Qué tareas se deben automatizar y cómo hacerlo

Cuanto más activamente se desarrolle la inteligencia artificial, más oportunidades tendrá la gente. Por ejemplo, pueden automatizar una variedad de tareas. Con cuáles empezar, dicen los desarrolladores Matthew Mottolla y Matthew Cotney.

En el libro “Economía Remota. Cómo las tecnologías en la nube y la inteligencia artificial están cambiando el trabajo” no solo analizan los autores influencia de la IA, sino también asesorar a las empresas sobre cómo organizar mejor las actividades de los empleados en nuevos condiciones Con el permiso de la editorial Alpina PRO, Lifehacker publica un extracto del capítulo 13.

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1. Gestión de calendario

Si hay una actividad que casi todos los empresarios, autónomos, miembros del equipo y gerentes temen, es la programación de reuniones. Conversaciones internas, externas, formales, informales con una taza de café. El énfasis de hoy está en la "productividad" (léase, máxima carga de trabajo), y el personal corporativo pasa mucho tiempo parte de su día en reuniones, por lo que organizar el tiempo de reunión de dos personas, incluso en el mismo equipo, se vuelve difícil tarea. Agregue algunas personas más, zonas horarias y asociaciones independientes sueltas, y puede pasar fácilmente algunas horas a la semana simplemente haciendo malabarismos con su horario. Es tan divertido como una piedra afilada en un zapato.

¡Bienvenido al mundo de la automatización! resulta, planificación las citas son ideales para la delegación por computadora porque es repetitiva, limitada y fácil de aprender. Existen varios enfoques y tipos de instrumentos en el mercado actual.

Estas son herramientas de productividad simples con un poco de inteligencia artificial incorporada. Calendario, Garabatear y productos similares acceden a su calendario y luego proporcionan un enlace y un sitio web para que otras personas puedan elegir el horario que más les convenga. Luego, la aplicación descarga sus respuestas y ofrece varias opciones diferentes basadas en la mejor accesibilidad para todos los participantes.

A veces las soluciones más simples son las mejores. No siempre tienes que centrarte en la inteligencia artificial.

Sin embargo, estas herramientas colocan la carga de la elección en quienes están a cargo y simplemente transfieren el trabajo de usted a ellos. Para reuniones con gerentes de alto nivel o VIP, es posible que necesite un toque personal. Usar una herramienta con un nombre corto X.ai.

Esta herramienta inteligente también se sincroniza con su calendario, pero en lugar de obligar a las personas a elegir tiempo en el sitio web, simplemente agregue el agente X.ai a la dirección de correo electrónico de solicitud de reunión. Supongamos que recibe un correo electrónico de un gerente de ventas, un socio potencial: persona de libre dedicación o incluso un viejo amigo de la escuela. Simplemente copia X.ai y envía un correo electrónico de solicitud de cita a los mencionados en el hilo del correo electrónico. Funciona igual que las otras herramientas, pero se ve mucho más natural.

Entonces, ¿qué recomiendo? Primero, deténgase y hágase la pregunta: "¿Realmente necesito esta reunión?" crecimiento significativo productividad se puede lograr simplemente dándose cuenta del hecho de que no necesita asistir a todas las reuniones, no necesita asignar nuevas las reuniones y muchos casos se pueden gestionar por completo mediante correo electrónico, mensajería instantánea o mensajes de voz. Sal de las reuniones solo para discutir las decisiones más importantes o para desarrollar relaciones más profundas con tu red de contactos.

2. respuestas a cartas

El siguiente en nuestra lista de asesinos de la productividad es el correo electrónico. Al igual que con las reuniones, primero piense en una alternativa. El correo electrónico es la peor manera de comunicarse rápidamente para la mayoría de los proyectos. Piense en el esfuerzo cognitivo que debe realizar cada vez que llega un correo electrónico. ¿Es importante? ¿Esto es urgente? ¿Esto es para mi? ¿Necesito responder? ¿Qué tipo de cliente lo necesita? ¿En que contexto? ¿Están locos allí?

Puedes profundizar en Email horas, solo tienes que perder el control, y en ese momento el valor real de tu trabajo desaparece. Es como si una aspiradora succionara tu alma (wow, resultó una metáfora profunda).

Trate de traducir la comunicación operativa de su equipo u organización a Equipos de Microsoft, Flojo, Trello o una aplicación similar para la comunicación empresarial operativa. Configure canales para proyectos y grupos activos e intercambie correos electrónicos allí. Sé que suena como una quimera, pero trabajé en una startup en la que usábamos casi exclusivamente Slack. Recibí alrededor de 20 correos electrónicos al día, en su mayoría de clientes. Esta. Fue. ¡Impresionante!

