"0 fuera" - un sistema claro para mantener la bandeja de entrada de cero

E-mail para muchos todavía no hay herramienta de trabajo alternativo y sufrimiento diario. Alguien siete cartas recibidas, y que ahora se desmontan rápidamente. Alguien tiene 46 miembros, pero también razgrebot por día, ya que utiliza. Para cada persona hay un cierto umbral de los correos electrónicos entrantes por día, con la que puede tratar sin demora el procesamiento de al día siguiente y, en consecuencia, sin provocar bloqueos en la electrónica caja. Puede llamar a las puertas de un "natural".

Si las letras más que una persona puede manejar, tiene que cambiar su enfoque a la gestión de correo electrónico. Esto aumentará el umbral para el valor requerido en el caso particular. Debe ser capaz de procesar 100 cartas al día? Por lo que puede y 100, sólo tiene que utilizar el correo para el método correcto. ¿Qué? Quién lo dirá.

La única indicación de que una persona hace frente a correo electrónico está incluido en el extremo cero del día. Los principios fundamentales de un buen procesamiento de entrada - el entendimiento de que para la letra delante de usted. En primer lugar usted necesita aprender cómo clasificar con precisión las letras y saber qué hacer con cada tipo.

Todos los mensajes entrantes pueden ser divididos en siete categorías:

1. No hay necesidad de respuesta, no necesariamente leer. La manera en estas dos letras: archivar o eliminar. Si obtiene un boletín periódico, que nunca se lee, a continuación, hágase un favor - lograr su objetivo. Una de las acciones a cambio de deshacerse de las cartas de tales en el futuro docenas. Queremos aprender a lidiar con el flujo de correos electrónicos al día? Con menos fácil de manejar el flujo. No tenga miedo de perder algo importante. Realmente información necesaria llegue a usted de otra manera, y aparece delante de usted todavía al menos una vez.
2. Con archivos adjuntos. Esto puede ser una notificación de la necesidad de pagar por algo o la información para el trabajo actual o futuro. Por estas cartas es muy útil para crear una carpeta separada, pero sin fanatismo. Es demasiadas carpetas? Simplificar. Con el fin de encontrar algo en ese momento, yo no necesito un millar de carpetas, y la capacidad de utilizar las funciones de búsqueda de correo.
3. Respuesta opcional. La respuesta parece ser que no es obligatorio, pero a veces la cortesía útil. A continuación, proceder exclusivamente de la situación.
4. Con el tiempo de espera para su revisión. Es interesante leer, pero no necesariamente. Trate de relacionar a esto y la categoría anterior tantas letras como sea posible. Esta es la clave para un trabajo eficaz con el correo electrónico.
5. Deben ser contestadas en la actualidad. Todo es simple: tomar un responsable y ahora, si algo realmente urgente, o al final de la jornada laboral.
6. Deben ser contestadas, pero no hoy. La belleza de correo electrónico que no tenía chat o teléfono. Nadie espera, y no deben esperar una respuesta rápida por correo electrónico, si no se habla de ello en el encabezado del mensaje. Si el plazo de respuesta se llama un día determinado o si conoce a sí mismo y saber por cuánto tiempo necesita para dar una respuesta, a continuación, poner estas cartas en la carpeta correspondiente. Por ejemplo, "respuesta el lunes", "Responder el martes", y así sucesivamente. Ahora hacerse una lista de control, donde hay un elemento "procesar el correo de la mañana, pospuesto para hoy." Para tales propósitos, ya que existen herramientas especializadas para: RightInbox para Gmail, FollowUpThen.com y FollowUp.cc.
7. letra incomprensible. Hay cartas que son difíciles de atribuir a ninguna de las categorías. No corte a sí mismos reflejos ponerse de acuerdo con dichas letras se refieren a una de las categorías anteriores.

Sobre la base de esta clasificación, necesitamos № carpetas para las categorías 2, 3, 4 y 6.

