Cómo ayudar a un nuevo empleado a adaptarse si el trabajo es remoto

Con el inicio de la pandemia de coronavirus, el mercado laboral ha cambiado drásticamente. Las entrevistas se han trasladado al formato en línea, las empresas han trasladado a los empleados a una ubicación remota y, para solicitar un trabajo, ya no es necesario acudir a la oficina.

En una realidad desconocida, los métodos de incorporación de empleados establecidos desde hace mucho tiempo han dejado de funcionar: ahora los recién llegados pueden no aparecer en la oficina durante semanas o incluso vivir en otra ciudad.

En qué se diferencia la incorporación en línea de la habitual

A primera vista, parece que trabajar de forma remota es una gran opción para un principiante. No tiene que comunicarse con colegas conversadores, perder el tiempo para impresionar a la "vieja guardia" o mantener algún tipo de imagen. De hecho, todas las comunicaciones serán comerciales y menos frecuentes.

Y esta es precisamente la principal dificultad del onboarding online. El nuevo empleado se encuentra desconectado de su vida habitual en la oficina. No cocina en un caldero común de valores corporativos: no habla con sus colegas durante los descansos, no se comunica con personas de otros departamentos innecesariamente y extraña los actividad. Y es poco probable que una persona así tenga un apego a una oficina acogedora en un lugar hermoso. Por eso es mucho más difícil motivar a un nuevo empleado y retenerlo durante mucho tiempo.

Además, en la oficina y en una ubicación remota, las herramientas de adaptación son significativamente diferentes.

Y las empresas utilizan esquemas que no funcionan y no hacen frente a la adaptación de los recién llegados a una ubicación remota, o generalmente se olvidan de la incorporación cuando se trata de servicios remotos. empleados. Estos últimos se quedan solos en casa y no se les ofrece ninguna ayuda ni orientación. Y luego la gente abandona rápidamente la empresa sin reconocer realmente a nadie.

¿Cuáles son las principales tareas de la adaptación online?

Hay dos cosas a tener en cuenta al realizar la incorporación remota.

1. Es importante hacer que el empleado se sienta parte del equipo, incluso si no está en la oficina. Para ello, es necesario estar constantemente en contacto con la persona y ayudar de inmediato con los problemas emergentes. Y en nuevas condiciones todo el mundo los tiene.
2. Es necesario que el empleado entienda claramente lo que se espera de él y con lo que él mismo puede contar. Es mejor proporcionar la información más completa sobre las condiciones de trabajo, tareas y oportunidades en los primeros días.

Por un lado, ayudará al recién llegado a evitar déficits de comunicación y a sentirse mejor en el equipo sin sentirse demasiado. estrés por las dificultades. Por otro lado, permitirá que una persona comprenda claramente sus responsabilidades. El segundo desafío es tan importante como el primero: las encuestas muestran que el desajuste entre las expectativas y la realidad es una razón común para irse. Entonces, fue ella quien fue nombradaEstudio sobre la nación que busca empleo 2018 / Jobvite 43% de los empleados entrevistados de entre los que se marcharon en los primeros tres meses de trabajo.

Quién debería participar en el proceso de adaptación

Es mejor definir a estas personas con anticipación, para que todos comprendan claramente sus tareas y roles. En este caso, la probabilidad de que permanezcan algunos puntos ciegos. Vale la pena atraer a la incorporación:

• Gerente de Recursos Humanos. La carga organizativa recaerá sobre él. Tendrá que elaborar un plan de adaptación, instruir al líder y mentor y presentar al recién llegado a la empresa.
• Jefe directo. Es él quien establece tareas, controla el trabajo, da retroalimentación y resuelve problemas clave.
• Un mentor. Puede ser como uno de colegasy el líder. El mentor ayuda con las actividades diarias, presenta los detalles del trabajo y la empresa, comparte trucos de la vida y apoya al novato.
• Miembros del equipo. Como regla general, se trata de empleados del departamento en el que la persona consiguió un trabajo. Su tarea no es solo participar en reuniones conjuntas, sino también asegurar y apoyar al recién llegado.

Cómo organizar su primer día de trabajo para un principiante

La tarea principal es familiarizarse con la empresa y los empleados, así como definir las tareas laborales para el futuro cercano.

Conocimiento de los valores de la empresa.

