhower — se ocupa de cosas urgentes e importantes, asigna tiempo en el horario para tareas importantes pero no urgentes, delega en otras tareas urgentes que no forman parte de sus funciones y tacha el resto.
Si no puede concentrarse, Samphie Wye aconseja tratar de adelantar la fecha límite. “La mayoría de las veces me sorprende la comprensión que la gente muestra de mis problemas”, señala el experto.
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