Cómo simplificar las tareas para que pueda dejar de postergar y hacer más

Cuanto más tenga que hacer, más difícil será comenzar. Y cuanto más difícil es empezar, más ahorramos. La solución al problema es simplificar todo lo que pueda. Al menos eso es lo que Greg McKeon, un escritor y entrenador de negocios que trabajó en Google y Facebook, cree que sí.

En el libro Effortless. Hágalo más fácil ”. McKeon explica cómo tener éxito y no agotarse. Con el permiso de la editorial "MYTH", Lifehacker publica el octavo capítulo, que trata sobre las formas de simplificar las tareas.

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En febrero de 1998, en Seattle, salió Peri Hartman De una conversación con Peri Hartman el 17 de abril de 2020. desde el edificio de ladrillos de cinco pisos que albergaba el almacén de Amazon para conocer a Jeff Bezos y Shel Kafan, el primer empleado y director de desarrollo digital de la compañía. Después de pasar por algunas casas, fue a un pequeño pub en el famoso mercado de Pike Place para discutir todo con ellos durante la cena.

Bezos Hice la reunión porque estaba pensando mucho en hacer pedidos en mi tienda en línea de rápido crecimiento, que no era muy simple en ese momento. Para realizar un pedido, el comprador tenía que pasar por un largo procedimiento de varias etapas, que entonces era natural para los pedidos en línea.

La página donde debe escribir el nombre: haga clic con el mouse. La página donde necesita escribir la primera línea de la dirección - haga clic. Ciudad, código postal, tipo tarjeta de crédito, número de tarjeta y fecha de vencimiento. Para escribir la dirección de facturación, tuve que completar algunos formularios más en diferentes páginas: ¡haga clic, haga clic, haga clic! Dirección de entrega: haga clic de nuevo. En ese momento, no había una función de autocompletar, por lo que podría tomar unos minutos completar una compra.

En la cena, Bezos dijo Richard L. Brandt, One Click: Jeff Bezos and the Rise of Amazon.com (Nueva York: Portfolio / Penguin, 2011). : “Necesitamos hacer que el sistema de pedidos sea menos engorroso. Para que el comprador pueda encargar el producto sin ningún esfuerzo. Todo lo que tienes que hacer es hacer clic en él y listo ".

Al recordar ese día, Hartman dice que los términos de referencia fueron muy claros: "El objetivo es la simplificación". Bezos entendió: “Cuantos más pasos dé para pagar, más tiempo tendrán [los compradores] para cambiar de opinión. Si organiza todo para que el usuario pueda realizar una compra con un solo clic, lo más probable es que lo haga ".

En ese momento, la idea de las compras en línea todavía era nueva y muchas personas tenían miedo de comprar en línea. El largo procedimiento de ingresar datos y hacer clic con el mouse fue inconveniente y mucho más tedioso que el que todos estaban acostumbrados: ir a la caja y entregar la tarjeta al cajero. Tener que imprimir la dirección, la tarjeta y el número de cuenta en todo momento era la dificultad y el problema. Se necesitó un gran avance para reemplazarlo todo con un solo clic.

Hoy en día, la decisión de compra con un solo clic nos parece obvia. Pero luego Hartman, educado y apasionado programador, pasó dos o tres meses optimizando y simplificando cada paso del pedido, y ni siquiera se le ocurrió que se pudiera realizar una compra con un solo clic. “Nadie lo hizo”, explicó. - sugirió Jeff, "Hagámoslo". Y lo hicimos ".

Amazon ha emitidoMike Arsenault, "¿Cuán valiosa es la patente de 1 clic de Amazon? It's Worth Billions ”, réplica, consultado el 15 de octubre de 2020. una patente de pedido con un solo clic que le ha dado una gran ventaja sobre la competencia durante casi 20 años. No se puede dejar de enfatizar esta innovación única: ha contribuido enormemente al desarrollo del comercio en línea.

Los pasos más sencillos son los que no realiza.

Me sorprendió que Hartman hubiera estado simplificando cada paso del proceso de pago durante meses sin siquiera pensar en eliminar pasos y simplificar el proceso en sí. Esto se debe a que existe una gran diferencia entre los dos enfoques.

