10 consejos que le ayudarán a trabajar de forma eficaz desde casa

1. Cree un espacio de trabajo único para todos los empleados

No se lo pase a los subordinados, de lo contrario los procesos establecidos se convertirán en un caos cuando los empleados no vean el trabajo de los demás y no comprendan quién es responsable de qué. Como resultado, las tareas elementales se inhiben, los trabajadores pierden el compromiso y la eficiencia laboral tiende a cero.

Aquí hay un conjunto mínimo de herramientas que pueden resultarle útiles:

• Administrador de tareas. Es conveniente establecer tareas con él, monitorear la carga de trabajo de los departamentos y de cada empleado.
• Calendario general. Le ayudará a mantener un calendario de vacaciones y días libres, y también a planificar eventos importantes como llamadas telefónicas con clientes o colegas, para que no tenga que recordárselo personalmente a los participantes de la reunión.
• Un mensajero para resolver problemas urgentes. Puede crear un chat general para toda la empresa y salas de chat más pequeñas para equipos y proyectos individuales.
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• Soluciones de almacenamiento de datos y documentos en la nube. Serán útiles para la colaboración durante las llamadas, y compartir un enlace es más fácil que enviar documentos y archivos pesados ​​por correo o en un mensajero.

2. Mantente en contacto con quienes trabajan desde casa

El trabajo a distancia no es motivo para olvidarse de la disciplina y cambiar a un horario libre, cuando se asigna tiempo a las actividades laborales de acuerdo con el principio "Lo haré, pero luego". En la junta general, informe a los empleados sobre el nuevo formato de trabajo y establezca los límites de la jornada laboral: por ejemplo, de 9 a 18 horas, todo el mundo debería estar en contacto, y es necesario advertir sobre el tiempo libre al menos un par dias.

Aunque todos trabajen de forma remota, siguen siendo un equipo. Comparta noticias de la empresa, informe periódicamente (al menos una vez a la semana) sobre las tareas completadas y los nuevos planes, celebre públicamente el éxito de los departamentos. Por último, no olvide desearles un feliz cumpleaños a sus empleados. Esto ayudará a mantener el espíritu de equipo y los subordinados no se sentirán olvidados y abandonados a su destino.

3. Ingrese las reglas para chatear

Los chats son una herramienta conveniente, pero tienen sus inconvenientes. El flujo constante de mensajes distrae tanto como la charla de los vecinos en la oficina, por lo que tiene sentido para distinguir entre la comunicación y comenzar chats separados para preguntas urgentes y todo tipo de conversaciones, no pertinente. Y este chat se puede enmascarar con la conciencia tranquila y volver a leer después del final de la jornada laboral.

No utilice los chats para resolver problemas complejos cuando necesite obtener la opinión de todos los miembros del equipo. A la salida, recibirá muchos mensajes, pero no llegará a una única solución que se adapte a todos. Es mejor ponerse de acuerdo en una llamada y, en el chat, registrar con qué terminó.

Y trate de no crear ruido innecesario: no divida un mensaje en una docena al estilo de “Hola. Aquí está. La tarea es nueva ". Respete el tiempo de otras personas y no obligue al interlocutor a distraerse constantemente con notificaciones.

4. Realice videollamadas periódicas con el equipo

En primer lugar, ayudará a mantener el dedo en el pulso y a redistribuir la carga de trabajo si un empleado se ahoga con tareas y otro sufre de inactividad. En segundo lugar, es una buena herramienta para rastrear el estado de ánimo de los subordinados: después de todo, los mensajes cortos en los chats no transmiten entonación y, durante una conversación personal, puede averiguar qué preocupa a quién.

No suene para mostrar. Planifique el contenido de cada conversación, notifique a todos los participantes con anticipación sobre lo que se discutirá y, como resultado, cree un protocolo de reunión: lo que decidieron, qué tareas se establecieron y quién es el responsable de su implementación. No es necesario que llame todas las semanas para realizar un seguimiento del desempeño de la empresa. Los empleados solo pueden comunicarse regularmente con sus gerentes, y ellos ya le informarán.

