Controlar el "boca de riego", o cómo no ahogarse en el flujo de información y las tareas
Productividad / / December 23, 2019
Con la lista de tareas "hidrante" no está vacío. Debido a "boca de riego" - no es sólo información, es una fábrica de nuevos puestos de trabajo. Algunos elementos de la lista de tareas son claras, tales como mensajes de correo electrónico desde el jefe o clientes que requieren atención. Pero muchos de ellos no se expresan de manera explícita.
Este artículo, que vale la pena leer y reflexionar sobre ella. El puesto que desea comentar. Compartir le gusta con amigos y colegas.
No importa cuántas horas por día usted está involucrado en una pequeña empresa. Lo principal es que terminan a la vista. Esta es la "boca de riego".
Y este concepto es mucho más amplio que una simple lista de tareas. Y en el día, por desgracia, sigue siendo de 24 horas.
alondra
Si eres como yo, todo el bien el trabajo creativo y complejo Se está moviendo en la mañana temprano. Hay muchas razones psicológicas y fisiológicas -, - ¿por qué esto es así. Pero los sus ritmos internos "hidrantes" están profundamente indiferente. Debido a que, durante el sueño, la cantidad de información sigue aumentando.
Desayuno, abrir la bandeja de entrada, y el flujo de la toma de agua se rompe "" la pantalla que toda la noche estuvo bajo la presión de las letras en las cuentas de correo en el "Bitrix», Twitter, LinkedIn, Facebook, Basecamp, JIRA, y el Trello similares. En su calendario - el cumplimiento de las peticiones y las instrucciones de los jefes, socios, clientes, subcontratistas, colegas. Y el hecho de que ayer no estaba en la lista de tareas de hoy requiere iluminado y ejecución inmediata.
"Boca de" no va a esperar para usted. Se exige a gritos su tiempo y atención.
De pronto, el reloj 11 de la mañana - y que ha perdido ya la mayor parte del día.
Como respuesta a esta situación? Generalmente ofrecen dos opciones: o bien para cambiar el comportamiento o el uso de la tecnología. Pero ¿por qué no utilizar la tecnología para crear una base para el cambio de comportamiento?
¿Cómo gestionar la información, las tareas y las ideas de manera efectiva? Debe entenderse que el flujo continuo de información, y en general, es más corrientes: La información suministrada de correos electrónicos, redes sociales y medios de comunicación, sitios web, periódicos, durante las reuniones, amigos e incluso su cabeza. Todo lo que no se puede cubrir.
Usted tiene que procesar los mensajes, decidir qué hacer con ellos: para responder, usar, compartir, guardar para más tarde o borrado? Cuándo hacerlo? Y cómo encontrar el tiempo para hacer frente a todo esto?
Por desgracia, el modo multitarea, cuando se trata de conseguir todo a la vez no funciona. Usted no controla su horario, usted es difícil encontrar tiempo libre, aparte del correo y centrarse en algo más de 5 minutos. Si es así, echa un vistazo a mi método de gestión del tiempo para obtener la máxima productividad durante todo el día - tal vez esto es lo que necesita.
Tres herramientas y técnicas adicionales
ritual diario. En este momento nos dedicamos a la organización y la planificación, centrándose en los problemas mayores y menores.
El estudio - cola - la información stock - Distribución. Las remesas de la "toma de agua" en el material con el que trabajar. Formar una lista de tareas, una biblioteca personal de recursos útiles, información de la cinta estable a partir de las redes sociales y los medios de comunicación.
Llevar los casos hasta el final. Administramos una lista de tareas y su propio tiempo.
Trabajo de acuerdo con los ritmos internos
Sólo usted será capaz de calcular su propia serie de maneras de aumentar la productividad - todo lo que yo sólo puedo compartir mi.
Me paro a cabo el mejor momento para hacer frente a los retos más importantes
Por la mañana, cuando mi cerebro funciona mejor, asigno 2-3 horas para asegurarse de que el trabajo en la tarea más importante, y no distraerse más en eso. Los estudios muestran que los trabajadores que se distraen - o son distraídos a sí mismos - por lo menos una vez cada 3 minutos, requieren un mínimo de 20 minutos de inmersión en la tarea de nuevo.
Comience el día vale la pena con una tarea difícil, incluso si esa persona puede comenzar con algo más fácil. Por día requerida a circunstancias imprevistas, reuniones adicionales - y una de las principales prioridades y no va a ser ejecutado.
una pausa
Lo que haya sido, por lo general después de 60-90 minutos la concentración disminuye, por lo que compartir una mañana el período de trabajo en dos partes, por lo que es un breve descanso, durante el cual necesariamente dejar el lugar de trabajo lugar.