Las reglas de procesamiento eficiente de correo electrónico

• Permitir durante 30 minutos al final del día para llevar la bandeja de entrada a cero. Es más eficiente que tratar de responder de manera inmediata a cada correo electrónico. La gente no multitarea. Menos distracciones y de conmutación - mayor eficiencia.
• ¿Qué hacer con una carta urgente? Fijarse el intervalo en el que al marcar las casillas para el día. Por ejemplo, una vez cada hora. Marque la casilla de la disponibilidad de las cartas urgentes e importantes, si no está disponible, volver al trabajo. Recuerde ventaja de correo: no es un medio para la interacción instantánea. Es posible que el problema, que se mencionó en uno de los correos electrónicos no urgentes, sin su participación será decidida por Al final del día, o al final del día obtendrá más información que permita resolver el problema con mayor rapidez y de manera eficiente.
• En cualquier momento, cuando no se revisa su correo electrónico, mantenga el programa de correo cerrada. Desactivar las notificaciones. Librarse del número de distracción contemplación de mensajes de correo electrónico entrantes. Ahora usted tiene otro trabajo, y el tiempo para el correo no ha llegado todavía. En momentos de duda en cuanto a la exactitud de esta aproximación, recuerde: usted no es una central nuclear, pero incluso si lo fuera, entonces el sobrecalentamiento del reactor lo haría en cualquier caso ser denunciado por correo electrónico.
• Utilice su compromiso en el tiempo para terminar la jornada de trabajo para acelerar el procesamiento electrónico. Es por ello que se recomienda desmontar la bandeja de entrada de abajo a cero al final del día. Tiene 30 minutos, y desea poner rápidamente fin a todo. De hecho, resulta una especie de juego, pero se puede y con un propósito correo electrónico de procesamiento geymifitsirovat.
• los mantienen cortos y al punto.
• Sea positivo y agradable.Los correos electrónicos pueden construir y destruir las relaciones. En lugar de resolver los problemas de la gente realmente importantes a veces tentativa de hacer rodar el oponente más delicado y oculto llamado un idiota, y todo el texto se basa en esto. No hay nada extraño en el hecho, para expresar su positivo envió una pequeña frase agradable en el cuerpo del correo electrónico. Su amabilidad vendrá de nuevo a usted, y la correspondencia será mucho más significativa y eficaz.
• Las cartas tienen que rastrillar en el orden inverso. Y la única manera. Parece que es más lógico para empezar con los correos electrónicos más antiguos, pero que es nuestro objetivo - bandeja de entrada de cero, lo que significa que antes del final del día tenemos incluso la primera correo electrónico que recibió. Si te haces un favor y empezar a salir de la última carta recibida hoy para mañana, todo el procedimiento deja de funcionar. ¿Por qué estudias el trabajo competente con el correo electrónico, si usted no sigue la regla fundamental? Seguir trabajando como antes, y el sufrimiento.
• Abrir sólo las letras necesarias para archivar o eliminar el resto. Nos suscripciones demasiado mal uso a cosas innecesarias (suscripción Layfhaker, por el contrario, muy necesario) y como resultado obtenemos más información de la que se puede leer. ¿Cómo distinguir las letras deseadas? Hay una simple, pero muy eficaz regla: abiertas sólo aquellas cartas que se dirigen a una persona específica para usted personalmente. El resto - en una de las categorías anteriores al comienzo del artículo sobre la situación.
• Crear plantillas. A menudo, las respuestas a la carta bastante estándar, es decir, que escribe la misma cosa. Dado cuenta de que la escritura de esta frase a menudo? Hacer una plantilla para un rápido copiar y pegar o crearla en el servicio de correo.
• Si se maneja el correo, y todavía hay tiempo, entonces es necesario utilizar racionalmente. Ir a la categoría número de letras 3, 4 y 6 y cosas puestas en orden allí.

Este manual, que se basa, como usted ha dicho, es el tipo correcto, es una gran adición a los consejos más generales para el trabajo con el correo de CEO de LinkedIn Jeff Weiner. No se pierda 10 consejos para tratar con el correo de Leo Babauta. De hecho, hay muchas maneras adicionales exprimir el máximo de e-mail. Trate de aplicar técnicas por sí mismos, analizar los resultados y no se olvide de dejar en los comentarios de sus propios consejos para mejorar la eficacia de correo electrónico.