5. Elabore un horario de trabajo claro

Cada empleado debe tener acceso a toda la información que pueda necesitar mientras trabaja. Esto es especialmente importante para los recién llegados: deben actualizarse y la adaptación en una ubicación remota puede llevar más tiempo que con la comunicación en vivo en la oficina. Para que el nuevo empleado no se pierda en el flujo de información, asígnele un comisario que podrá responder cualquier duda sobre cómo funciona la vida y el trabajo de la empresa.

Idealmente, la base de conocimientos sobre el trabajo de la empresa debe organizarse de tal manera que, incluso si los empleados clave se enferman o se van de vacaciones, los procesos no se detengan. Cree documentos que expliquen con gran detalle qué hacer en situaciones laborales típicas y póngalos a disposición del público.

6. Registra todas las asignaciones en las tareas.

Esta regla debe aplicarse no solo durante una expulsión forzada. No confíe en acuerdos verbales: si no hay una tarea establecida, no habrá resultado.

Aquí hay reglas simples con las que las tareas se resolverán de manera eficiente y a tiempo:

• Sea claro acerca de su tarea. No obligue a los subordinados a jugar a los psíquicos ni a buscar información adicional por palabra. El empleado debe comprender de inmediato lo que se desea de él.
• Nombrar responsables y albaceas. De lo contrario, existe el riesgo de que los subordinados arrojen la tarea uno encima del otro sin cesar y, como resultado, nadie lo hará.
• Establece plazos. Lo más probable es que la tarea que debe realizarse "algún día" nunca se complete.
• Responda preguntas y dé su opinión. Hacerlo generará confianza en su equipo y aumentará la probabilidad de completar con éxito la tarea.

7. Automatizar los procesos de rutina

En la oficina, todo es simple: si necesita escribir una solicitud para unas vacaciones, el empleado va al RR.HH., toma un formulario ya hecho, lo llena y lo entrega para su firma. En el autoaislamiento, las preguntas habituales se convierten en un problema: un empleado quiere tomarse un tiempo libre y el otro necesita con urgencia firmar una factura para el pago, necesita la firma de un gerente, pero no hay a dónde llevarla, ni a casa para él Vamos.

Solo hay una salida: buscar formas de abandonar el papeleo y transferir todo el trabajo con papeles importantes a formato electrónico.

8. Crea un sistema de control claro y transparente

Puede sentirse abrumado por las sospechas de que los empleados están haciendo algo en casa pero no en el trabajo. Por supuesto, el control es necesario, pero es importante mantener el sentido común. Si constantemente tira de los subordinados y les pregunta cómo están las cosas con sus proyectos, no funcionarán más rápido, pero la tensión se acumulará constantemente, lo que tarde o temprano resultará en un conflicto.

Acuerde con los jefes de departamento que todas las mañanas recopilarán información de los empleados sobre la carga actual y, si es necesario, se la transferirán. No controle el proceso, sino el resultado. Así, los proyectos a gran escala se pueden dividir en varias etapas con un resultado claro y un límite de tiempo para resolver los problemas emergentes a medida que surgen.

9. Transfiera su departamento de ventas a CRM

CRM es un sistema automatizado de gestión de relaciones con los clientes. En pocas palabras, este es un software especial que registra todos los contactos con un cliente desde la primera llamada hasta la venta.

En un sitio remoto, CRM se convierte en una verdadera salvación para el departamento de ventas. Le permite minimizar el factor humano: los gerentes no se atascarán en las operaciones de rutina, no se olvidarán de clientes individuales y siempre sabrá en qué etapa se encuentra cada transacción y cuál debería ser la siguiente paso. Y el gerente puede rastrear el desempeño de cada especialista y, si es necesario, redistribuir la carga de trabajo.

10. Comunicarse con los clientes a través de CRM

Situación: el teléfono fijo se quedó en la oficina, pero de alguna manera es necesario hablar con los clientes. Y también controle la comunicación; de lo contrario, será difícil comprender por qué fracasó un acuerdo prometedor. El CRM con telefonía incorporada ayudará: le permite conectar no solo canales de comunicación de voz, sino también chats en el sitio web y en mensajería instantánea. Es conveniente responder cartas y mensajes directamente en CRM, y todo el historial de interacción con el cliente cae inmediatamente en su tarjeta.