Si su lugar de trabajo todavía necesita correo electrónico, no se desespere. Aún hay esperanza.

Como antes, comencemos con soluciones simples. Microsoft Outlook, Google, Apple Mail y otras herramientas de correo electrónico le permiten crear reglas, que marcar mensajes, moverlos a una carpeta o eliminarlos por completo, y resolver muchos otros Tareas. Cuando se trata de flujos de trabajo simples, este enfoque puede hacer maravillas. Por ejemplo, puede configurar una regla para marcar correos electrónicos que requieren una respuesta específica (por ejemplo, sobre un problema de servicio). clientela) basado en una plantilla estándar prefabricada.

Si hablamos de una gestión de correo electrónico más compleja, puede utilizar todo tipo de herramientas de automatización inteligente de diversa complejidad. El empresario Ajay Goal lanzó un producto llamado palabrazen, que reúne a usuarios de correo electrónico y editores de correo electrónico.

Al principio del desarrollo de Internet, adivinó correctamente dos tendencias: el correo electrónico se convertiría en una herramienta poderosa productividad personal y profesional, y Gmail se convertirá en el estándar de facto para las pequeñas empresas y particulares personas Ajay ha creado herramientas que se pueden integrar fácilmente en Gmail para que los usuarios sin conocimientos técnicos puedan automatizar tareas como enviarse correos electrónicos a sí mismos. márketing sugerencias y ayuda para escribir cartas.

AI también ha comenzado a infiltrarse directamente en Gmail. Hay una función de sugerencia automática que sugiere automáticamente las siguientes palabras en función de lo que está escribiendo. Este es un caso de uso poderoso y bastante simple. AI. Hay literalmente miles de millones de correos electrónicos que pasan por Google que pueden enseñar a la IA cómo usar expresiones comunes. Y continúa mejorando su habilidad, alcanzando tal grado de perfección que incluso yo estoy impresionado. Esta función redujo los tiempos de respuesta de los correos electrónicos entre un 10 % y un 20 %, lo que supuso un aumento instantáneo de la productividad.

El dictado también es una función subestimada pero útil para responder correos electrónicos y mensajes de texto.

Recientemente compré un par de Air Pods (tres años después de que salieron, soy un poco lento en la adopción de nuevas tecnologías, como un zapatero que no usa botas). Estos auriculares combinado con mi iPhone, que tiene correo electrónico personal y del trabajo, me permite responder a correos electrónicos mientras conduzco, y puedo lidiar con una bandeja de entrada desbordada en el camino a casa para hacer tiempo para los niños, no trabajo. No tiene precio.

Pero, ¿puede la IA ayudar aún más? ¿No podría escribir una respuesta completa en lugar de una simple pista para la siguiente palabra? Ya se han obtenido resultados prometedores en esta dirección. Tomemos, por ejemplo, chatbots. Las primeras versiones primitivas, que eran simplemente horribles, han sido reemplazadas por soluciones tecnológicas mucho más sofisticadas basadas en el aprendizaje profundo. Todavía necesitan una buena cantidad de entrenamiento para aprender respuestas significativas, pero ahora pueden continuamente aprender de datos reales, en lugar de estar codificado con un conjunto limitado de preguntas y respuestas

Estos chatbots, generalmente se ejecutan en una de las plataformas en la nube más grandes: Amazon AWS, Microsoft Azure, IBM Watson o Google Cloud: admiten muchos centros de llamadas y servicios hoy clientela. Por ejemplo, Bank of America tiene "Erica" ​​​​(juego de palabras: ¿AmErica?), una asistente personal virtual en aplicación móvil que entiende el habla natural y lo ayuda a hacer todo, desde acceder a una cuenta y transferir dinero a recepción asesoría financiera.

Otras tecnologías más automatizadas como Roborrespuesta y responder.ai, diseñado para operar en un mundo más abierto y libre que el edificio de un centro de llamadas. Están cada vez más integradas en sus herramientas de trabajo favoritas para que no tenga que cambiar de plataforma.

3. Gestión de viajes

Una de las tareas empresariales más comunes, al menos hasta la telepresencia sin fisuras se convertirá en un lugar común, la reserva de billetes y habitaciones, la gestión de viajes y el procesamiento de informes sobre gastos. Son procesos necesarios pero terriblemente improductivos. Toman literalmente horas de tiempo de trabajo por semana, y con la tendencia hacia una reducción en el número de asistentes administrativos, la mayor parte de este trabajo recae sobre los hombros de líder.

