Cómo utilizar con eficacia las respuestas automáticas a correo electrónico
Consejos Estudio Y Trabajo / / December 19, 2019
Madden si las respuestas automáticas a sus cartas en el estilo de "Hola, por el momento no puedo responder a su carta." Especialmente cuando todas las luces y la respuesta necesaria "ayer". Estas respuestas causan irritación en los seres humanos y otras emociones negativas, y las razones por las cuales no se puede ahora responder a la solicitud, que absolutamente no les importa.
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Con el fin de una vez a la gente no molestar, porque ellos la comprensión y tal vez una sonrisa, un poco puede editar respuestas estándar.
Evitar lo obvio
Para empezar, comenzar con la respuesta, que es más molesto y todo lo que no debe ser usado.
He recibido su carta. En primer lugar, esto no es del todo cierto. Debido a que la carta ha caído dentro de su caja, pero si usted ha visto o leído - es otra cuestión. Si usted no lee, a continuación, ya sea ignorado, o si tiene cosas mejores que hacer. Y es por eso que es aún más molesto.
He leído tu carta tan pronto como sea posible. Dejar estas respuestas son muy arriesgado. En primer lugar, cada persona tiene su propia idea plazo "menor tiempo posible". En segundo lugar, dejando a las siguientes respuestas a cualquier persona que le envía una carta en los periodos de calor de su trabajo, de salir a la gente esperanza de obtener una respuesta a estos "lo más pronto posible." Responder a las muchas cartas de este período de tiempo es simplemente poco realista. Y la gente se ofende, molesto y enojado.
Gracias por su mensaje. Cortesía - es bueno. Pero ¿cuál es el uso de su "gracias" si todavía no contesta las cartas? Las personas que toman el tiempo para escribir una carta, ya cambio recibieron una carta estándar de agradecimiento y tranquilidad. Resulta que no sólo no respondió a sus cartas, pero también demostró ser muy sincero.
Por favor, esperar una respuesta dentro de 24-48 horas. Esta respuesta es menos irritante y puede ser más útil, como el hombre indica período de tiempo determinado. Pero si usted sabe que todavía no tienen tiempo, es mejor rechazar una respuesta automática tal o seleccione otra vez - menos clara. Tales como "esperar una respuesta dentro de 3-5 días."
Tratar de despertar en el hombre de buen carácter
Es decir, elegir una respuesta que no causaría irritación y dejar a la persona en un buen estado de ánimo. No tendría que usar un contestador automático, si no estuviera tan cargado de trabajo. Eso es todo y hay que decir en el mensaje. A la gente a entender que no se puede contestar, no porque son demasiado perezosos o que no les importa lo que allí está escrito. Y debido a que tiene una buena razón para ello.
Escribir algo así como - "Por el momento estoy muy ocupado trabajando y no tienen tiempo para procesar los mensajes. Pero para responder a su carta tan pronto como pueda. Gracias por su paciencia y comprensión ".
Al final, si la respuesta es tan importante, esa persona puede simplemente llamar y averiguar todo lo que necesita, por un minuto.
Use el humor
El humor para el lugar y realmente ayuda a suavizar la situación. A veces una sola sonrisa, y todos a la vez cae en su lugar, y la frustración y la ira desaparecen. Trate de usar en su auto-respuesta. Sólo recuerda aquí que todo el mundo tiene un sentido del humor y algunas respuestas pueden no parecer tan ridícula. Por lo tanto, en broma fácil y sobre temas generales.
Esto puede ser algo como "estoy cubierto con una avalancha de trabajo. Tan pronto como se terminó el trabajo de rescate en la excavación de mí de entre los escombros, voy a leer su carta y responder a ella ", etc.
La brevedad - la hermana del talento
Auto-respuesta no debe ser muy largo (o que simplemente no leer hasta el final, además de que también para llevar el tiempo humano, que está esperando una respuesta normal en el caso) y, a ser posible, consistirá en tres puntos:
1. Esta carta es una respuesta automática.
2. La razón por la que fue enviado a este correo electrónico.
3. Otras acciones del destinatario de la carta. Por ejemplo, usted está de vacaciones, y durante este período se reemplaza así y así, en todos los asuntos que se refieren a: nombre y los datos de su adjunto.
Si se acerca a este problema de manera creativa y escribir correctamente los destinatarios molestar toda esa respuesta automática hará ya no importa. Sobre todo si se dejaron allí los contactos humanos, que en su ausencia resuelve todos los problemas.
extremidad de la prima
Kevin Rose, cuyo buzón se llena un increíble número de correos electrónicos cada día, cambiar la configuración, y creó la "quiebra del filtro." A veces, a pesar de nuestros mejores esfuerzos, echamos de menos los mensajes importantes. Por lo tanto Kevin propone crear una respuesta automática que envía un mensaje de este tipo después de dos semanas:
"Su e-mail (dirección) no se abre un plazo de 14 días. Con el fin de reducir al mínimo la acumulación de mensajes de correo electrónico, se colocó en el archivo. Si aún desea obtener la respuesta, simplemente pulse «Respuesta» (respuesta) y su mensaje se colocará automáticamente en la cola de prioridad. Gracias ".
Esto ciertamente no es la respuesta más educado, pero si no se ocupan de informes para abrumar a usted, puede ayudar mucho. En primer lugar, le da a la persona saber que su carta no se ha eliminado o leer y contestar; en segundo lugar, si es importante para él, se volverá a recordar a sí mismo mediante el envío de un mensaje en la cola para leer; y, por último, en tercer lugar, no se disculpa por lo que todavía no ha tenido tiempo de leer la carta.