Cómo limpiar los asuntos y todo lo necesario para seguir el ritmo: sistema de GTD guía completa

Qué buen sistema GTD?

servicios de productividad El problema es que todo el mundo se está posicionando como un lugar donde se puede resolver todos los problemas, almacenar información, comunicarse. La mayor parte de los servicios que ofrecen a establecer prioridades y actuar de acuerdo con ellos.

Pero pocos concentrado lata en la realización de tareas importantes y no prestan atención, mientras que en las pequeñas cosas: tarea urgente, el deseo de colegas, amigos o conocidos. Cuando la tarea se convierte en muchos, es difícil de entender. Por lo tanto, en la práctica es necesario utilizar varios servicios para la gestión de casos. Al obtener una gran cantidad de casos, estamos empezando a confundirse en estos servicios, y las listas y, finalmente, dejamos de usarlos.

Métodos de hacer las cosas (GTD) ofrece un plan universal en lugar de construir un solo sistema, en el que se puede solucionar cualquier problema. Usted será capaz de relajarse y no preocuparse, como será asegurarse de no olvidar nada. En el momento adecuado, el sistema le sugerirá qué hacer y en qué concentrarse.

Entonces, ¿por qué tantos trabajo improductivo?

La gente está empezando a trabajar improductivos cuando los proyectos y tareas se vuelve mucho. Les resulta difícil mantener todo en mi cabeza, dejar solos a establecer prioridades. Así que, o no hacer nada, o para hacer lo que es más fácil y las cosas que hacer procrastinar. Hay otro problema: cuando las tareas urgentes que hay que resolver ayer.

Además, la persona comienza a cansarse rápidamente, se vuelve irritable. Él estaba constantemente corriendo como una ardilla en una rutina de rueda, y los proyectos realmente importantes, monetarias y estratégicos permanecen al margen.

Con esta situación se encargará sistema de hacer las cosas, David Allen describe en libro, Que se publicó en 2001 y se convirtió en un bestseller internacional.

Dime acerca de los conceptos básicos de GTD, que necesitan conocer

rutina - Estas son las cosas, pensamientos y preocupaciones que perturban, distraer y el desperdicio de energía. Mientras que la rutina no se transfiere al problema, es imposible de controlar. Pensando en el mismo problema un par de veces - es un uso ineficiente de la energía creativa que da lugar a la frustración y el estrés.

El propósito de GTD - para liberar la cabeza de la rutina y eliminar la tensión interna.

la memoria humana operativa - área del cerebro donde hay una memoria a corto plazo. Ahí es donde generalmente suman los asuntos pendientes actual, dado a otras personas promesas y otros pensamientos que nos preocupan. Desafortunadamente, no es limitar la cantidad de rutina, puede mantener el cerebro para funcionar correctamente. Si la memoria está llena, estás distraído por las cosas pequeñas y olvidarse de sus objetivos, lo que conlleva un estrés.

Herramientas para la recopilación de datos - que, cuando la información entra y donde arreglar lo que hay que hacer. Por ejemplo:

• organizadores;
• cuadernos;
• correo electrónico;
• calendario;
• grabadora.

Carrito "Bandeja de entrada" - un único repositorio de rutina que se activa en los asuntos y tareas. Una de las reglas más importantes con una cesta de "Entrada" - es su limpieza regular.

acciones simples - las acciones de un solo paso que necesita para realizar menos de dos minutos. En la práctica, es más conveniente tomar estas cosas en cinco minutos.

proyecto - una tarea para la cual la ejecución requiere más de un paso. Es necesario dejar un recordatorio sobre el proyecto y describe los primeros pasos para su implementación. Como resultado, las vueltas del proyecto en una acción simple que se pueden realizar en los próximos cinco minutos y obtener el resultado final.

El proyecto debe ser un enlace a la tarjeta o archivo, que describe los detalles: responsables, plazos, categoría (por ejemplo, "Marketing", "parte legal", "Desarrollo"), las referencias a las tarjetas más pequeñas tareas. estructura de un tipo es conveniente para organizar en Trello.

lista de los contextos - una lista de las cosas convenientes para llevar a cabo bajo ciertas condiciones. Por ejemplo, la lista de accesos directos "de compras" es una lista de artículos y productos que necesita para comprar en la tienda. En las "Llamadas" puede ser una lista de llamadas que debe hacer cuando usted está libre.

listas convenientes contexto individual de las personas con las que trabajan y se comunican. Al encontrarse con una persona en particular, puede abrir rápidamente la lista y decidir las preguntas necesarias.