Tan simple como es el paso, es más fácil no dar ningún paso.

Cuando mi hijo tenía 12 años, se propuso unirse a los Boy Scouts antes de cumplir los 14. Sin duda, el objetivo era muy ambicioso, pero lo tomamos juntos y comenzamos a celebrar los avances. Justo antes de cumplir catorce años, se embarcó en el proyecto final, en el que un equipo de 40 una persona tuvo que reconstruir una cerca de 180 pies; la anterior se quemó hace un año durante los incendios en California. Todo lo que tenía que hacer el hijo era escribir un informe del proyecto. Parecería una tarea fácil, pero después de dos años de trabajo continuo, fue esta parte del proyecto de la que nos cansamos tanto que se volvió más fácil. posponer.

Empezamos a trabajar en el proyecto con anticipación, y cuando el entusiasmo desapareció, ya estábamos a mitad de camino de la meta. Pero la segunda parte del proyecto pareció asustarnos más que la primera. No podíamos dejar de pensar en cómo mejorar aún más el informe: un prefacio lleno de detalles vívidos y precisos, decenas de fotos, diseño profesional. El hecho de que viéramos los proyectos pegadizos de otros exploradores que los estudiaron minuciosamente durante muchas horas también añadió más leña al fuego. (o más bien, sobre lo que sus padres se preocuparon durante muchas horas), y el listón en términos de la cantidad de esfuerzo subió más y más y más sobre.

Entonces, el proyecto se estancó. Tan pronto como pensamos en volver al trabajo, inmediatamente se volvió insoportable. Los días pasaron y pasaron sin que se hiciera ningún progreso. Dos semanas después, casualmente, comencé a estudiar los procesos de simplificación en estructuras complejas. Y luego me di cuenta: complicamos demasiado el proyecto. Al agregarle tantos pasos, incluso mentalmente, nosotros mismos hicimos incluso un paso más difícil para nosotros.

Entonces, retrocediendo, nos preguntamos cuáles son los pasos mínimos que se deben tomar para completar el trabajo. No necesitamos hacer una encuadernación de madera especial para el informe. No es necesario incluir absolutamente todas las imágenes. No tuvimos que escribir descripciones de un kilómetro para cada foto o inventar una portada inusual. El prólogo del informe no es una tarea para toda la vida.

En resumen, hemos recopilado una lista general de pasos realmente importantes: imprima 20 frases o citas. Imprímalos. Cortar. Pegar en papel. Imprime alguna portada. Inserte tres separadores. Escriba e imprima un ensayo de tres páginas que proporcione respuestas claras solo a las preguntas formuladas. Lleve el informe a la oficina y entréguelo. ¡Listo!

Un proyecto importante para mi hijo pasó de la etapa de “congelación” a la final en solo unos días, porque identificamos y completamos el número mínimo de pasos. Mi hijo se convirtió en Boy Scout la semana antes de los catorce años.

Por supuesto, este enfoque no solo funciona con proyectos Scout. Simplemente hágase una pregunta única para todos que lo ayudará a evitar dolores de cabeza insoportables y a seguir adelante con tareas importantes pero aparentemente increíblemente difíciles o confusas.

Para ser claros, especificar el número mínimo de pasos no significa "congeniar" o hacer algo de lo que no se sienta orgulloso. Solo los pasos innecesarios son innecesarios. Al eliminarlos, canalizará energía para completar el proyecto. En cualquier área, la finalización del caso será muchas veces mejor que agregar pasos redundantes que no agregan ningún valor al proyecto. Y la finalización es algo de lo que estar orgulloso.

Para tener éxito en cualquier cosa, debe completarlo.

No siempre se necesita un esfuerzo adicional

My único colegio mi mejor amigo pasaba menos tiempo estudiando que yo y sus notas eran mejores. Cual es el secreto Cuando el maestro le pidió que hiciera algo, hizo exactamente lo que se le pidió, y nada más. Fui más allá: leí más de lo que pedí; buscando más información de la requerida.

Traté tanto de completar el programa en exceso que no me quedaba energía para el programa en sí. Una cosa es hacer un esfuerzo adicional en asuntos extremadamente importantes (por ejemplo, después de una operación quirúrgica, hacer un procedimiento adicional para no introducir una infección en la herida). Y otra muy distinta es añadir toques artificiales innecesarios.

