5 formas de liberar tiempo en tareas importantes para aquellos que están atrapados en pequeñas cosas

En el trabajo, estamos ocupados día tras día con reuniones, informes, análisis de correo y otras cosas. No hay tiempo para pensar, y mucho menos planificar o decidir qué es realmente importante. Y ni siquiera es que haya pocas horas en un día, es solo que distribuimos el tiempo incorrectamente. Los entrenadores profesionales Ravi Raman y Melody Wilding compartieron cómo solucionar este problema.

1. Comprende qué te hace ocupar tu tiempo con tareas del hogar

Cuando estás ocupado todo el día con algo, te sientes necesitado y útil. Esto es especialmente cierto para los gerentes y aquellos que están acostumbrados a ser un excelente estudiante. “Su autoestima está fuertemente ligada al logro y la cantidad”, dice Wilding.

Además, a menudo confundimos productividad (marque todas las cosas de la lista) con eficiencia (complete una tarea estratégicamente importante).

Y con los plazos encendidos constantemente, en general parece que pensar es un lujo inadmisible. Por lo tanto, el primer paso es comprender qué hay detrás del hábito de estar ocupado.

Analiza tus creencias sobre ti mismo. Piensa en cómo defines el éxito, qué te hace sentir digno. Y no te juzgues a ti mismo en el proceso: ahora es importante entender qué te impulsa.

2. Reconsidere su rol y sus prioridades

El mundo de hoy se está desarrollando a un ritmo sin precedentes. Esto también afecta a la organización de las empresas: los empleados ascienden en la escala profesional más rápido y, con mayor frecuencia, adquieren nuevas responsabilidades. Pero después de la promoción, a menudo seguimos trabajando como en el puesto anterior. Confiamos en la misma mentalidad y hábitos, aunque nuestras responsabilidades han cambiado por completo.

Si también siente que está estancado en su lugar, es hora de repensar su papel. Por ejemplo, use la matriz de Eisenhower. Según él, los casos se pueden dividir en importantes urgentes, importantes no urgentes, no importantes urgentes y no importantes no urgentes.

La mayoría de las veces, pasamos por alto asuntos importantes, pero no urgentes, aunque son los que ayudan a avanzar.

Y nos encontramos en cautiverio de tareas urgentes, pero no tan importantes: analizar correos, llamadas, corregir errores. Así que revísate de vez en cuando. Vea cuánto gasta en asuntos importantes y no urgentes y si no está demasiado inmerso en las pequeñas cosas.

3. Dibujar límites

Para encontrar tiempo para las cosas más importantes, estructura tu día de una manera nueva. Asegúrese de tener el control de su horario y no de otras personas. Muchas personas comienzan la semana con un calendario en blanco y luego agregan citas y reuniones a pedido de otros. Como resultado, sus propias prioridades quedan relegadas a un segundo plano.

Descarte este enfoque. Marque con anticipación las franjas horarias que dedica a sus objetivos importantes, y solo entonces planifique el resto. No reflexiones sobre lo importante para tu desarrollo en la hora libre entre otras responsabilidades. Reserve tiempo para esto cuando esté haciendo su mejor esfuerzo o cuando esté seguro de estar libre de distracciones.

4. Aprender a rechazar

Echa un buen vistazo a tu lista de quehaceres. Es probable que algunas tareas puedan abandonarse, otras posponerse y otras reducirse. Esto liberará tiempo extra.

También trate de deshacerse de las reuniones innecesarias. No se conforme con ellos a menos que su presencia sea realmente imprescindible.

La mayoría de las veces, una reunión se puede reemplazar por un mensaje escrito y las ideas se pueden discutir en un documento común.

Antes de comenzar, pregúntese qué haría que hoy fuera un día realmente genial. Es poco probable que se trate de una comprobación de cincuenta mensajes acumulados.

5. Haz preguntas audaces

Una vez que haya logrado liberar algo de tiempo en el calendario, es hora de usarlo. Olvida lo que está planeado para la semana actual o lo que dirás en una reunión con tu jefe. Piense en las grandes preguntas que suele evitar.

• ¿En quiénes podemos convertirnos como empresa?
• ¿Por qué nos esforzamos como equipo?
• ¿Qué nos ayudaría a desarrollarnos?
• Cual es mi rol

Preguntas como estas nos ayudan a encontrar soluciones creativas que no vemos en nuestro horario de trabajo habitual. Cuando haya recibido las respuestas, regístrelas y manténgalas a la vista. Haga este ejercicio con regularidad para no olvidarse de los grandes objetivos.