En algunas empresas, a los recién llegados se les envía inmediatamente un montón de documentos por correo y se les ofrece para familiarizarse con ellos. Como resultado, una persona puede leer descripciones de trabajo y descripciones de productos durante todo el día, ver presentaciones sólo sobre la misión y los valores de la empresa.

Esta no es la mejor idea: es importante que el empleado primero conozca la cultura corporativa a través de ejemplos reales y solo luego consolide la información con la ayuda de documentos y otros materiales.

Es mejor hablar de la empresa y sus valores en persona. El entrenamiento Welkam o una reunión con el líder es adecuado para esto.

El primer formato es adecuado cuando varias personas nuevas llegan a la empresa a la vez. En este caso, es conveniente organizar una conferencia online donde el responsable de RR.HH. o el jefe del departamento de RR.HH. hablará sobre la empresa. Es importante basarse en ejemplos específicos. Entonces, si el valor de la organización son las personas, vale la pena describir cómo se las cuida (por ejemplo, se brinda capacitación psicológica).

Primer encuentro con el líder

Si no se planea una capacitación sobre bienestar, el gerente debe informar al recién llegado sobre la cultura corporativa en la primera reunión. También necesita discutir:

• las tareas y responsabilidades del empleado, cuanto más específicas, mejor;
• aspectos técnicos del trabajo, por ejemplo, cómo se establecen y controlan las tareas, existe un sistema de informes, qué servicios se utilizan;
• normativa para la planificación y reuniones;
• peculiaridades de la interacción con el jefe en cuestiones laborales (dónde y cuándo es mejor escribir);
• planifica para el primer día.

Durante una conversación, es importante distinguir varios matices importantes que suelen preocupar a los principiantes:

• ¿Cuánto tiempo lleva esperar una respuesta a las tareas antes de recordarse a sí mismo?
• con qué claridad está regulada la jornada laboral y a qué horas y días no puede estar en contacto (a distancia, las personas suelen trabajar en exceso, por lo que es importante saber a qué hora pueden descansar tranquilos);
• cómo se forma el horario vacacionescuándo son posibles las primeras vacaciones y por cuántos días se conceden;
• qué normas se adoptan en la empresa con respecto a la baja por enfermedad y el tiempo libre;
• en qué días y en qué partes se paga el salario.

Encuentro con colegas

Puede ser organizado por un gerente de recursos humanos o un gerente directo. Es necesario invitar a otros empleados del departamento donde llegó el recién llegado, incluido un mentor, si su rol no fue asumido por el propio jefe.

La reunión en sí se realiza mejor a la mitad del día, como en Zoom. Para empezar, pídale al novato que se presente. Si es tímido, el gerente puede describir él mismo al nuevo empleado y solo entonces darle la palabra.

Entonces déjalos que hablen de ellos mismos colegas. Simplemente pídales que hablen con anticipación no solo sobre la experiencia laboral, la educación, los pasatiempos, sino también sobre su área de responsabilidad y los posibles puntos de contacto con el recién llegado. Gracias a esto, sabrá con quién y por qué puede contactar.

Reunión con el gerente al final del día.

Es necesario saber cómo fue el primer día del empleado, qué preguntas tuvo y qué dificultades surgieron.

Para evitar respuestas monosilábicas, puede hacer preguntas adicionales que lo ayudarán a analizar mejor las emociones y pensamientos del principiante:

• ¿Qué es lo que más te gusta? ¿Qué cosas causaron emociones agradables y cuáles, ansiedad?
• ¿Qué tan claras y convenientes son las herramientas de trabajo? ¿Qué dificultades encontró al usarlos?
• ¿Cómo entendió la persona sus tareas y responsabilidades? ¿Puede describirlos en detalle?
• ¿Cómo piensa el empleado organizar su trabajo en los próximos días? ¿Donde empezar? ¿Qué espera lograr?

Cómo organizar su primera semana de trabajo para un novato

En esta etapa, es importante brindar tranquilidad y certeza al principiante. Por lo tanto, debe elaborar un cronograma claro con todos los asuntos y proyectos en los que participará el empleado. Lo más probable es que se trate de varias reuniones en línea con la participación de un líder, mentor o equipo.

