12 de los más comunes problemas con Excel y cómo resolverlos

Layfhakera lectores ya están familiarizados con Denis BatyanovymQue compartió con nosotros secretos de Excel. Hoy en día, Denis hablará sobre cómo evitar los problemas más comunes con Excel, a menudo creamos de manera independiente.

Inmediatamente digo, que el artículo de material está destinado para los usuarios novatos de Excel. Los usuarios avanzados ya incendiaria bailaron en estos rastrillo más de una vez, por lo que mi tarea es para protegerlo de esta joven y sin experiencia "bailarines".

Usted no da títulos de la tabla

Muchas herramientas de Excel, como ordenar, filtrar, mesas inteligentes, tablas dinámicas, - significa que sus datos contiene encabezados de columna. De lo contrario, o bien no ser capaces de utilizarlos, o que van a trabajar no es del todo correcta. Siempre tener cuidado de sus tablas contienen los encabezados de columna.

columnas y filas vacías en las tablas

Se llama vano Excel. Frente a una fila o una columna vacía en su mesa, él comienza a pensar que usted tiene 2 mesas en lugar de uno. Tienes que corregir constantemente. Además, no ocultar sus filas / columnas no deseadas dentro de una tabla, es mejor para eliminarlos.

En una hoja es más tablas

Si esto no es que las mesas pequeñas que contienen valores de referencia, por lo que no debe hacer.

Va a ser un inconveniente para el trabajo plenamente con más de una tabla por hoja. Por ejemplo, si una tabla se coloca a la izquierda y la segunda a la derecha, a continuación, el filtrado de la misma mesa afectará a la otra. Si las tablas están dispuestos uno encima del otro, es imposible utilizar las zonas de fijación, así como una las tablas tienen que buscar constantemente y producir la manipulación adicional de levantarse en su tabla cursor. Es necesario que usted?

Estos artificialmente un tipo están dispuestos en diferentes columnas

Muy a menudo, las personas que conocen Excel es suficiente surfactante para preferir este formato de la tabla:

Parecería que nos inocente formato para el almacenamiento de información, agentes de ventas y sus penas. Tal disposición una mesa es bien percibida por el ojo humano, ya que es compacto. Pero, créanme, es una pesadilla - tratando de recuperar datos de dichas tablas y recibir los resultados provisionales (información agregada).

El hecho de que este formato contiene dos dimensiones: a encontrar algo en la mesaUsted tiene que decidir sobre la línea, tocando una rama, grupo y agente. Cuando encuentre el drenaje correcto, entonces temprano tiene que buscar la columna ya, como su mucho aquí. Y este "bidimensionalidad" complica enormemente el trabajo de mesa de un tipo para las herramientas de Excel estándar - fórmulas y tablas dinámicas.

Si se construye una tabla dinámica, se encuentra que no se puede conseguir fácilmente los datos del año o trimestre, ya que las cifras se realizan en diferentes campos. Usted no tiene un campo para el volumen de ventas, que puede ser convenientemente manipulados y hay 12 campos individuales. Tendremos que crear un campo calculado manos separadas para el trimestre y el año, sin embargo, si se trata de todos en una columna, la tabla de resumen habría hecho por usted.

Si desea aplicar una fórmula estándar de tipo sumatoria de cálculo SUMAR.SI (función SUMAR.SI), SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMAR.SI.CONJUNTO), SUMPRODUCT (SUMPRODUCT), también se dará cuenta de que son capaces de trabajar eficazmente con este arreglo mesa.

formato recomendado de la tabla es la siguiente:

La diversidad de información sobre las diferentes hojas del libro "por conveniencia"

Otro error común - que está teniendo algún tipo de formato estándar de la mesa y en la necesidad de la inteligencia sobre la base de estos datos, distribuirlo en hojas separadas de un libro de Excel. Por ejemplo, a menudo crear listas separadas para cada mes o año. Como resultado, la cantidad de trabajo por el hecho de analizar los datos multiplicados por el número de hojas creadas. No es necesario hacerlo. Recopilar información en una sola hoja.

La información en los comentarios

los usuarios a menudo añaden información importante que puedan necesitar, en un comentario a una celda. Tenga en cuenta que no existe en los comentarios, sólo se puede ver (si se puede encontrar). Conseguirlo en la célula difícil. Recomiendo asignar mejor columna separada para comentarios.

Ensucie con el formateo

Definitivamente no añadir a su mesa de ningún bien. Parece desagradable para las personas que disfrutan de sus tablas. En el mejor de los casos, esto no le da el valor, en el peor - se piensa que no está organizado y descuidado en los negocios. Luchar por la siguiente:

1. Cada tabla debe tener un formato uniforme. Utilice el formateo mesas inteligentes. Para borrar el formato antiguo estilo de celda usando "Normal".
   
2. No seleccione el color de toda la fila o columna. Resalte el estilo de una celda o rango particular. Proporcionar una "leyenda" de su alta. Si selecciona una celda para hacerlas aún más cualquier operación, el color no es la mejor solución. Aunque la clasificación por color y aparecido en Excel 2007 y en 2010 - filtrado por el color, pero la presencia de una sola columna con un valor claro para el posterior filtrado / clasificación sigue siendo preferible. Color - una cosa personal activo. En la tabla de resumen, por ejemplo, no se arrastra.
3. Entrar en el hábito de añadir a sus filtros automáticos del cuadro (Ctrl + Shift + L), Las zonas de fijación. especie deseable mesa. Personalmente, siempre he enfurecido al recibir cada semana de la persona responsable del proyecto, una mesa, donde no había filtro y áreas seguras. Recuerde que estas "pequeñas cosas" se almacenan durante mucho tiempo.

La fusión de células

utilizar la combinación de células solamente si no hay ninguna manera. Fusiones que sea muy difícil manipular el rango en el que se incluyen. Los problemas surgen cuando se mueve células, al pegar celdas, etc.

La combinación de texto y números en una celda

celular penosa impresión que contiene un número, aumentado tras la constante de texto "RR." O "USD", introduce manualmente. Sobre todo si no es una plancha de impresión, y una mesa normal. Operaciones aritméticas tales células naturalmente imposible.

Los números en la forma de texto en una celda

Evitar el almacenamiento de datos numéricos en una celda en el formato de texto. Con el tiempo, algunas de las celdas de esta columna, que será en formato de texto, y algunos en el ordinario. Debido a este problema será con las fórmulas.

Si se presentará a su mesa a través de un proyector LCD

Elegir las combinaciones y fondos de colores más contrastantes. Se ve bien en el fondo oscuro y proyector de luz letras. La impresión más horrible rojo en negro y viceversa. Esta combinación de aspecto extremadamente bajo contraste en el proyector - evitarlo.

hoja de cálculo de Excel en modo de página

Este es el modo en que Excel muestra cómo la hoja se divide en páginas al imprimir. Bordes de página resaltada en azul claro. No recomiendo que trabajar constantemente en este modo, que muchos lo hacen, ya que en los datos de salida del proceso a la parte de la pantalla del controlador de la impresora, y está en Dependiendo de muchos factores (por ejemplo, una impresora de red y no está disponible actualmente) proceso de imágenes podvisanie cargada y recálculo fórmulas. Funcionan normalmente.

Incluso una información más útil sobre Excel, consulte Denis en línea.