¿Cómo uso el calendario?

la calendario es necesario introducir:

• Las acciones que se realizan en un momento determinado (reuniones, reuniones de negocios, seminarios);
• las acciones que se deben realizar en un día determinado (para completar el proyecto en una fecha específica, para participar en la conferencia);
• información sobre fechas específicas (aniversarios, cumpleaños, vacaciones).

Yo uso «Calendario de Google", lo que les traigo todas estas cosas. Este servicio se debe útil:

• Está disponible como un teléfono y un ordenador;
• en una sola pantalla, puede mostrar varios calendarios;
• hay recordatorios en su smartphone.

Si usted tiene algo llevado a su calendario, o te siga, o va a transferir a otra fecha., No hay necesidad de saturar el calendario para la lista de tareas que se transporta regularmente todos los días. Para este tipo de listas, hay algunas soluciones.

Si necesita regularmente un cierto tiempo para llamar a los clientes, proveedores o contratistas, es mejor utilizar un sistema de CRM.

Lo listas debe comenzar?

Las listas de acciones prioritarias

Crear un informe para la semana, estudiar el lugar de la competición, borrar la carpeta "Bandeja de entrada" en el buzón, crear términos de referencia para diseñadores - todas estas acciones tienen más de dos minutos, pero no pueden ser cualquiera delegar. se inscribirán estos casos en la lista de acciones prioritarias y llevan a cabo durante todo el día.

Las normas para tratar este tipo de listas:

• Las listas no deben ser mucho, sólo dos o tres. Por ejemplo, "Personal", "trabajo", "Familia". Si usted tiene una lista de tareas para el día, poner un recordatorio en el calendario.
• En las tareas de esta lista se puede hacer fácilmente etiquetar el contexto: "En el camino", "en el equipo", "leer", "comprar", "Promises". Las tareas pueden tener una o más etiquetas. Por ejemplo, el problema de "pasear al perro" se referirá al proyecto "privado" y una etiqueta de "promesas".
• Antes de añadir a la lista de tareas, piense si es necesario hacerlo en absoluto. Si la respuesta es 'sí', decidir si o no llevar a cabo personalmente este negocio. Después de todo, puede enviar un mensaje de voz subordinada y delegar en él. Para las tareas que se le asignan, marcará "comprometidos". Será negocio a partir de la lista de "trabajo" y de la "personal".
• Recorrer las listas con regularidad. Para ello, cuando hubo un minuto libre. Mover hacia arriba cosas que hay que hacer primero.
• Limpiar las listas por lo menos una vez al mes.

Lista "Algún día"

En esta lista son cosas que no requieren acción. Puede ser:

• libros, discos, de formación de vídeo, que quieren comprar;
• útil habilidadesQue quiere aprender;
• Lugares que quiero visitar;
• cosas que desea comprar.

En este listado debe buscar periódicamente, tomando registros y convertirlos en objetivos, en la que se va a trabajar.

Cómo almacenar información de referencia, que es útil en el futuro?

Esta información no requiere ninguna acción. Los principales criterios para el almacenamiento de estos datos:

• Facilitar la búsqueda de títulos, etiquetas y una descripción breve.
• La facilidad de colocar la información en el repositorio.
• información de la estructura de almacenamiento intuitiva. Cuando los nuevos datos, es necesario seleccionar rápidamente una categoría y subcategoría, qué hacer con ellos.
• almacenamiento accesible desde cualquier dispositivo.

¿Hay una rituales GTD obligatoria?

Sí, varios.

La recopilación de toda la información a la cesta "Bandeja de entrada"

Herramientas para recoger una gran cantidad de información. Pero todo esto debe acudir a un lugar con el que usted y seguirá trabajando.

Vaciar la papelera de reciclaje "Entrada"

Una o dos veces a la semana tendrá que revisar la lista de "Bandeja de entrada" y una especie acumulada por carpetas o etiquetas. Este ritual tiene que convertirse en un hábito, que se forma de algoritmo intuitivo de las acciones y su repetición sistemática.

