3 Consejos para ayudarle siempre terminan las reuniones a tiempo

Si en la fecha prevista de varias reuniones, una reunión prolongada puede interrumpir todos los planes. Empresario Patrick Evers (Patrick Ewers) ofertas Tres estrategias para ayudar a evitar esto.

1. Antes de la reunión: Reducir la duración de la reunión

Muy a menudo, la reunión se prolongó durante media hora o una hora. Estos períodos de tiempo lo mejor es hacer el calendario. Pero debido a esto, parece que otra reunión comienza inmediatamente después del otro. Como resultado, hay un montón de inconvenientes.

Vuelva a colocar la reunión de media hora de los 25 minutos y hora - 50 minutos. Usted también puede tener tiempo para hacer todo lo mismo que antes. Por otro lado, habrá poco tiempo para la preparación entre las dos reuniones, siguiendo uno al otro, recreación o la decisión de cuestiones de emergencia.

Con el fin de no ofender a cualquiera de los participantes, advertir sobre los cambios de antelación. Cuando haga una cita, justo mencionar que su reunión ahora duran 25 o 50 minutos.

2. Durante la reunión: a recordar a la audiencia sobre el propósito de la reunión y juntos Resumir

Los primeros minutos de la reunión es muy importante. Utilizarlos para recordar a todos por qué te vas y la duración de la reunión. Mencionar que usted tiene alrededor de 50 minutos para discutir todos los temas, y el último de cinco irán a debriefing. A continuación, se sorprendió a nadie que haya comenzado a desactivar una reunión en 45 minutos. Lo más probable, los otros participantes, incluso será agradecido, porque a medida que ahorra no sólo su tiempo, sino también su.

Poner un recordatorio o despertadorEl cual sonará después de 45 minutos y poner el teléfono sobre la mesa, para recordar todo el tiempo y no distraerse. Cuando se escucha un pitido, terminar una reunión, te vas a quedar en nada.

Si usted no tiene tiempo para resolver todos los problemas en los restantes cinco minutos, programar una nueva cita para otro día. Y también:

• repetir lo que alguien ha comprometido;
• Lista de las principales conclusiones brevemente;
• ponerse de acuerdo sobre los próximos pasos;
• Compartir algo positivo, como nos dice lo que le gustó de esta reunión.

3. Después de la reunión: corte, desmonte la última reunión y prepararse para la siguiente

Después de la reunión de 50 minutos, usted debe permanecer 10 minutos de sobra. Pasar los primeros cinco en el análisis de los puntos principales de la reunión anterior, a fin de no olvidar nada. También delinear el borrador de la carta a todos los participantes a recordar la decisiones y pasivos. Esto aumentará los beneficios del tiempo, y, además, va a dar algo aún más valioso - una sensación de plenitud.

En segundo lugar cinco minutos para dedicar a la preparación de la próxima reunión. Si ya está familiarizado con los participantes, recuerde:

• qué asuntos deben ser discutidos;
• cualquier tarea anterior se tenía que hacer;
• ¿Qué sabes acerca de los participantes: sus intereses profesionales y personales.

Si no está familiarizado con la reunión persona con la que se quiere, buscar información al respecto: comprobar el nombre y la posición, comprobar los perfiles en las redes sociales. Y pensar en cómo la frase iniciar una conversación.