¿Cómo enviar empleados en viajes de negocios y sin papeleo: una experiencia personal
Estudio Y Trabajo / / December 25, 2019
Anastasia Bagrov
Layfhakera Office Manager. Organiza viajes a los empleados.
Problema № 1. sistema de concordancia Clumsy
Cada viaje - es un montón de correspondencias en el que actué como intermediario. En el reenvío de mensajes toma mucho tiempo, por otra parte, existe la posibilidad de que se confunda y errores maquillaje, sobre todo cuando varias personas están volando.
Una vez que no he entendido bien el oficial y aprobó el billete no está en el vuelo. Él era no reembolsable, por lo que la empresa tuvo que invertir en un segundo billete con una fecha válida, y perder alrededor de 10 mil rublos.
¿Cómo resolver el problema
resumen: para automatizar el proceso.
servicios de este identificador de tarea para la reserva de viajes en línea - que probé OneTwoTrip para su Negocio. Puede ayudarle a planificar viajes, billetes de avión y de tren de compra, reservar hoteles. Para la conexión y el uso del servicio no necesita pagar.
Trate OneTwoTrip para su Negocio
El servicio puede ser utilizado no sólo director y gerente de la oficina, pero todos los empleados de la empresa. No hay límite en el número de usuarios, por lo que se cargó inmediatamente en el perfil Layfhakera en OneTwoTrip de datos de negocios es que todos los chicos que van en viajes de negocios. Puede añadir manualmente o XLS y CSV. Para ello, en la sección "Empleados" es un botón "Importar".
Cuando se agrega un usuario, puede introducir inmediatamente los datos del ruso y pasaportes extranjeros, a fin de no obstruir ellos cada vez de nuevo.
Para cada empleado, se puede establecer límite de viajes y restringir los derechos de acceso. Por ejemplo, para establecer un límite de una orden y la elección de hotel de tres estrellas. Cuando un empleado se retira, su perfil está bloqueado. No puede ir a la zona de miembros, pero toda la historia y la presentación de informes sobre el mismo se mantendrá.
Esto ha simplificado en gran medida mi trabajo: empleado puede ir a la zona de miembros con su contraseña, seleccione el vuelo y el hotel y la reserva sin pagar. Para que coincida con las entradas no tienen que enviar las capturas Telegrama: Director del administrador ve la armadura y las órdenes de todos los empleados en los "pedidos".
Problema № 2. grandes gastos
Tratamos de planear viajes por adelantado para comprar boletos en línea. Sin embargo, resulta que esto no siempre es el caso.
¿Cómo resolver el problema
resumen: ahorrar en billetes y hoteles, la compra de ellos a través de una organización de servicios de viajes en línea.
OneTwoTrip de negocio asegura que las entradas para los representantes de las empresas cuestan lo mismo o menos que para los individuos.
Los ahorros se logran debido al gran volumen de negocio, y la contratación directa con las compañías aéreas y hoteles.
Las ofertas del sitio alrededor de 2 millones de opciones de alojamiento para adaptarse a diferentes presupuestos: hoteles, apartamentos y hostales. Más de 1.000 más popular de ellos tienen su propia relación con OneTwoTrip for Business. Si el cliente necesita un objeto no está en el sistema, el servicio le puede firmar a petición del contrato.
Si se confirman los planes y el viaje es aprobado, los boletos se pueden adquirir en dos clics. Si no es así - sólo cancelar la reserva. Todas las líneas aéreas que operan las tarjetas de fidelidad, por lo que puede seguir ganando millas. arreglos de servicios de la acción con los bancos: por ejemplo, pueden volver keshbek bonos para compras con tarjeta corporativa.
Problema № 3. Largo de billetes y facturación
Cuando los billetes y el hotel estaban de acuerdo con la cabeza, entro en contacto con la aerolínea y hotel para obtener la factura para el pago. Cada organización de sus políticas de pago para las personas jurídicas: en algún lugar tiene que escribir un correo electrónico, un lugar para relleno de archivo de Excel con los datos de la empresa, en algún lugar - formulario en el sitio web. A veces, tuve que llamar varias veces a la línea directa para obtener los documentos. Se necesita una gran cantidad de tiempo, y la emisión de billetes a veces se retrasa durante varios días. Algunas compañías y no cobra una tarifa a la persona jurídica. En tales casos, es necesario rechazar de la compra y la mirada para otro vuelo o un hotel.
¿Cómo resolver el problema
resumen: Para pagar por los boletos y la puntuación del hotel una en el lugar de servicio para la organización de viajes de negocios.
En OneTwoTrip para Negocios I y otros trabajadores que tienen el acceso adecuado, puede reservar y pagar por los boletos y el hotel es tan simple como personas físicas. Todo el proceso tarda 2-3 minutos: introduce su gabinete personal, fecha de masacre y de destino y seleccionar el vuelo deseada. Los datos de pasaporte y el número de tarjeta de bonificación, no es necesario, tienen que cargar automáticamente cuando se selecciona un empleado de la lista.
Además, puede crear una ruta difícil o hacer arreglos de viaje más flexible. Por ejemplo, un día vuela diferentes compañías aéreas mañana desde Ulyanovsk a Moscú, "Aeroflot", y en el fondo la noche a la "victoria". Esto es posible debido a que el servicio en línea puede "pegar" en uno de billetes de pedidos de diferentes aerolíneas. Con la auto-organización de un viaje en cuyo caso se necesitaría más tiempo: la correspondencia con las dos líneas aéreas, las dos cuentas de pago, el doble de los documentos de cierre.
Pagar los billetes y el hotel son dos formas de depósito y utilización de la tarjeta de crédito corporativa. Yo uso el depósito - que necesita para llenar de antemano por cualquier cantidad facturada en la sección "Cuenta". Compra se lleva a cabo de inmediato, no sólo en los horarios de los bancos.
Si cualquier problema puede contactar con el servicio de soporte. Funciona durante todo el día y proporcionar asistencia incluso si una fuerza mayor ha surgido por la noche o los fines de semana.
Problema № 4. documentos de cierre
El viaje no termina con la compra de entradas y hoteles reserva. Mucho más esfuerzo es necesario para preparar los documentos de cierre. Tienen que pedir por separado de la línea aérea y el hotel, lo que les envía únicamente en papel. origen a menudo no alcanzan el correo y perderse. Esto se ve en el período del informe, por lo que tenemos que buscar con urgencia para un contacto que pueden duplicar los documentos de cierre.
¿Cómo resolver el problema
resumen: confiar la formación de los documentos de cierre OneTwoTrip for Business.
En OneTwoTrip de negocios con facturas y barre todo es mucho más simple. Cada mes recibirá un certificado para todos los servicios y la factura del IVA para hoteles, cada trimestre - un acto de reconciliación. Todas las facturas y los informes se almacenan en "Documentos". Puede configurar el cual los empleados tienen acceso a ellos - la secretaria, contador, gerente. Los documentos no tienen límites en el período de almacenamiento en su cuenta y están disponibles en cualquier momento.
Con el resultado de que
organización de los viajes a través OneTwoTrip para su Negocio Se ahorra dinero y tiempo. Servicio que permite:
- abandonar muchas correspondencias con las líneas aéreas y hoteles;
- negociar directamente con la cabeza de un viaje;
- reservado las opciones más ventajosas para vuelos y el alojamiento;
- emitir billetes y el hotel durante 23 minutos en un solo lugar;
- para pagar entradas sin esperar a que la factura;
- simplificar la preparación y almacenamiento de los documentos de cierre.