Varias empresas están trabajando en una solución al problema de la automatización de viajes. Por ejemplo, el servicio Mezi, que fue adquirido por American Express, ayuda a administrar sus vuelos, hoteles y restaurantes. Tolva similar e incluso te ayuda a ahorrar mucho al predecir el mejor momento para reservar un vuelo u hotel. Servicio Pana se hace cargo de la gestión de los viajes corporativos y ayuda a responder a eventos imprevistos, como entrevistas de trabajo y eventos.

Vuelos de Google no solo ayuda a encontrar y comprar boletos, sino que también predice los retrasos en los vuelos mejor que las propias aerolíneas. Increíblemente cómodo. y la aplicación Utrip incluso tiene en cuenta tus preferencias personales y los gustos de las redes sociales para recomendarte viajes a medida.

4. investigando

No es de extrañar que la mayoría de nosotros seamos trabajadores del conocimiento en estos días, el pináculo de la evolución del siglo XXI. Pero nuestro futuro dependerá de cuán rápido y cuidadosamente podamos recopilar y procesar información. De lo contrario, una generación más joven y con más conocimientos técnicos comenzará a pisarnos los talones. Lo siento abuelo. Ábrete camino hacia el futuro.

Comencemos con la tarea de investigación más simple: una encuesta. En muchos casos, queremos entrevistar a nuestros colegas para obtener la información que sabemos que tienen, pero no queremos molestarnos con solicitudes individuales. Una buena manera son los formularios de encuesta simples. Muchas plataformas modernas ofrecen la capacidad de organizar encuestas de una forma u otra, desde formularios de Microsoft SharePoint locales hasta Slack y redes sociales en línea. Servicios en línea como Mono encuesta, zoho y mailchimp, vaya un paso más allá y le permita agregar una lógica condicional robusta.

Si tus necesidades de investigación son más extensas y vagas, ahora a tu disposición numerosas herramientas de automatización, incluso si ignora la poderosa IA obvia que admite Google y Bing. La mayoría de las plataformas de contenido tienen interfaces de programación de aplicaciones (API) que pueden utilizar desarrolladores, y cada vez hay más herramientas de código abierto y productos comerciales que están disponibles cualquiera de nosotros Por ejemplo, noticiasapi.org consolida todos los eventos de noticias en una fuente de búsqueda.

The New York Times también tiene una interfaz para que los desarrolladores accedan a contenido, tanto nuevo como archivado. La mayoría de las plataformas de contenido temático también tienen sus propias API, incluidos materiales educativos, archivos científicos e históricos, así como códigos de leyes y documentos gubernamentales.

Además, existen herramientas que le permiten realizar investigaciones para profesiones específicas. Por ejemplo, ROSS es una inteligencia artificial que ayuda a los abogados a realizar investigaciones que solían llevarles horas de minuciosa búsqueda y revisión de documentos. Los científicos tienen a su disposición herramientas de empresas como Chemical Abstracts y Elsevier.

Primero me sumergí en el mundo de los negocios mientras trabajaba en puesta en marcha, que estaba construyendo un sistema de aprendizaje automático para químicos farmacéuticos a fines de la década de 1990. Nada se compara con la vieja escuela. Pero lo que entonces era innovador ahora es algo común, y muchas empresas naturalmente agregan funciones de inteligencia artificial a su software.

Un ejemplo de esto es Tony Tripp, cuya empresa Patinformatics ha llevado el concepto de “colaboración con máquinas” al siguiente nivel. Combina herramientas de investigación abiertas con sistemas patentados para proporcionar a los científicos informes detallados sobre las áreas que están investigando o que esperan obtener. patentar. Cuando Tony presenta sus hallazgos a los científicos, por lo general se sorprenden de lo mucho que no sabían.

Después de todo, la información científica, como Internet, ocupa mucho espacio.

“Incluso los expertos en tecnología no pueden saberlo todo”, dice Tony. Algunos científicos creen que entienden lo que sucede en el mundo científico porque asisten a varias conferencias y se suscriben a varias revistas. Pero la información crece tan rápido, eh tecnologías se desarrollan tan rápidamente que nadie puede seguirles el ritmo. Organizaciones como la mía ayudan a capturar la amplitud y profundidad de lo que está sucediendo en los campos tecnológicos”.