Además, debe tomarse el tiempo para:

1. Analizar procesos comerciales. Es necesario contar una vez más sobre todos los puntos organizativos, regulaciones y estándares que son importantes para el empleado. Cuanto mejor comprenda este último la mecánica del trabajo, más rápido podrá adaptarse.
2. Describe el sistema de motivación. Es necesario que sea completamente comprensible para un principiante. Debe saber cómo se calcula el salario, qué bonificaciones puede recibir, qué KPI Debe ser hecho.
3. Advierte sobre posibles problemas. Hay cuellos de botella en cualquier trabajo que pueden conducir a callejones sin salida. Por lo tanto, es importante discutir los problemas más comunes y decirle cómo actuar en estas situaciones. Es mejor advertir al principiante sobre todas las posibles dificultades.

El gerente examina con fluidez todas estas preguntas el primer día de trabajo del principiante. Sin embargo, es imposible asimilar una cantidad tan grande de información a la vez. Tendrás que repetirlo varias veces para que el empleado no se pierda de nada. Además, un principiante puede participar en varios proyectos a la vez. Y es importante analizar las particularidades de cada uno de ellos.

Cómo organizar el primer mes de trabajo de un principiante

Durante este período, es necesario crear un proceso de trabajo, por lo que es importante que el líder o mentor supervise constantemente al recién llegado y esté en contacto. Esto le permitirá controlar y guía empleado y no dejar solo con problemas.

La forma más conveniente es interactuar a través de sistemas de resolución de problemas en línea. Con su ayuda, puede realizar un seguimiento del proceso de trabajo y las horas de actividad del empleado (por ejemplo, cuando crea tareas o, en principio, está en el sistema). Esto evitará horas extraordinarias o, a la inversa, negligencia innecesaria. Y también, para comprender qué tareas causan más problemas para un principiante.

Se debe prestar especial atención a la retroalimentación. Debe ser constructivo, claro y coherente. En el primer mes, es mejor comunicarse con un novato al menos varias veces al día mediante videollamadas o mensajería instantánea. Durante tales conversaciones, debe aclarar las tareas, resolver los errores, ayudar a hacer frente a las dificultades y tranquilizar si algo salió mal.

Esto no significa que sea necesario monitorear la acción de cada novato. Lo principal es fijarle claramente una tarea, dar todos los insumos necesarios, establecer criterios de evaluación y determinar cómo y cuándo el empleado recibirá retroalimentación sobre el trabajo realizado.

Cómo evaluar los resultados de la adaptación

Aunque el período de prueba suele durar tres meses, al final del primero el empleado debe adaptarse completamente al nuevo trabajo. Demasiado tiempo, el proceso de incorporación no es rentable para negocio después de todo, los resultados reales son importantes.

Por eso, siguiendo los resultados del primer mes de trabajo, resulta útil realizar una reunión online para el recién llegado con el responsable o responsable de RRHH. Durante la conversación, vale la pena realizar una pequeña encuesta.

• ¿Qué tan bien cumple el trabajo con las expectativas personales? ¿Qué momentos te gustan y cuáles te avergüenzan?
• ¿Cómo se estructura la comunicación con los compañeros? ¿Con qué rapidez y eficacia se las arregla para resolver los problemas de trabajo con ellos? ¿Cuáles son los problemas?
• ¿En qué dirección piensa moverse la persona en el marco del trabajo? ¿Cuáles son sus metas y objetivos personales?
• ¿Están claros los objetivos clave de la empresa? ¿Se relacionan con las tareas laborales?
• ¿Qué emociones evoca el trabajo en la empresa? ¿Qué tan ansioso o divertido fue el primer mes?
• ¿Tuvo alguna dificultad técnica al trabajar con servicios dentro de la empresa?

Las respuestas a estas preguntas ayudarán a evaluar qué tan seguro y tranquilo es el recién llegado, si está de humor para trabajar en la empresa y qué problemas deben resolverse.

Durante la reunión, también es importante dar una retroalimentación detallada: discuta con el recién llegado sus fortalezas y debilidades, y asegúrese de elogiar. Cuando se habla de habilidades que requieren desarrollo, se deben hacer recomendaciones específicas. Si el gerente considera que el nuevo empleado es muy prometedor, a este último se le puede ofrecer capacitación adicional ya en esta etapa.

Si la conversación es productiva, resultará en aumentar la lealtad del empleado y su confianza en que podrá hacerlo cómodamente y eficientemente trabajar para esta empresa.