Deduje una regla para mí mismo: eSi se le pide que haga x, esa no es una razón suficiente para hacer y. Por ejemplo, si se le pidió que escribiera una presentación, entonces esta no es una razón suficiente para crear diapositivas con videos, gráficos divertidos y toneladas de información. ¿Con qué frecuencia tuviste que mirar presentaciones con demasiadas diapositivas o demasiadas palabras en cada diapositiva? ¿O tal vez hay demasiado en él? ¿De verdad quieres que alguien esté en tu lugar?

Un enfoque más inteligente demuestra Luis V. Gerstner, Jr., Who Says Elephants Can't Dance (Nueva York: Harper Business, 2003), 43. pequeña pero clave para el cambio radical de rumbo de IBM. Lou Gerstner, que acababa de asumir el cargo de director ejecutivo, invitó al máximo responsable Nick Donofrio a hablar en la junta general. Gerstner recuerda: “En ese momento, el formato estándar para cualquier reunión importante en IBM era una presentación con proyectores y gráficos de alta tecnología. Nick acababa de pasar a la segunda diapositiva cuando me acerqué y apagué el proyector, tratando de hacerlo lo más cortésmente posible en esta situación. Después de una pausa larga e incómoda, dije: 'Solo hablemos de tu negocio'.

Se supone que la mayoría de las presentaciones se tratan simplemente de “hablar de negocios”. En resumen, la próxima vez que tengas que escribir un informe, preparar una presentación o proponer truco de marketing, aleja la tentación de insertar adiciones innecesarias. No solo distraen a usted, sino también a los oyentes. Ahora, al preparar una presentación, estoy preparando seis diapositivas con menos de diez palabras.

La necesidad de un esfuerzo adicional más allá de lo que se requiere para completar la tarea principal es extremadamente rara. Es mejor ejecutar solo un programa obligatorio que no hacer nada en absoluto.

Empezar desde el principio

Cuando el mejor equipo de diseño de Apple se reunió con Steve Jobspara presentar el diseño de lo que se convirtió en iDVD (esta utilidad obsoleta permitía los usuarios queman música, películas y fotos digitales de la computadora al disco), esperaron que el jefe admirar. Fue un diseño maravilloso y fácil de usar, y aunque el programa tenía varias funciones y características, los diseñadores se enorgullecían de cómo lograron simplificar la versión original del producto, cuyo manual tomó mil páginas.

Sin embargo, muy rápidamente el equipo se enteróFarhad Manjoo, "Invincible Apple: 10 lecciones de la empresa más genial en cualquier lugar", Fast Company, 1 de julio de 2010.que Jobs tenía algo más en mente. Caminando hacia la pizarra, dibujó un rectángulo y dijo: “Aquí hay un nuevo programa. Ella tiene una ventana. Arrastra el video a esta ventana, haz clic en el botón "Grabar" y listo. Esto es lo que vamos a hacer ".

Mike Evangelist, uno de los diseñadores de productos, quedó impactado hasta la médula. Dijo: "Todavía tengo las diapositivas que preparé para esa reunión, son increíblemente complicadas". Solo más tarde, mirando hacia atrás, vio claramente que "todas las demás funciones solo interferían". Según Evangelist, lo que más lo sorprendió fue que él y su equipo entendieron mal el proceso en sí. Comenzaron con un producto increíblemente complejo e intentaron simplificarlo, y Jobs pasó del lado opuesto. Comenzó desde cero y descubrió cuántos pasos mínimos se necesitan para lograr el resultado.

Estamos tan acostumbrados a la complejidad de todos los procesos de nuestra vida que rara vez tratamos de dudar de su necesidad.

Por ejemplo, comencé un podcast mientras escribía este libro. Inicialmente, la instrucción que iba a enviar a cada invitado constaba de 15 pasos.