También fui testigo de ejemplos bastante impresionantes, y lejos de todo, por supuesto, de la automatización del trabajo intelectual. Tomemos, por ejemplo, la historia de David Wishanoff, profesor asistente de estudios religiosos en la Universidad de Oklahoma.

Los intereses de investigación del profesor Wishanoff están en cómo las personas tratan a quienes practican otras religiones distintas a la suya. Su interés por este problema surgió cuando aún era un niño pequeño. Nació en Túnez, norte de África, en el seno de una familia de misioneros protestantes, y desde niño quiso saber más sobre aquellos que tenían sistemas de creencias diferentes a los de su familia y sentían el deseo de comprender su. “Ese fue el tema de mi tesis”, dice Wishanoff, “¿cómo puedo escuchar mejor a la gente? Parte de ello es mi deber moral de escuchar a otras personas. Somos terriblemente malos escuchando".

Hace unos años, Wishanoff conoció a Dave King, fundador de la empresa de software de ciencia de datos Exaptive. Exaptive encuentra conexiones interdisciplinarias en conjuntos de datos complejos, generando conocimientos inesperados para científicos de datos, investigadores y estadísticos.

Wishanoff se dio cuenta de inmediato de que su investigación tenía un gran potencial para la automatización. Solía ​​recorrer librerías y comprar libros sobre temas como la interpretación del Corán. Pero una persona físicamente no puede leer tan rápido como para dejar pasar enormes pilas de libros necesarios que ha encontrado.

Las herramientas de software de Exaptive permitieron a Wishanoff descubrir conexiones sorprendentes en su literatura. Por ejemplo, encontró que algunos medieval pensadores buscaron resolver los problemas contemporáneos de la sociedad musulmana en formas que él no podía imaginar.

Fue emocionante ver surgir nuevos temas de investigación del mar de texto. “Ahora puedo concentrarme en el trabajo que siempre quise hacer como erudito y estoy empezando a ver nuevas corrientes intelectuales en la interpretación del Corán”, dice Wishanoff.

“Los programas funcionan de manera más eficiente que los humanos. Inmediatamente veo qué libros me serán más útiles. También veo cómo la máquina encuentra problemas interesantes en los que ni siquiera pensaría. Ahora puedo explorarlos. Estoy recibiendo más información sobre lo que está pasando en la religión".

5. Muestra de información

Obtener información es la mitad de la batalla. Tienes que ser capaz de darle un buen uso. También en estudiante Durante años, desprecié a los "tramposos" que leen panfletos con breves relatos en lugar de leer un libro. Me pareció que esto estaba mal y que uno debería leer los libros originales en su totalidad para captar todos los matices.

Yo era un nerd muy diligente. Mirando hacia atrás, me doy cuenta de que estaba equivocado. Por supuesto, en algunos casos es necesario leer el libro completo. Pero ahora que el tiempo se ha convertido en mi activo más valioso, tengo miedo de gastarlo en algo que no sea las cosas más importantes. Los folletos con el recuento no son tan malos.

Hoy, para consumir información, necesito una versión comercial de un folleto resumen.

No quiero leer tres páginas del razonamiento de alguien. Quiero entender la esencia, tomar una decisión y seguir adelante. Ahora me estremezco nerviosamente cuando recibo correos electrónicos de colegas en varias páginas, de los cuales es imposible entender qué se debe hacer, cuándo y quién lo hará. Además de entrenar en el campo comunicacionesNecesito que alguien o algo armen un resumen de mi mundo.

Y aquí nuevamente la IA viene al rescate. Probablemente ya haya visto ejemplos de resúmenes breves en los resultados de búsqueda. Este fragmento de texto debajo del encabezado de los resultados de búsqueda (se llama "fragmento" suena muy bien, ¿sí?) se crea en función de la consulta de búsqueda, lo que otros usuarios encontraron útil y otros datos. Pero la automatización puede hacer mucho más.

La herramienta llamada SMMRY puede tomar un documento completo o una página web y convertirlo en una anotación legible. Hay muchas otras herramientas similares. Esta área se encuentra en desarrollo activo, por lo que en los próximos años podemos esperar la aparición de nuevas aplicaciones, incluidas aquellas más profundamente integradas en Microsoft Office y Google Chrome.

Otras herramientas lo ayudan a encontrar referencias a "entidades" (personas, lugares, empresas) y conceptos en documentos, que pueden ser útiles para transcribir rápidamente contenido de contenido, vincularlo a contenido relacionado o incluso crear una "huella digital" para compararla con otros documentos.