Usted debe ser un simple paso a paso el plan de cómo gasta la limpieza semanal en su sistema asuntos. Obtener calendarios, que marcará los días en que saberlo. Asígnese un premio si, por ejemplo, al menos 20, podrás plazo de 30 días para borrar la carpeta "Bandeja de entrada" y borrados días en el calendario.

Revisión de la lista de acciones prioritarias y la lista de "Algún día", el establecimiento de prioridades

La revisión de las listas es importante dar prioridad y de manera realista el cálculo de las fuerzas. Esto es necesario para que no se cargue a sí mismo metas imposibles de alcanzar y no sufren de darse cuenta de su ineficacia.

La destrucción de las cestas adicionales

A menudo, durante la comunicación con colegas y socios, nuevos buzones de correo, documentos, listas.

Su tarea - tanto como sea posible para automatizar todos esos datos acudieron a la carpeta "Bandeja de entrada".

Esto puede ser un buzón de correo y agenda electrónica. Para automatizar y servicios de información de referencia encajar IFTTT y Zapier. Cestos para la recopilación de información deben ser pequeñas.

¿Cómo trabajar con una cesta de "Bandeja de entrada" y una especie acumulado en su caso?

En primer lugar, eliminar el problema, oferta o la información de la carpeta "Bandeja de entrada" y responder a la pregunta: "¿Qué es esto? ¿Es realmente necesario hacer algo? "

Si no necesitas algo más, usted tiene dos opciones. Si se trata de basura, que ya no es útil para que su pantorrilla. Si esta información es útil, lo puso en el archivo. Debe estar estructurado de categorías y etiquetas hacen que sea más fácil encontrar el necesario.

Si la información que necesita algo que hacer, hay tres opciones:

1. Ejecutar requiere. Si la acción es importante y no debe tomar más de 2-5 minutos.

2. Delegar a alguien. Si la acción tiene más de dos minutos, piense si es posible acusar a alguien.

Cuando delegiruesh alguien debe estar registrado:

• el resultado final;
• plan de trabajo (camino a la meta);
• fecha límite para la realización de tareas;
• fecha de control y del resultado que estar preparado para ello (intermedio o final).

3. Posponer para el futuro. En este caso, introduzca:

• resultado deseado;
• poco después de la acción que desea realizar. Recuerde: es imposible llevar a cabo el proyecto en su conjunto, sólo puede tomar medidas simples de hormigón que le llevará más cerca del resultado final;
• fecha límite. Si no hay una fecha exacta, almacenar la acción en la lista de "Algún día".

Puede enviar mensajes a sí mismo para conseguir que el día señalado. Por esta adecuado como un calendario «Google," un recordatorio a la fecha deseada, y una solicitud de un puesto bumerangQue le enviará un correo electrónico en un momento determinado.

Cómo planificar su trabajo?

Todo el trabajo se puede dividir en tres etapas:

1. Realización de pre-planificado. Puede ser tan estratégicamente importantes cosas que más cerca de la meta, y la rutina que simplemente hay que hacer más.
2. Ir a trabajar como su aparición inesperada. Esto es cuando durante el día llegará tareas de colegas, supervisores, cartas de los clientes.
3. La planificación para el trabajo futuro: la redacción y revisión de las listas de prioridades. Este artículo no debe tomar demasiado tiempo, por lo que no se involucran en la planificación para la planificación.

La práctica de la planificación y los objetivos (libro conmemorativo) interior se describe en el libro de David Allen.

Para libro conmemorativo necesita 43 carpetas: 31, marcadas con los números del 1 al 31, 12 meses más con el nombre. carpetas diarias se colocan en la parte delantera, a partir de la fecha de mañana. Para una carpeta con el número 31 es la carpeta para el próximo mes, seguido de la carpeta con el resto de los meses.

El contenido de la carpeta para el día siguiente todos los días transferido a la cesta, a continuación, la carpeta se pone en la última de las carpetas diarias (ya que se transfiere al siguiente mes). Al soltar la carpeta 31 del mes en curso, será una carpeta con el nombre del mes, seguido de la carpeta con los días del nuevo mes. Del mismo modo, una carpeta con el mes en curso se transfiere al año siguiente, cuando pasó.

