7 acciones que ayudan a trabajar con su correo rápido

Desorden en su buzón de correo no es sólo echar a perder el estado de ánimo, sino también en la vid matar a su productividad. ¿Qué debo hacer si la montaña de correos electrónicos entrantes está creciendo, y usted no tiene tiempo para ocuparse de todo esto?

1. Deshacerse del desorden

Estos incluyen no sólo un spam franca. Esto y boletines de noticias, y una selección de descuentos y ofertas de compra en línea - todo lo que una vez suscrito y que lo que el tiempo de uso de vez en cuando. La idea es la siguiente: cada vez que abra el correo, como las letras que lo distraiga e interfieren con el foco en el trabajo.

De no resignarse a la eterna batalla con el caos, enviamos esta correspondencia a las áreas designadas.

Microsoft Outlook 2016 Se le permite configurar el filtrado de entrante para que las letras de la baja prioridad por defecto se desarrollaron en la carpeta "no urgente". Aquí van a estar esperando en las alas, No callos sus ojos.

2. Copia de seguridad de correos electrónicos que han perdido relevancia

Por supuesto, si hay algo que no necesita en este momento, eso no quiere decir que no es útil en el futuro. Sin embargo, en los mensajes entrantes y salientes necesita para mantener el orden.

Mensajes que contienen información importante que ahora innecesariamente, debe enviar al archivo. La forma más conveniente de hacer esto de forma automática, la configuración de las copias de seguridad con cierta periodicidad. Aquí está la secuencia de acciones: "Archivo» → «Ajustes» → «Avanzado" en el 'Autoarchivar', pulse "Configuración de Autoarchivar" y seleccione "Ejecutar Autoarchivar cada N días", especificando tiempo deseado intervalo.

La lista (CTRL + E), que le permitirá navegar fácilmente en el archivo y se puede reanudar la conversación si es necesario. Como resultado, el buzón no está lleno, y usted no tiene que perder el tiempo tratando de encontrar el derecho de correo electrónico entre no es muy relevante.

3. Divide en grupos de destinatarios

A una y otra vez para no producir el mismo tipo de listas de correo, crear grupos temáticos, que se pueden distribuir a los destinatarios de sus correos electrónicos.

La familia, los amigos, el trabajo en el equipo del proyecto - perspectiva Se le permite añadir un grupo de personas de su libreta de direcciones o sus contactos en Excel.

¿Cuál es cómodo? No es necesario constantemente para palear todos los destinos para encontrar la correcta. Dentro del grupo, puede compartir rápidamente documentos, a continuación, trabajar en conjunto con ellos. Los mensajes se clasifican en las conversaciones, para que pueda encontrar rápidamente la información importante y resolver problemas urgentes. Para crear un grupo de contactos, pulse CTRL + SHIFT + L.

4. Utilizar la aplicación móvil

En los casos en que una necesidad urgente de hacer frente a cualquier problema, es crítico tener acceso al correo electrónico en cualquier momento y en cualquier lugar - en casa y en la carretera.

El uso de aplicaciones para dispositivos móviles de Outlook, puede ver los mensajes, trabajo con una lista de contactos y archivos desde su teléfono inteligente o tableta. Todos los datos se sincronizan al instante, por lo que el riesgo de que alguna información importante pasará por usted, se excluye.

5. Configurar el envío de correos electrónicos programados

No fue necesario resolver varios problemas en términos de problemas a tiempo completo, haga el trabajo por adelantado. Microsoft Outlook le permite enviar automáticamente los mensajes a una hora determinada.

Tenga en cuenta toda la información acerca de quién, qué y cuándo usted se comprometió a enviar, es difícil. Es muy probable que simplemente se olvida de hacerlo. Especificar el día de la escritura y la hora de salida, por lo que no se distraiga por la entrega de notificaciones acerca de reuniones o recordatorios de plazos que se aproximan.

6. Administrar el correo electrónico utilizando reglas

En Outlook 2016 reglas - son las acciones que se aplican automáticamente a los mensajes basados ​​en las condiciones especificadas. Las reglas se dividen en dos categorías: la notificación y la organización.

Por ejemplo, puede configurar alertas de sonido acerca de los mensajes de cualquier persona o simplemente enviar en un grupo separado de los mensajes con ciertas palabras en la línea de asunto. Utilice las plantillas de servicios ofrecidos o crear sus propias reglas. Pueden ser utilizados para los mensajes entrantes o salientes en una o varias cuentas.

7. Mantenga todo su correo en un solo lugar

Caja de trabajo, correo electrónico personal - No entidades se multiplican sin necesidad. Mucho más fácil cuando al mismo tiempo, tiene acceso a todos los correos electrónicos.

Con Outlook 2016, se puede armar los mensajes entrantes para múltiples cuentas.

Añadir a este entorno de grupo de contactos y filtrar los mensajes con prioridad baja - miradas de horario muy impresionante.

paquete de software Microsoft Office 365, que incluye perspectivas 2016- una combinación de herramientas conocidas con nuevas características que hacen el trabajo más fácil y más rápido. Sincronizar documentos, datos de correo y calendario, la interacción con las herramientas en la nube sin acceso a la red y el acceso a los textos presentaciones desde un navegador - que es sólo una pequeña parte de las innovaciones que le ayudarán a hacer frente a las tareas cotidianas de forma rápida y sin innecesaria esfuerzos.