6 consejos para un trabajo eficaz con el correo electrónico

El correo electrónico es uno de los mejores medios de comunicación y, tal vez, el único que es utilizado por todos los usuarios, sin excepción. Puede gustar o no a los mensajeros, utilizar Skype o chat de Facebook, pero la dirección de correo electrónico que tiene a ciencia cierta.

Todos los días se llega a su buzón de correo, no sólo los mensajes de amigos y colegas, sino también de correos electrónicos promocionales, notificaciones, correo no deseado, simplemente docenas. Con el fin de no ahogarse en la enorme cantidad de mensajes entrantes, es importante desarrollar y aplicar las habilidades de trabajo efectivo con el correo electrónico.

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Horario de correo electrónico que controla la hora

Si usted siente que usted pasa mucho tiempo en el procesamiento de correo, y el número de mensajes de correo electrónico en su bandeja de entrada Todavía no disminuye, a continuación, tratar un plan más duro mientras se comprueba su correo caja. Por lo general se comienza a comprobar el correo, encontrará un enlace interesante en la carta, vaya a la página web, y de allí a la otra... y después de media hora de recordatorio y vuelve al análisis de las letras. Como resultado, el tiempo ha pasado y el caso no se movió.

Por lo tanto, tratar de aislarse durante un cierto tiempo limitado para el trabajo con el correo electrónico. La frecuencia y la duración de cada uno de estos intervalos se pueden establecer por sí mismos por su propia cuenta, dependiendo del volumen de su correspondencia. Tal vez sea una hora por la mañana y una hora al final del día, tal vez prefiere ir a su cuenta de correo electrónico cada hora durante cinco minutos. Lo importante más - tratar de cumplir estrictamente con el calendario establecido por sí mismo y no distraerse en nada extraño. El conocimiento de que Su tiempo es limitado, Conducirá inevitablemente a un aumento de la eficiencia de procesamiento de ingresos postales.

Cada acción mediante carta

La regla principal es que se debe aplicar al analizar el correo - cada carta abierta requiere que cualquier acción. Si abrió la carta, a continuación, en cualquier caso, es imposible dejarlo de nuevo en entrante. Usted tiene que responder inmediatamente a la carta o envíe a alguien que es mejor hacer frente a este problema, o al plan por sí mismos Google tarea de tareas o calendario - en cualquier caso, como resultado de su carta de acción deben ser borrados o movidos al archivo, el es salir de la carpeta bandeja de entrada. Sujeto a esta simple regla su bandeja de entrada con el tiempo se aclaró.

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Filtros y etiquetas

Si usted recibe diariamente un gran número de cartas, su análisis se requiere una gran cantidad de tiempo y esfuerzo. ¿Por qué no utilizar los recursos del servicio postal, sobre todo porque en la mayoría de los servicios, esta característica está presente y bien implementado?

Estamos hablando de la creación de filtros de tratamiento de correos automático. En lugar de tener que hacer clic manualmente en cada mensaje, y su cada clic - este es también el tiempo y esfuerzo, sólo una vez configurar los filtros necesarios. Por ejemplo, todos los mensajes con la dirección de sus familiares se colocan automáticamente en la carpeta Familia y marcados como marcador importante. Todos los comunicados de prensa van a una carpeta independiente sin tener que pasar a través de la carpeta bandeja de entradaY las notificaciones de redes sociales a la vez vuelan en carro de la compra.

Por lo tanto, se puede difundir el mensaje sobre los temas principales y prepararse adecuadamente para su tratamiento. Ya no será una situación en la que su cerebro está analizando dirección de los interruptores de la oficina de Asuntos de Interior en las preguntas e inmediatamente después de la distribución de entretenimiento, y luego de vuelta otra vez.

Las opciones para una variedad de filtros hay una cantidad enorme y estoy seguro de que una vez que la construcción de un sistema de filtración automática, se ahorrará días y meses de su tiempo. Además, mediante la asignación de etiquetas o carpetas de distribución, se puede encontrar fácilmente las letras en el archivo (se recuerda que la carpeta bandeja de entrada nos completamente vacío?).

el uso de búsqueda

Muchos usuarios, especialmente los principiantes, mantienen todo su correo electrónico en su bandeja de entrada, porque sienten que nunca van a encontrar nunca más a archivar. Si configura un sistema de filtros y etiquetas tal como se describe en el párrafo anterior, su archivo ya está ordenado y es mucho más fácil de navegar. Pero no se olvide también de la barra de búsqueda. Por ejemplo, en el motor de búsqueda de Gmail es tan perfecto (que duda!) Para encontrar cualquier letra no tendrá dificultad.

utilizar la marca

Muchos servicios postales tienen una función de mensajes de etiquetado con marcadores especiales (en Gmail es una estrella). Con su ayuda es fácil de proporcionar los mensajes necesarios que requieren su atención y los ponen en una carpeta separada. En Gmail, se puede elegir una serie de sellos y bastante flexible como para usarlos. Por lo tanto, una sola mirada en el contenido de su buzón de correo será suficiente para seleccionar las letras según su importancia.

Utilice los accesos directos del teclado

El uso de teclas de acceso rápido puede acelerar el procesamiento de correo por lo que vale la pena pasar unas cuantas horas para estudiarlos. Pero antes de eso, echar un vistazo a la configuración (en Gmail es Ajustes - General - Atajos) Y asegurarse de que están incluidos. Después de eso, basta con hacer clic en el teclado delante de un signo de interrogación y se le pedirá con todas las teclas de acceso rápido Gmail.

El correo electrónico es una gran herramienta de comunicación, pero no significa que usted debe dar a este proceso una mitad de su vida. Máxima automatización de todos los procesos, respuestas rápidas, o reenviar mensajes, programar su tiempo junto con otros consejos este artículo le permitirá la suficiente rapidez para hacer frente a cualquier número de letras y ahorrar más tiempo para actividades más agradables.