Cómo utilizar eficazmente la vida útil del sistema GTD

Este material - una continuación del artículo "Cómo limpiar los asuntos y todo lo necesario para seguir el ritmo: sistema de GTD guía completa». En primer lugar, vale la pena para familiarizarse con ella, ya que explica en detalle muchos de los conceptos utilizados.

En este artículo - una guía paso a paso sobre cómo aplicar GTD en la vida. Al escribir, utilizo las siguientes directrices:

• Versatilidad. Se describe aquí son ideas universales, y los utilizan para construir uno por sí mismo sistema GTD, que trabajará con exactamente los servicios a los que estaba acostumbrado.
• Simplicidad. El sistema debe ser intuitiva y fácil de usar. En la entrada y el procesamiento de la información debe pasar un mínimo de tiempo y energía, así como la planificación de las siguientes acciones. Sólo entonces el sistema funcionará en el largo plazo, incluso después de largas pausas, por ejemplo, si te vas de vacaciones por un mes, y luego, cuando regrese, usted será capaz de restaurar su enfoque de gestión asuntos.
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• Fiabilidad. Lo más importante - es tener confianza en su sistema, es decir, que se olvide nada planeado, para que veas el recordatorio en el momento adecuado.
• a una concentración importante. El sistema debe ayudarle a concentrarse en la forma en que está haciendo en este momento, y en esos casos, que son importantes en el largo plazo.
• Placer. sistema de gestión de casos y objetivos que deben dar placer. Por ejemplo, cuando se está acostado en el sofá después de un duro día de trabajo con el teléfono en la mano, borrar de la lista de tareas completadas, y obtener de ella un verdadero placer. Especialmente cuando se representa una mayor productividad crecimiento de su horario.

5 etapas principales del sistema GTD

Paso 1. la recopilación de información

Para recoger absolutamente todas las cosas, incluso el más pequeño, entonces nuestra mente estará clara y actuaremos en forma más productiva posible.

Por lo tanto, no es la obra de referencia listasDebido a que la mayoría de la gente suele capturar sólo las cosas más importantes, y los cientos de problemas que no son tan importantes, no tienen en cuenta. Pero es un pequeño problema, recordando periódicamente, utilizar una parte significativa de los recursos del cerebro y crear experiencias adicionales que conducen a la fatiga y el estrés.

Uno de los principios importantes del sistema GTD - éste se encuentre totalmente descargada desde la cabeza de todas las tareas y las puso en un sistema fiable que le ayudará en el momento adecuado para pensar en asuntos importantes.

Todavía tienen que tener en cuenta que las cestas para recoger los datos de entrada debe ser la cantidad mínima. En un ideal - uno. Entonces será más fácil de manejar.

Paso 2. procesamiento de la información

En esta etapa, estamos procesando la información que se encuentra en nuestra cesta "bandeja de entrada".
Hay tres opciones de cómo podemos hacer en esta etapa:

• Marcar una tarea como "acción", que apunta a la siguiente etapa de su aplicación y la fecha límite. No se puede especificar fecha topeSi no hay una comprensión precisa de cuándo realizar la tarea.
• Mover la información en el "Directorio" si no necesita nada, pero podría ser útil en el futuro.
• Suprimir la información, determinar que es "basura": que tiene que ver con lo que no necesita nada y que no son útiles en el futuro.

Paso 3. organización de acción

Todas las acciones que se llevan a cabo a través del siguiente embudo.

Filtro 1 - "recorte"

Pregúntese, es lo que realmente tiene que realizar esta acción? En caso de duda, los elimina.

Filtro 2 - "Delegación"

Pregúntese si usted tiene que hacer, entonces lo que realmente tiene que realizar en persona soy yo? Si no es así, la responsabilidad delegada y el punto de que el resultado final, las etapas intermedias de control (puntos clave) y la fecha límite.

Si la acción que hay que realizar, nos movemos a la siguiente filtro.

Filtro 3 - "Acción"

Pregúntese, esta acción se llevará a 2-5 minutos más? Si no es así, hacer ahora y liberar la cabeza. Si es así, drop-in.

Las acciones en el sistema pueden ser de los siguientes tipos.

"Pasos siguientes" - tareas simples, que consisten en una sola acción (llamar, escribir, ir, y así sucesivamente). Por ejemplo, la acción "Cambiar los neumáticos de las ruedas de invierno" constará de los siguientes pasos: llamar y hacer un taller, el tiempo del horario en el calendario de la unidad en el momento adecuado reparación de automóviles.

Tales acciones son convenientes para recoger las listas de lugar y circunstancia (listas de contexto). Puede ser una lista de "La Tienda", en el que está entrando todo lo que necesita para comprar cuando estás en una tienda, o una lista de "La silla", en la que se agrega citas y tareas que se pueden realizar en la noche después del trabajo en su favorita silla. O una lista de "cocinero-preguntas" donde se anote todas las preguntas que están teniendo a el jefeLuego de resolver todos a la vez.