Los científicos argumentan que una sedentaria conduce a problemas del corazón del estilo de vida, la mala postura, ciertos tipos de cáncer.
Incluso si se sienta en un lugar por sólo 30 minutos, el metabolismo se ralentizará hasta el 90%.
por la tarde
El nivel de energía cae bruscamente por la tarde, por lo que muchos prefieren en este momento para dormir un poco. Después de la cena Trato:
- para conocer gente, estoy seguro, que apenas es capaz de hacer un buen trabajo a la vez, y la comunicación da un impulso extra de energía;
- ocupa un pequeño, simple y objetivos de la organización.
Mañana y tarde ritual
Es necesario decidir exactamente qué hacer durante estas horas. Esto significa que necesita para abrir el correo, para traducir parte de los mensajes de la lista de tareas y encontrar tiempo para ellos, entre otros proyectos.
El problema es que los mensajes se llena su correo - verdaderos vampiros que se alimentan de su tiempo. Analizarlos, pasar más tiempo y esfuerzo de lo que parece. Y lo peor que, no importa cómo se tensa, una parte de ti siempre quiere comprobar su bandeja de entrada.
La solución es que de entrada debe ser considerado como animales peligrosos, que la mayor parte del tiempo que necesita para mantener en una jaula, pero todavía de vez en cuando a los productos, por lo que no se rompen ellos mismos.
He estado trabajando con los miembros de dos veces al día - en los rituales de la mañana y de la tarde. Estoy tan acostumbrado a este procedimiento que el trabajo con el entrante se convirtió en una locura para la misma tarea automatizada, tanto por la necesidad de comer el cuerpo y beber.
Entre estos dos periodos, no se preocupan por si algo en el correo y no fue olvidado si tengo algo importante - Confío en mi sistema. Por lo tanto, el cierre de la caja, voy a trabajar con la cabeza clara.
Y como el ritual de la mañana suele ser corto (la mayoría de las cuestiones de organización que quedan para el ritual de la tarde), presto más atención a la tarea más importante.
lista de tareas
Para organizar su día y detener el flujo de entrada, chupando todo el jugo de su vida, es necesario utilizar técnicas y herramientas.
Una de esas técnicas eficaces es el "Estudio - cola - la información stock - Distribución", que se traduce en un flujo irregular:
- conveniente para la lista de tareas,
- biblioteca personal de materiales útiles, que se almacenan para la operación posterior con ellos,
- un conjunto de materiales para compartir con sus colegas.
Idealmente, estos deben abordarse durante la mañana y la tarde ritual. Examinemos este proceso con más detalle.
El estudio incluyó
bandeja de entrada - es todo, desde correos electrónicos y mensajes en Twitter y terminando las grabaciones.
En primer lugar, hay que recordar, sin entrante no requiere una respuesta inmediata. Todos hemos aprendido a enviar y recibir respuestas rápidas a los correos electrónicos, pero es equivocado: cualquiera que espere que impone obligaciones adicionales a usted.
En segundo lugar, abrir todos los correos electrónicos y responder a ella - absolutamente ineficaz. Va a ser más productivo si usted hace una cosa. Por ejemplo, simplemente navegar por la bandeja de entrada. Nuestro cerebro no es muy buenas conexiones múltiples tareas a la vez. Cuando las personas piensan que pueden fácilmente hacer frente a múltiples tareas, de hecho, que acaba de cambiar rápidamente de una tarea a otra. Pero esto tiene un efecto negativo en la percepción y concentración.
Por lo tanto, cuando se abre la bandeja de entrada, simplemente marque ellos. Se trata de un modelo de un solo proceso clásico "para llevar el caso hasta el final":
- si se puede ver la entrada en menos de dos minutos, y hacer;
- si no se puede, añadirlo a la lista de tareas que hay que volver más tarde;
- puede simplemente ignorar el archivo.
Incluso si abre la lista de cola entrante inmediatamente después de ver un mensaje, usted todavía tiene tiempo para reajustar.
Opinión de la mañana de entrada sólo cuando sea absolutamente necesario.
Cuando por la mañana para ver los mensajes, hágase una pregunta: si son urgentes? Estos mensajes urgentes - el enemigo número uno, ya que tomar tiempo fuera precioso que le gustaría pasar a realizar la tarea más importante.
De lo contrario, sólo tiene que añadir a la lista de selección "mensajes de verificación en la noche" tareas.
Queuing
tareas no urgentes que tienen más de 2 minutos, se puso en una de las dos secciones de línea:
- Lo que hay que leer esto: recursos en línea que usted necesita para leer y meditar en un solo clic en Agregar a la bolsillo. Estos materiales se pueden volver más tarde y desde cualquier dispositivo.