1. Regístrese en Zencastr.com e ingrese sus credenciales.
2. Nombre de usuario: XYZ.
3. Contraseña: ABC.
4. Siga el enlace en el correo electrónico de Zencastr que llegará a su correo electrónico poco después del registro.
5. Si está utilizando Chrome, para una mejor calidad de video, permita que Zencastr le envíe notificaciones.
6. Marque Zencastr (haga clic en el ícono de estrella en el lado derecho de la barra de menú de Chrome) para proteger el paso 3.
7. Confirme la prueba del micrófono haciendo clic en Pasar.
8. Si no funciona, haga clic en el icono en el centro en la parte inferior de la barra de sonido con su nombre para averiguar cuál es el problema, haga clic en el enlace y solucione el problema.
9. Por favor confirme que puede escucharme y que podemos comunicarnos a través de Zencastr.
10. Siga el enlace en Zoomenviado a usted por correo electrónico; también debe estar en la primera letra.
11. Tan pronto como te deje entrar a la habitación en Zoom, apaga inmediatamente el micrófono.
12. Convierta el video en Zoom.
13. Una vez que habilite la grabación de Zoom y Zencastr, confirme que ve el ícono de grabación en ambos programas y salude a todos.
14. ¡Y aquí vamos!
15. Al final de la sesión, cierre la sesión de Zencastr antes de cerrar la ventana.

Yo mismo estaba cansado de leer este manual. ¡Qué podemos decir de los invitados, que tendrán que hacer todo esto punto por punto!

Y empecé desde cero. Me pregunté: "¿Cuál es el número mínimo de pasos que debe realizar una persona para comunicarse conmigo a través de Zencastr?" Habiendo formulado la respuesta, acorté las instrucciones.

1. Siga el enlace que le envió Zencastr por correo electrónico después de registrarse.
2. Yo me ocuparé de la grabación y solo tienes que unirte al chat.

¡Aquí está! Solo dos sencillos pasos. Si las cosas en su vida implican demasiados pasos, intente comenzar desde cero. Y si puede allanar el camino para obtener el mismo resultado, simplemente tome menos pasos.

Maximiza los pasos que no das

En febrero de 2001, 17 personas de mente libre se reunieron en Snowbird, una estación de esquí en Utah, en lo alto de las montañas Wasach. Iban a relajarse, hablar, comer, esquiar y discutir sobre software. El resultado de sus conversaciones ahora se materializaJim Highsmith, “Historia: el manifiesto ágil”, Agile Alliance, 2001. en un documento muy conocido llamado "Manifiesto desarrollo ágil software". En él, formularon un conjunto de reglas para desarrollar un mejor software para facilitar el trabajo del usuario eliminando obstáculos e interferencias.

Uno de los 12 principios del Manifiesto establecePrincipios fundamentales del Manifiesto Ágil: "La simplicidad, el arte de minimizar el trabajo innecesario, es esencial". Esto significa que el objetivo del desarrollo es crear un producto que el usuario necesite, y si este se puede lograr a través de un código menos extenso y menos funciones adicionales, entonces esto es exactamente lo que necesita entrar.

Si bien este principio se aplica al desarrollo de software, podemos adaptarlo a nuestro día a día. la vida, por ejemplo: "La simplicidad, el arte de maximizar los pasos que no se dan, es extremadamente necesaria". En otras palabras, no importa cuán importante sea nuestro objetivo, debemos centrar nuestros esfuerzos solo en lo esencial. Cada pequeño paso nos cuesta una oportunidad desperdiciada, y eliminarlo nos da más tiempo, energía y cognitivo recursos que se dirigen a las tareas realmente importantes.

Es posible que se sorprenda de la cantidad de objetivos aparentemente difíciles que se pueden lograr y de la cantidad de tareas difíciles que se pueden resolver en solo unos pocos pasos. Como escribe Andy Benoit, Andy Benoit's Touchdown 2006: Todo lo que necesitas saber sobre la NFL este año (Nueva York: Ballantine Books, 14 de julio de 2006). Para el columnista deportivo Andy Benoit, la mayoría de los genios "tuvieron éxito no porque resolvieron acertijos difíciles, sino porque siguieron un camino de sencillez no reconocida".

Effortless es una gran guía para aquellos que buscan hacer más en menos tiempo. Pero el libro también ayudará a aquellos que están cansados ​​de correr interminables y asuntos tediosos.

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