Todas estas acciones, por lo general arreglan o "google Calendar"(reuniones y eventos) o Todoist - servicios en la nube, donde es conveniente sistematizar la tarea.

"Proyectos" - para llevar a cabo tareas que requieren más de un paso. Para el proyecto se trasladó desde el punto muerto, es necesario describir los primeros pasos para ponerlo en práctica y para dejar un recordatorio de que en un sistema fiable. Como resultado, las vueltas del proyecto en una cadena de pasos simples, cada una de las cuales se pueden realizar en los próximos cinco minutos y conseguir un buen resultado.

Proyectos I lugar en las tarjetas Trello. La tarjeta es un envase ideal para proyectos, donde se puede colocar:

• Descripción y propósito del proyecto;
• enlaces a otros documentos sobre el proyecto;
• los nombres de los responsables;
• fecha límite;
• listas de comprobación con los siguientes pasos;
• observaciones sobre el proyecto;
• los archivos necesarios, y así sucesivamente.

"Acción diferida". Si no podemos planificar los próximos pasos sin más eventos o información (por ejemplo, espera hasta que el teléfono enviará a los centros de servicios familiares, donde se puede rentable cambiar los neumáticos), tal acción que se harán constar en la lista de "diferido". Opcionalmente, se puede poner un recordatorio de que se necesita algo para el control.

Tales listas de los casos se pueden estructurar en un contexto lista. Por ejemplo, hacer una lista de las tareas que le son confiados a su ayudante.

Lista "Algún día" Contiene obras que no requieren medidas activas ahora, pero nos gustaría llevar a cabo en el futuro.

Puede ser:

• libros, Y cursos de formación de vídeo que quieren comprar;
• habilidades útiles que quiera aprender;
• Lugares que quiero visitar;
• cosas que desea comprar.

Debe buscar periódicamente en esta lista, teniendo registros y convertirlos en objetivos a alcanzar, que va a trabajar.

Paso 4. revisión periódica

Para que el sistema funcione, debe revisar periódicamente las principales tareas y proyectos para eliminar las que ya no son relevantes, y el nuevo ordenar por prioridad y enviado al puesto de trabajo.

Para dicha revisión se llevó a cabo una sobre una base regular, siga estos consejos:

• Dejar durante 30-60 minutos en el calendario para la revisión (inicialmente una vez por semana sería suficiente).
• Hacer una lista de verificación o planificar dicha revisión, la que se detallaban la secuencia, que detrás de lo que sucede. Este plan no debe ser demasiado difícil, y la revisión no se debería tomar mucho tiempo, de lo contrario simplemente no va a hacerlo con regularidad.

A continuación - un ejemplo de mi lista con información general semanal. Lo hice en un formato interruptores cunas con la secuencia de acción, que los servicios de espectáculos / documentos, lo que busco. Se puede colocar en la lista habitual o dibujar de la mano de un esquema que desea.

Imprimir a cuatro tales lista de comprobación durante un mes. Durante la revisión semanal de tomar uno de ellos en sus brazos y la llevó a borrado de la lista. Este simple ejercicio le motivará a seguir para llevar a cabo dichas revisiones.

Paso 5. acciones

Cuando un plan se elabora durante una semana, aún queda actúan. No permita que uno de los principales errores que los principiantes a trabajar en el sistema GTD cuando demasiado tiempo se dedica a la organización de las tareas en lugar de la implementación real.

Aquí hay algunos consejos para hacer la acción más eficaz.

1. Los planes para el día basado en el plan para la semana. Dividir el día en bloques, seleccionando 2-3 unidad para realizar cosas importantes y un par de bloques asignados a otras tareas. - Duración unidades en promedio 60-120 minutos. Se inserta el bloque entre el tiempo libre para casos de emergencia.
2. Los trabajos en el sistema de PomodoroPara ello se puede ajustar el temporizador. Su esencia es simple: cada 25-30 minutos de funcionamiento, se toman un descanso de cinco minutos, y después de la tercera unidad de negocio - un largo descanso (15-30 minutos). Hay un total de tres bloques de 30 minutos con descansos de cinco minutos, seguido de un largo descanso durante 15-30 minutos. Durante el día se puede gastar 2-4 tales ciclos, dependiendo de la frecuencia con que se distraen.
3. Durante los asuntos importantes unidades tratan de evitar ser distraído por otras personas y otros sonidos (que puede incluir una audífonos especiales música para la concentración).
4. Determinar cuando sus niveles de energía de un máximo (por ejemplo, de 7 a 9 am), y en este momento para llevar a cabo las cosas más importantes que llevará más cerca de los objetivos personales.
5. No planeo demasiadas cosas importantes que hacer para el día: basta 1-3. Es importante que al final del día, ver las cosas tachadas en su plan, usted es feliz y ha hecho un plan realista para mañana.