Una de estas herramientas, Open Calais de Thomson Reuters, se utiliza para generar Noticias contenido. Si alguna vez ha visto un artículo con el nombre de una empresa, su ticker y un enlace a su página de inicio, agradezca un producto como Open Calais.

Tales herramientas para encontrar objetos y conceptos pueden ser bastante sofisticadas y complejas. He tenido que crear herramientas de análisis para empresas que puedan descifrar citas de registros judiciales y extraer las disposiciones relevantes de un acuerdo legal.

Uno de mis ejemplos favoritos es Vin Vomero, el fundador de Foxy AI. Conocí a Vin mientras hablaba en una reunión en Boston sobre cómo integrar IBM Watson en aplicaciones personalizadas. Fue un gran tipo que trabajó para llevar la IA a la valoración de bienes raíces. Poco después de nuestra reunión, lanzó un servicio integral de valoración de propiedades basado en las fotografías disponibles. Otra razón para hablar sobre el hecho de que las máquinas toman el trabajo de las personas (para ser honesto, realmente no siento lástima por los agentes inmobiliarios y los tasadores de bienes raíces).

Vía IA astuta Vin creó una nueva área de aplicación a la que llamó investigación inmobiliaria visual. “Estamos construyendo aplicaciones de visión por computadora para extraer información de fotografías y luego usarlas en otras aplicaciones, como tasaciones de bienes raíces. Nuestra red neuronal profunda house2vec se entrenó con millones de imágenes de edificios residenciales durante dos semanas. Gracias a esta capacitación, nuestra red neuronal ha identificado y aprendido características visuales que se correlacionan con el valor y reflejan claramente gradaciones de calidad intermedias”.

Si bien casi suena como ciencia ficción, no es nada difícil si usa las herramientas de IA adecuadas.

Mediante el aprendizaje profundo, Foxy AI transforma fotografías de propiedades que antes se consideraban datos no estructurados en datos estructurados, convirtiendo píxeles en una representación numérica de objetos y sus propiedades, contenida en la imagen. Foxy AI luego usa esta información para mejorar la precisión de los métodos de estimación existentes. “Estas representaciones numéricas reflejan características de la imagen que están asociadas con el valor. En otras palabras, convertimos la imagen en información sobre la calidad y el estado del inmueble”.

La valoración de bienes raíces no es una sorpresa, pero Win dice que Foxy AI es más precisa. "Valoración del catálogo Zillow - el enfoque más común, pero no tiene en cuenta la calidad y el estado del objeto. Llevamos a cabo varios experimentos propios, durante los cuales recopilamos valoraciones de varias propiedades en venta. Encontramos una nueva casa, predijimos su costo y luego esperamos a que saliera a la venta. Luego comparamos el precio de venta con el pronóstico de Zillow. Nuestro pronóstico de precios a menudo ha estado más cerca del precio de venta real y continuamos mejorando el sistema”.

No puede usar Foxy AI directamente, pero si compra o vender casa, es muy posible que esté utilizando los productos de esta tecnología sin siquiera saberlo.

6. Gestión de tareas complejas

Una cosa es enviar un calendario de citas o responder correos electrónicos. Pero, ¿qué pasa con el resto de tareas que realizas en tu día a día, cambiando entre varias aplicaciones y contextos? ¿También se pueden automatizar?

Enciende la marcha de los superhéroes. productos como Zapier, IFTTT y coda.io. Estas herramientas reúnen varias aplicaciones, flujos de trabajo y condiciones lógicas de terceros para resolver casi cualquier problema que se le ocurra.

A medida que estos productos incorporan el aprendizaje automático en sus plataformas, se vuelve más fácil integrarlos en los procesos comerciales.

No necesita ser un desarrollador para estas tareas. Pero necesitas algo de habilidad con condicional. lógica y procedimientos. Si alguna vez ha creado un árbol de decisiones solo por diversión, estará bien. E incluso si este no es tu fuerte, siempre puedes contratar al especialista adecuado en la nube.

Los sistemas interactivos de voz como Alexa, Siri y Google también se están convirtiendo cada vez más en plataformas para la automatización. integración de varias tareas y fuentes de información, permitiéndole cambiar la estructura y lógica de los procesos, y todo esto en voz administración. No olvides decir "por favor" y "gracias". Tus hijos te escuchan.

Si trabaja desde casa o su empresa ha adoptado modelo híbrido, "Remote Economics" es la mejor guía para aumentar la productividad y la eficiencia. La tecnología moderna puede hacer más de lo que piensas.

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