- Lo que hay que hacer: los mensajes entrantes utilizando DoIt.im remitido directamente a la lista de tareas.
Por supuesto, la lista de tareas puede ser manual, pero yo creo que es más conveniente aplicación.
La lectura y la distribución de materiales en la biblioteca personal
Durante la noche el ritual vuelvo a la lista de tareas y comprobar los materiales que están en cola para la lectura. Desde que uso el bolsillo, puedo verlos mientras viajan en el metro a la espera de una reunión o en cualquier otro momento libre. Por lo tanto, por lo general rápidamente reprimieron a la lista.
Si el material es realmente vale la pena, lo añado a la Diigo - mi biblioteca en línea de materiales útiles. Es posible disponer las etiquetas, por lo que es fácil de encontrar una nota al día siguiente, un mes o incluso un año. Y un agradecimiento especial por la oportunidad de Diiogo búsqueda por facetas.
l8r etiqueta (que es posterior - del Inglés. "Más tarde") pone el recurso en otro lugar, a la que me dirijo en los controles nocturnos la lista de tareas.
Además, Diigo guarda automáticamente una copia de cualquier texto que he añadido en el campo de la nota. Puedo editar esta nota, pegar observaciones, ideas que aparecen en un momento oportuno, cuando quiero a alguien para compartir material.
cuota
Algunas etiquetas en Diigo le permite publicar un recurso en cualquier lugar. Gracias por esa mágica IFTTT:
- Al igual que con la etiqueta el material se envía a mi Tumblrkak Post citó
- si se selecciona una etiqueta Tweet título y un enlace al mensaje enviado a Twitter,
- Puede configurar las etiquetas a otras cuentas: LinkedIn, Facebook ...
Gracias a este método, todo el flujo de la "boca de riego" se envía a la lista de tareas y una biblioteca personal, y los recursos seleccionados, a su vez, pueden ser compartidos. Y todo esto sin perder el foco.
ritual de la tarde
Desde esta mañana me quiero centrar en el trabajo creativo, por la noche el ritual - es la piedra angular de la planificación para todo el día.
¿Cómo comienzo a un ritual de la tarde
Por el momento después del almuerzo:
- Ya he terminado de la mañana para trabajar en la tarea más importante;
- entrante acumulado mensajes no leídos que he recibido cuando estaba ocupado trabajando en la tarea más importante;
- en la cola en la lista de tareas contenida Taxco, que puse allí por la mañana, y las tareas comunes que realizo durante la noche ritual de todos los días.
tareas diarias actuales
Como se mencionó anteriormente, por la tarde ritual incluye tareas tales como:
- Ver. Esta es una inspección completa de todos: Yo trato con todo es posible, incluso con esos materiales, el trabajo que se llevará más de 2 minutos.
- Leer, distribuir, compartir. Yo trabajo con todas las cosas interesantes que he añadido en las últimas 24 horas.
- lista de tareas de control. Abra su vez, los objetivos y sobre la base de los progresos realizados en el trabajo en la tarea más importante, I:
- Decido que voy a hacer esta noche, y que transferirán al día siguiente,
- decidir qué tarea es la más importante tarea mañana por la mañana, y determinar cuánto tiempo tendrá que ser pagado,
- de la hora programada para descansar (o de pie en ese momento o nunca).
Hay varios casos en curso, por ejemplo, para responder a los correos electrónicos recibidos ayer, o la contabilidad finanzas y los de los demás. Algunos de ellos aparecen sólo en el día especial. Por ejemplo, puedo comprobar lo anterior Diigo cada miércoles y sábado.
prueba semanal
Todos los lunes en la lista de tareas que debe incluir el tema "Hacer una lista de objetivos para la semana." Así que cada noche durante una semana, tengo en cuenta el objetivo: ser útil cuando se necesita para decidir qué hacer hoy, y qué dejar para más adelante.
Cada viernes por la noche, mentalmente revisar estos objetivos y evaluar críticamente ellos.
Sólo entonces viene el tiempo de descanso
Como la noche más fácil de manejar horario y más difícil de trabajar en problemas difíciles, a continuación, durante el día estoy probable que se dedica a la vista y añadir tareas y materiales en su lugar. Pero incluso en este caso, al menos la mitad del día se cerrará la bandeja de entrada.
Mi día termina objetivo "Estudio - cola - la información stock - Distribución", por lo que un nuevo día vueltas a empezar sin una carga de asuntos pendientes.
Esperamos que esta técnica es el aumento de la productividad será útil para usted.