En una carpeta particular, es necesario almacenar los documentos que requieren acciones específicas (formulario para ser llenado, una carta que se enviará).
Para que el sistema funcione, necesita ser actualizado diariamente. Si se olvida de actualizar la ubicación del día de mañana, no se puede confiar en el sistema. Se les falta información importante, que es necesario entender de otras maneras.

Si va a estar fuera durante unos días, antes de la salida, es necesario comprobar la carpeta para los días durante el cual va a estar ausente.

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¿Cómo organizar en la práctica a la vista de los sistemas modernos de planificación:

1. En lugar de un libro conmemorativo de usar organizador con las listas de casos cada día y ponerlos en sus tareas para el día. Reuniones y trabajos vinculados con el tiempo necesario para escribir, en primer lugar, y establece recordatorios para el sistema de ellos de antelación.
2. Crear un archivo con una lista de los casos al mes. Esta es una lista de lo que quiere que se hagan durante ese tiempo. Se agrega a ella el caso durante todo el mes. Revisión de tareas debe ocurrir una vez por semana. Durante la planificación, las cosas más importantes para la dispersión de semana a entender sus prioridades. Su se llevará a cabo, en primer lugar, de lo contrario todo el tiempo irá a las cosas pequeñas y urgentes.
3. Crear un archivo con los planes para el año. Se debe revisarse una vez al mes. Los casos de este archivo se transfiere a los planes para el mes.
4. Los planes para el año, en base a los objetivos a largo plazo de 3-5 años. Estos casos son mejores para registrar ya sea al final del año o durante el tiempo de vacaciones, cuando la cabeza está cargado tareas diarias.

Estos cuatro puntos, David Allen llama al sistema de planificación natural. Este sistema le permite moverse hacia metas importantes para usted y no pierda tiempo con la rutina.

¿Hay un plan universal por el cual se puede planificar cualquier proyecto?

Sí, por supuesto. David Allen llama un modelo de la planificación natural. Se compone de varios pasos.

Paso 1. El propósito y los resultados perfectos foto

determinar meta o el resultado final perfecto, imagine que usted ha llegado a ella.

Describirlo con todos los criterios de éxito (dinero, personas, reconocimiento). Cuanto más se escribe el resultado final, más fuerte es la motivación, especialmente en momentos en que necesita para llevar a cabo acciones específicas, en tanto no lo es.

Paso 2. principios

Describir los principios que se quede con el logro de metas. Por ejemplo: "Voy a dar rienda suelta a la gente si... (se mantengan dentro del presupuesto, para cumplir con un proyecto específico plazo)." Pregúntese: "¿Qué acciones puede dificultar mis actividades? ¿Cómo puedo prevenir? "

Los principios tienen claridad y son una guía fiable en el proceso de gestión.

Paso 3. lluvia de ideas

Lluvia de ideas, durante el cual grabar todo tipo de ideas que vienen a la mente.

Los principios fundamentales de la lluvia de ideas:

• no juzgar;
• no se discute;
• no estimar;
• no criticar;
• Piense en la cantidad, en lugar de la calidad;
• mover el análisis y la organización del segundo plan.

Paso 4. El plan de proyecto como una lista

Organizar la reunión de reflexión resultados en una lista de casos. Comenzar la planificación del final y pasar por los pasos hacia atrás. Así que usted puede fácilmente hacer un plan y determinar el primer paso hacia el objetivo. Un ejemplo de planificación desde el final:

Cuando el equipo está trabajando en una tarea y la necesidad de organizar todo el plan en un solo lugar, cómodo de usar diagrama de Gantt. La primera columna en ella - estas son etapas en el camino hacia la meta, la segunda columna - responsable. Continuará columnas con un período de tiempo. Las células serán el estado de una etapa en particular, como "previsto", "En el proceso", "Hecho", "Pendiente".

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sistema de GTD y la planificación natural puede parecer difícil. Pero cuando se configura por sí mismos, y comienza a usar con regularidad, usted se sentirá que todo es mucho más fácil de lo que parecía a primera vista.